Cómo Utilizar un Portafolio de Gestión de Proyectos para Conseguir un Nuevo Trabajo
Un portafolio de gestión de proyectos es una herramienta útil para ampliar la información de tu currículum y demostrar tus habilidades como gestor de proyectos. Pero, una vez que has creado tu portafolio, ¿cómo lo usas para conseguir ese trabajo, tu próximo proyecto o ese merecido aumento?
Qué buscan los decisores en un portafolio de gestión de proyectos
En las partes anteriores de esta serie, cubrimos muchos aspectos sobre el portafolio de gestión de proyectos desde tu perspectiva como gestor de proyectos. Ahora, es momento de profundizar aún más y considerar a tu audiencia. En muchos casos, usarás tu portafolio para conseguir un nuevo puesto o un nuevo cliente.
¿Cuáles son algunas de las cosas que intentan averiguar?
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- ¿Qué tanto comprendes el entorno digital?
- ¿Tienes experiencia en la escala que necesitamos trabajar?
- ¿Cuál es tu estilo de gestión? ¿Eres de quienes se involucran a fondo o prefieres dirigir a la distancia?
- ¿Cómo gestionas los conflictos, problemas, situaciones críticas y los aspectos menos agradables de la entrega de proyectos?
- ¿Podemos confiarte a nuestros clientes?
Por supuesto, tu portafolio de gestión de proyectos no necesariamente responderá de forma obvia a estas preguntas. Si así fuera, no habría razones para que tu audiencia creyera en tus afirmaciones. En su lugar, tu portafolio debe contar una historia que motive una conversación más profunda.
Preparando tu portafolio para el proceso de postulación
Revisar tu portafolio desde la perspectiva de tu audiencia es un excelente primer paso para ayudarte a obtener tu siguiente oportunidad. Ahora, deberás preparar tu portafolio para el proceso de postulación. Aquí tienes algunos consejos a tener en cuenta:
- Cuenta una historia. Si las personas solo quisieran leer una lista de logros, podrían mirar tu currículum. Tu portafolio debe narrar la historia de tu trayectoria como gestor de proyectos de manera digerible. Revisa los ejemplos que has seleccionado, el orden de la presentación y asegúrate de que tengan sentido para un decisor.
- Adapta el contenido de tu portafolio para que coincida con la descripción del puesto. En general, tu portafolio será un documento estático que no cambiará drásticamente entre postulaciones. Pero debes demostrarle al decisor que entiendes las responsabilidades del puesto. Utiliza tu portafolio para mostrar ejemplos de habilidades en gestión de proyectos que tal vez sean difíciles de reflejar en una sola línea del currículum (por ejemplo, negociación, gestión de stakeholders, resolución de problemas).
- Alinea tu currículum y tu portafolio para mantener coherencia. Los dos documentos no deben ser copias uno del otro, pero sí deben contar una historia coherente.
- ¿Estás listando las mismas experiencias?
- Si compartes métricas o estadísticas, ¿coinciden?
- ¿El portafolio complementa la información de tu currículum de gestión de proyectos con detalles útiles?
Cómo adaptar tu portafolio de gestión de proyectos según la oportunidad
Además de preparar tu portafolio para el proceso de postulación, deberás ajustar su contenido según si la oportunidad es una entrevista para gestión de proyectos, una propuesta para un nuevo proyecto, o una solicitud de aumento o ascenso. Incluso puede usarse para ayudar a vender el valor de la gestión de proyectos dentro de la organización.
¿Cómo usar tu portafolio en una entrevista?
Imagina una entrevista de trabajo típica. Envías tu currículum a un agujero negro, luego podrías recibir una llamada inicial de un reclutador, después afrontas una serie de entrevistas en las que las personas tienen una hora (¡como mucho!) para averiguar quién eres.
Corres el riesgo de desperdiciar ese valioso tiempo cara a cara (o Zoom a Zoom) teniendo conversaciones superficiales que no te permitan diferenciarte.
Para evitar esta trampa, trata tu portafolio como un material previo a la conversación. Deja intencionalmente algunas preguntas sin responder para crear cierta intriga y hacer que tu audiencia quiera saber más. Por ejemplo, compartir algunos elementos visuales atractivos junto a métricas impresionantes de un proyecto puede despertar curiosidad—y conversaciones.
Y no olvides que tu portafolio también puede tener un segundo vistazo. Después de tu reunión, la persona decisora podría volver a revisar el portafolio para ver ejemplos de lo que discutiste. Incluso podrían usar tu portafolio para convencer a otras personas de su equipo de apoyar su decisión de contratación.
Cómo usar tu portafolio para presentar una nueva propuesta de proyecto
Presentar una nueva propuesta de proyecto es similar a postularse para un nuevo empleo. Lanzas tu propuesta a un agujero negro, recibes preguntas aclaratorias por correo electrónico o teléfono, y tal vez obtienes la oportunidad de pasar una o dos horas presentando tu propuesta y respondiendo preguntas de personas que intentan conocerte mejor.
Estructura tu portafolio para alinearlo con tu presentación planeada, y viceversa. Por ejemplo, si quieres que te vean como un líder colaborativo al servicio de los demás, dilo en las historias. De este modo, puedes referirte a esa experiencia de manera natural sin sonar rígido o forzado (algo como “Mi estilo es más de líder al servicio que de elefante en una cacharrería. El mejor ejemplo de esto es el proyecto agrícola que incluí en mi portafolio donde yo…”)
¿Cómo usar tu portafolio para solicitar un aumento o un ascenso?
También puedes usar tu portafolio de gestión de proyectos para solicitar un aumento o un ascenso. Acostúmbrate a actualizar tu portafolio después de cada proyecto exitoso que entregues y tendrás una presentación lista para compartir con tu supervisor cuando llegue la hora de las evaluaciones de desempeño.
Ten en cuenta que, probablemente, tu supervisor también tendrá que abogar por ti ante sus superiores. Compartir el portafolio con él o ella facilita su trabajo: en vez de escribir una evaluación desde cero, simplemente pueden reenviar el archivo acompañado de una o dos frases de apoyo en sus propias palabras.
Ten en cuenta estos consejos y advertencias al usar un portafolio de gestión de proyectos para solicitar un aumento o un ascenso:
Haz esto:
Enfatiza los resultados (por ejemplo, número de proyectos entregados, horas/dinero ahorrados)
Utiliza testimonios de clientes o mensajes de reconocimiento
Destaca tu contribución única (por ejemplo, sin tu liderazgo, la empresa habría tenido una rotación de personal X% mayor)
Incluye formación o áreas en las que buscaste conocimientos externos para mejorar tu desempeño
No hagas esto:
Justificar una promoción solo por las horas trabajadas—en los puestos asalariados, las horas no importan si no se traducen en resultados
Explicar que necesitas un aumento por motivos personales, como necesitar pagar el alquiler
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