De bedste strategier til notetagning og opsummering

Lad os begynde med at tage fat på det store problem ved at tage noter.

Hvad gør det så svært at tage noter?

Det er vigtigt at begynde med at identificere mit mest almindelige notescenarie for at give lidt kontekst: at tage noter som projektleder i et gruppemøde, hvad enten det er et opkald med mange interessenter eller en planlægningssession med dit kerneteam.

Ofte kræver denne situation, at projektlederen både leder mødet og tager noter på samme tid. Disse ansvarsområder kræver forskellige færdigheder og forskellige dele af hjernen; den ene rolle består i at præsentere og styre møderetningen (som regel ved løbende at dele information og viden), mens den anden består i aktivt at lytte, bearbejde, dokumentere og reagere.

Det kan være en krævende udfordring at skifte mellem de to roller, samtidig med at man styrer en planlagt dagsorden (og gør det godt). Den vigtigste af de to er vel nok at lede mødet, så det er nødvendigt at skabe strategier til at tage noter, som fungerer sammen med konstante skift i kontekst. 

En ramme for prioritering af noter

De mest detaljerede og dybdegående noter ender ofte med at være næsten værdiløse i betragtning af den kontekst, de blev taget i. Du er ikke referent, hvis opgave er at gengive det, der blev sagt, ord for ord. Faktisk bør du lade være; menneskelig tale er ofte noget usammenhængende, når den skrives ned ordret, og det tvinger dig til at læse en overdreven mængde information for at finde de værdifulde dele.

Når det gælder mødenoter, er de reelt kun nyttige, hvis de hurtigt kan søges frem og skimmes senere for at finde relevante oplysninger. Prioritering er afgørende.

De mest almindelige grunde til at søge i gamle noter

1. At finde ud af, hvem der skal gøre hvad
2. At genbesøge eller afklare trufne beslutninger
3. At finde mere kontekst om krav
4. At løse uenigheder eller tvister (og til en vis grad CYA)

Det afgørende her er derfor at bruge strategier til at tage noter, der passer til dine behov.

Hvad skal du skrive ned i dine noter?

Skal med

• Handlingspunkter: Hvis du ikke får andet med, så sørg for at notere handlingspunkterne (også kendt som to-do-punkter, opgaver, handlingsanmodninger eller mange andre betegnelser i forskellige organisationer). De danner grundlaget for at holde alle på linje og bevæge sig fremad. Jeg foretrækker et enkelt format: ”[Personens navn] skal [specifikke opgavedetaljer] senest [forfaldsdato].”
• Beslutninger: Mange møder går i dybden med diskussioner om funktioner og fremgangsmåde. En stor del af disse detaljer vil ikke være værdifulde senere, men det er afgørende tydeligt at definere resultatet og den beslutning, gruppen er nået frem til.
• Krav og specifikationer: Du bliver nødt til at udvikle en særlig sans for, hvornår der dukker krav op under diskussionen. Nogle gange opstår de uventet midt i samtalen. Men de er naturligvis vigtige at dokumentere (og samle ét sted i stedet for kun at have dem i noterne), så du ikke senere behøver at genbesøge og diskutere dem igen.

Tag med efter eget skøn

• Diverse diskussionspunkter: Brug din bedste dømmekraft, når du vurderer, hvilke dele af diskussionen der skal med. Hvis du har en mavefornemmelse af, at der kan blive behov for at vende tilbage til noget senere, er det bedre at tage noterne! Hvis diskussionen handler om et emne, der allerede er veldokumenteret i kravene, eller som ikke er afgørende for teamets viden, er kortfattethed bedre.
• Holdninger & debat: Som nævnt ovenfor er det altafgørende at notere beslutningen, hvis der træffes en beslutning; diskussionen, der førte frem til den? Måske ikke i samme grad. Men hvis et emne forbliver uafklaret, er det bestemt værd at notere de forskellige muligheder, der overvejes.
• Idéudvikling: Igen er resultater og beslutninger de vigtigste elementer at få med fra en idéudvikling, men der kan også være værdi i at notere detaljerne. Hvis I bruger en tavle, kan du bare tage billeder og tilføje kontekstuelle noter senere!
• Generel samtale: Det vil ofte ikke give megen værdi senere at gengive samtalen i detaljer. Lyt i stedet efter handlingspunkter, beslutninger og krav, når de dukker op.

Lad være med at tage med

• Tvetydige synspunkter: Nogle gange ender interessenter med at diskutere med sig selv og skifte frem og tilbage mellem deres synspunkter, mens de overvejer en problemstilling. Jeg vil foreslå, at du ikke dokumenterer dette og risikerer at gøre resultatet uklart (men sørg bestemt for at dokumentere resultatet).
• Høflighedsfraser: Det er altid sjovt at sammenligne, hvem der har det bedste vejr i øjeblikket, men når det gælder notetagning? Absolut ikke nødvendigt!

Finpudsning af dine strategier til notetagning

Nu hvor vi har gennemgået detaljerne ved selve notetagningen, er det værd at se nærmere på den overordnede proces, der fører til vellykkede noter. Der er en række vigtige ting, som jeg gør (eller ofte fortryder det, hvis jeg springer dem over), når jeg tager mødenoter, herunder:

• Udarbejdelse af en dagsorden: Dette er projektledelse for begyndere, men selv de mest erfarne mødeledere møder lejlighedsvis uforberedte op. Hvis du bruger lidt tid på forhånd på at planlægge en dagsorden, vil du bedre kunne styre mødetempoet og planlægge efter de sandsynlige vigtige øjeblikke for notetagning.
• At tage noter på forhånd: Det gode ved at have en dagsorden er, at du kan begynde at tage noter allerede inden mødet. Skriv dine vigtigste diskussionspunkter ned på forhånd, så du kan præsentere dem. Det ville være fjollet at forsøge at tage noter om det, du siger, mens du taler!
• Forberedelse af værktøj(er) til notetagning: Hvis dit noteværktøj er klar til brug og på forhånd formateret med dagsorden og kontekstuelle emner inden mødet, reducerer det arbejdet under mødet.
• Reserver 10 minutter før mødet (især ved opkald): Jeg kunne skrive et helt separat blogindlæg om værktøjer til tale- og videoopkald, men det siger sig selv, at det reducerer besværet og sikrer, at du kommer i gang til tiden, hvis du er klar i god tid og tester AV-udstyret. Hvis du har hele den afsatte tid til rådighed og kan høre alle, bliver opkaldet mindre forhastet, hvilket betyder bedre noter.
• Reserver 10 minutter efter mødet: Diskussionens kontekst vil aldrig stå friskere i din hukommelse end umiddelbart efter et møde. Brug denne tid til at rydde op i dine noter, omorganisere dem efter behov, tilføje detaljer, hvor der kan være huller, og slette noter, som viste sig ikke at have megen værdi. Bonus: Gennemgå dine noter for krav, der bør abstraheres til et centralt dokumenteret sted. Det har I vel, ikke?

Nøglen til at tage mindeværdige noter er at tage noter 10 minutter før og efter møder.

More Articles

• AI-drevet projektleder og underviser deler en enkel AI-arbejdsgang, der fundamentalt ændrer måden, projekter drives på
• De AI-arbejdsgange fra den virkelige verden, som leverancechefen hos et Asana-implementeringsbureau bruger

Tips og tricks til dit værktøjssæt til notetagning

Ovenfor har jeg beskrevet mine generelle strategier og min tilgang til prioritering ved notetagning, men der er en række andre tricks, som jeg bruger for at opnå yderligere effektivitet og reducere besvær:

• Tag delvise noter: Spring ord over, brug nøgleord, og skriv ufuldstændige sætninger. Følg derefter straks op, mens du stadig har konteksten, så noterne bliver lettere at læse.
• Tag noter i den relevante kontekst: Stol ikke for meget på dine standardstrategier til notetagning. Hvis mødet er en designgennemgang med en kunde, hvor I bruger Invision, kan du skrive noter som kommentarer i Invision. Eller hvis du gennemgår fremdriften for JIRA-opgaver, kan du skrive noter som kommentarer på de relevante JIRA-opgaver. Eller hvis du gennemgår et kravdokument i Google Docs, kan du skrive noter som kommentarer i Google-dokumentet. Uanset hvilken projektstyringssoftware du bruger. Du forstår pointen!
• Optag de virkelig vigtige møder: Hvis du skal lede en workshop eller et stort møde med så mange kompleksiteter, at det ikke er realistisk at forvente, at du kan tage noter med succes, så optag lyden (og/eller videoen). Ingen andre end dig vil nogensinde tage sig tid til at lytte til optagelsen, men i det mindste har du en måde at rekonstruere detaljerne til passende dokumentation senere.
• Google er din ven: Når du leder et projekt på en ny platform, som du ikke er fortrolig med, er det uundgåeligt, at der bliver brugt termer og akronymer, som du ikke forstår. Skriv din bedste fonetiske fortolkning af det, der blev sagt (hvis du altså ikke stoppede op og fik termen afklaret under mødet), og søg på den i Google sammen med den tilgængelige kontekst. Oftest finder du svaret. Hvis ikke, og hvis hele dit team ikke havde det samme forvirrede udtryk i ansigtet under diskussionen, er det sandsynligt, at en eller flere af dem kan forklare de detaljer, der forvirrede dig.

Mindre er mere

Hvis du kun tager én ting med dig fra dette indlæg, er det, at mindre er mere, når det gælder mødenoter! Jo længere jeg har taget noter, desto mere kortfattede er de generelt blevet. Misforstå mig ikke – det er afgørende at have noter, og det er en vigtig del af et sundt projekt at tage gode noter. Men min nuværende definition af “gode” noter bygger på en meget tydelig tankegang om, at mindre er mere.

Et møde på en time har ofte ti eller færre vigtige emner og øjeblikke, som skal med i noterne. Møder kan være rodede (selv med en dagsorden), men det betyder ikke, at dine noter behøver at være det; find signalet i støjen!