Sådan skriver du en problemformulering til et projekt + eksempler

En god problemformulering skaber en fælles forståelse af problemet i teamet. Den definerer rammerne for jeres arbejde, begrunder de ressourcer, I anmoder om, og giver interessenterne en grund til at engagere sig.

En stærk problemformulering har nogle få vigtige kendetegn:

• Specifik: Den identificerer det præcise problem, ikke en vag kategori af problemer.
• Målbar: Den henviser så vidt muligt til data, målinger eller observerbare resultater.
• Kontekstuel: Den forklarer, hvor og hvornår problemet opstår.
• Neutralt formuleret i forhold til løsningen: Den beskriver problemet uden at foreskrive, hvordan det skal løses.
• Opmærksom på interessenter: Den identificerer, hvem der påvirkes, og hvordan.

Hvorfor skrive en problemformulering for et projekt?

Her er nogle vigtige grunde til, at du bør skrive en problemformulering for dit projekt:

• Den holder projektarbejdet fokuseret: En problemformulering fungerer som en rettesnor for hele dit projekt. Når der kommer ønsker ind, kan du henvise tilbage til formuleringen og spørge, om ønsket bidrager til at løse problemet. Det forhindrer, at projektets omfang vokser ukontrolleret, skærper beslutningstagningen og skaber et tydeligt ansvar. Projekter uden en skriftlig problemformulering går oftere i stå.
• Den danner rammen om research og innovation: Problemformuleringen definerer det spørgsmål, du undersøger, vejleder din metode og hjælper dig med at opstille hypoteser, der kan testes. Den forankrer også brainstorming i brugernes udfordringer frem for abstrakte idéer. Jeg har set teams udvikle langt bedre løsninger, når de bruger mere tid på først at definere problemet.
• Den opbygger interessenternes tillid: Interessenter vil gerne vide, at deres investering går til noget reelt. En problemformulering giver dem gennemsigtighed og en fælles forståelse. Den gør det lettere at få godkendelse, fordi bedømmerne kan se problemet, dets konsekvenser og dets hastende karakter. Den fastlægger også succeskriterierne på forhånd.

Vigtige bestanddele af en problemformulering

Enhver stærk problemformulering dækker disse fire elementer:

Problembeskrivelse

Dette er kernen i din formulering. Beskriv, hvad der sker, eller hvad der ikke sker, men burde ske. Vær direkte og specifik. "Kundeonboarding tager for lang tid" er en begyndelse, men "Nye erhvervskunder venter i gennemsnit 23 dage på at gennemføre onboarding sammenlignet med et branchestandardniveau på 10 dage" er meget bedre. 

Baggrund og kontekst

Forklar, hvorfor problemet findes, og hvilke forhold der omgiver det. Giv den baggrund, som læseren har brug for for at forstå situationen. Medtag historik, miljømæssige faktorer eller organisatoriske begrænsninger. En forsinkelse i onboarding kan for eksempel skyldes, at processen stadig er afhængig af manuel dataindtastning på tværs af systemer, der ikke hænger sammen. 

Konsekvenser og relevans

Identificer, hvem problemet påvirker, og hvad der sker, hvis problemet fortsætter uden indgriben. Kvantificer så vidt muligt konsekvenserne.

Tabt omsætning, spildte timer, faldende kundetilfredshedsscorer og overskredne deadlines er alle målbare konsekvenser. Dette afsnit besvarer det spørgsmål, som enhver interessent vil stille: "Hvorfor skal vi bekymre os om dette lige nu?"

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Målsætninger eller foreslået retning

Beskriv den ideelle fremtidige situation. Hvordan ser succes ud, når problemet er blevet løst? Dette er ikke en fuldstændig løsning, men en retningsangivelse, der fortæller læserne, hvor I er på vej hen.

For onboardingeksemplet kunne målet være "at reducere den gennemsnitlige onboardingtid til 10 dage eller derunder inden for seks måneder". Det giver projektet et mål uden at diktere den præcise vej.

Sådan skriver du en problemformulering for et projekt

Den følgende trin-for-trin-proces beskriver, hvordan man udarbejder en effektiv problemformulering fra bunden.

1. Identificér og beskriv problemet

Start med at observere. Indsaml data, gennemgå kundefeedback, tal med medarbejdere i frontlinjen, og interview interessenter. Dit mål er at beskrive problemet konkret – ikke at gætte dig frem til det fra et mødelokale. De bedste problemformuleringer kommer fra de mennesker, der er tættest på problemet.

2. Stil de rigtige spørgsmål

Når du har identificeret problemet, skal du afprøve det grundigt med fokuserede spørgsmål:

• Hvem er berørt af dette problem?
• Hvor og hvornår opstår det?
• Hvad er forskellen mellem den nuværende situation og den ønskede situation?
• Hvorfor er det vigtigt lige nu?

Disse spørgsmål tvinger dig til at gå fra en generel klage til en præcis beskrivelse. Hvis du ikke kan besvare dem klart, har du brug for flere oplysninger, før du skriver noget.

3. Analysér problemet grundigt

Brug teknikker til analyse af grundårsager for at forstå, hvad der reelt driver problemet. 5 x hvorfor-metoden fungerer godt her.

Tag introduktionseksemplet fra tidligere. Du begynder med symptomet og bliver ved med at spørge hvorfor:

1. Hvorfor tager introduktionsforløbet 23 dage? Fordi kundedata skal indtastes i tre separate systemer.
2. Hvorfor kræver det tre separate systemer? Fordi CRM-systemet, faktureringsplatformen og klargøringsværktøjet blev købt uafhængigt af hinanden og aldrig blev integreret.
3. Hvorfor blev de aldrig integreret? Fordi hver afdeling valgte sit eget værktøj baseret på egne krav.
4. Hvorfor valgte afdelingerne værktøjer uafhængigt af hinanden? Fordi der ikke var noget tværfunktionelt tilsyn med teknologianskaffelser.
5. Hvorfor var der ikke noget tværfunktionelt tilsyn? Fordi virksomheden voksede hurtigere end sine styringsprocesser.

Ved det femte spørgsmål er du gået fra »introduktionsforløbet tager for lang tid« til et strukturelt styringsproblem. Det ændrer den type projekt, du udformer. Din problemformulering kan nu henvise til problemets grundårsag og ikke kun symptomet, hvilket gør den langt mere nyttig.

Author's Tip

Et fiskebensdiagram er en anden nyttig tilgang, især når problemet har flere medvirkende faktorer på tværs af mennesker, processer, teknologi og politik. Kortlæg hver kategori af potentielle årsager, og se efter klynger. Målet er det samme: Kom under overfladen, før du forpligter dig til en formulering.

4. Udarbejd formuleringen

Brug denne skabelon som udgangspunkt:

[Interessentgruppe] oplever [problem] i [kontekst], hvilket medfører [påvirkning]. Dette projekt har til formål at [målsætning].

For eksempel: »Nye erhvervskunder oplever et introduktionsforløb på gennemsnitligt 23 dage på tværs af tre ikke-forbundne systemer, hvilket medfører, at 40 % falder fra, før den fulde aktivering. Dette projekt har til formål at reducere introduktionstiden til højst 10 dage inden for seks måneder.«

Dit første udkast behøver ikke at være perfekt. Fokuser på at få problemet, konteksten, påvirkningen og målsætningen med. Fjern derefter alt, der ikke fortjener sin plads.

Author's Tip

De fleste problemformuleringer bør være på mellem én og tre sætninger. Hvis din er længere end to sætninger, så undersøg nøje, om du faktisk beskriver ét problem eller to. Efter min erfaring bliver kortere formuleringer læst, husket og rent faktisk brugt af teams.

5. Gennemgå og finpuds

Læs udkastet højt. Kontrollér, at det er klart, kortfattet og specifikt. Fjern fagudtryk, som personer uden for dit team ikke ville forstå. Sørg for, at formuleringen forbliver neutral med hensyn til løsningen. Hvis der står »vi skal implementere X«, er det en løsning og ikke et problem. Gå tilbage til selve problemet.

6. Validér med interessenter

Del udkastet med de personer, der er tættest på problemet, og de personer, der skal finansiere eller godkende projektet. Indarbejd deres feedback, før du færdiggør det.

Dette trin lyder enkelt, men det er her, de fleste problemformuleringer enten bliver styrket eller bryder sammen. Sådan håndterer du to almindelige problemer:

• To interessenter er uenige om problemet: Modstå fristelsen til at samle perspektiverne i én uklar formulering. Betragt uenigheden som et signal om, at du har brug for flere data. Ofte beskriver begge parter symptomer på et dybere problem, som ingen af dem har formuleret fuldt ud. Gå tilbage til de 5 hvorfor.
• Ledelsen ønsker, at formuleringen skal retfærdiggøre deres løsning: Det mest effektive, jeg har fundet, er at spørge: "Hvilke beviser skulle være til stede, for at den løsning kunne være den rigtige?" Formulér problemstillingen omkring disse beviser. Hvis beviserne findes, vil formuleringen pege i retning af deres løsning. Hvis de ikke findes, skal I tage en samtale om antagelserne.

Validering betyder ikke, at man skal opnå opbakning og konsensus for enhver pris. Det betyder, at man skal sikre, at formuleringen er korrekt og ikke blot bekvem.

Eksempler på problemformuleringer for projekter

Her er fem eksempler på problemformuleringer fra forskellige brancher. Bemærk, hvordan hver af dem tilpasser sine beviser og sin vinkling, så de passer til områdets standarder.

IT og softwareudvikling

Eksempel på problemformulering: Kundesupportmedarbejdere bruger i øjeblikket tre separate værktøjer til at løse en enkelt supportsag, hvilket resulterer i en gennemsnitlig behandlingstid på 14 minutter pr. henvendelse. Branchens gennemsnit er 7 minutter. Dette projekt har til formål at reducere behandlingstiden ved at samle supportarbejdsgangene på én platform.

Dette er typisk for problemformuleringer inden for IT. Den bygger på driftsmålinger og benchmarkdata. Et agilt team kunne komprimere den yderligere til én enkelt sætning, der kan bruges som sprintmål.

Sundhedsvæsen og folkesundhed

Eksempel på problemformulering: Patienter i landdistrikterne i regionen med de tre amter rejser i gennemsnit 45 mil for at få adgang til speciallægebehandling, hvilket fører til en udeblivelsesrate på 38 % for opfølgende aftaler. Dette projekt har til formål at reducere denne rate til under 15 % ved at udvide adgangen til fjernkonsultationer.

Problemformuleringer inden for sundhed skal opfylde kravene fra tilsynsmyndigheder og bevillingsudvalg. Hvis dette var en ansøgning om et tilskud, ville du tilføje henvisninger til publiceret forskning om transportbarrierer og sundhedsresultater.

Uddannelse

Eksempel på problemformulering: Studerende, der er de første i deres familie til at gå på universitetet, dropper ud fra universitetet med en rate, der er 22 % højere end deres medstuderendes, oftest i løbet af andet semester. Kontakter med studievejledningen for denne gruppe udgør i gennemsnit 0,8 samtaler pr. semester sammenlignet med 2,4 for studerende, hvis forældre også har gennemført en videregående uddannelse. Dette projekt har til formål at lukke dette vejledningsgab og forbedre fastholdelsen på andet semester.

Problemformuleringer inden for uddannelsessektoren får gavn af disaggregerede data. Når man nævner den specifikke målgruppe og det specifikke semester, bliver formuleringen handlingsanvisende.

Forretningsdrift og procesforbedring

Eksempel på problemformulering: Den månedlige regnskabsafslutning tager i gennemsnit 12 arbejdsdage for regnskabsteamet og forbruger over 400 arbejdstimer pr. cyklus. Fejl, der opdages under afstemningen, tegner sig for 35 % af denne tid. Dette projekt har til formål at reducere afslutningscyklussen til 7 arbejdsdage ved at håndtere de grundlæggende årsager til fejlene.

Lokalsamfund og nonprofitorganisationer

Eksempel på problemformulering: Husstande med usikker adgang til mad i bymidteområdet har kun adgang til én dagligvarebutik inden for en radius på to mil, og 60 % af beboerne mangler transportmuligheder. Besøg i nødfødevarenetværk er steget med 40 % fra år til år. Dette projekt har til formål at udvide fødevaredistributionen og reducere afstanden til kilder med friske fødevarer.

Problemformuleringer for nonprofitorganisationer fungerer ofte også som argumenter for fundraising. Dataene her er udvalgt for at skabe en følelse af nødvendighed. Et virksomhedsteam inden for drift ville måske slet ikke nævne transport, men for en fond, der støtter lokalsamfundet, gør denne detalje problemet konkret og investeringen velbegrundet.

Problemformulering sammenlignet med andre projektdokumenter

En problemformulering forveksles ofte med andre projektdokumenter. Her er forskellen.

Dokument	Formål	Vigtigste forskel fra problemformuleringen
Problemformulering	Definerer det specifikke problem, som projektet adresserer	Fokuserer udelukkende på problemet og dets indvirkning
Projektgrundlag	Godkender projektet og beskriver omfang, milepæle og budget	Bredere dokument; problemformuleringen indgår i det
Forretningscase	Begrunder investeringen ved at sammenligne omkostninger og fordele	Fokuserer på den økonomiske og strategiske begrundelse
Hypotese	Fremsætter en testbar forklaring eller forudsigelse	Tilbyder et muligt svar; problemformuleringen definerer spørgsmålet
Projektomfang	Definerer grænserne for det arbejde, der skal udføres	Beskriver, hvad der skal gøres; problemformuleringen beskriver hvorfor

Problemformulering vs. projektgrundlag

Problemformuleringen indgår i projektgrundlaget, men projektgrundlaget er et bredere dokument. Et projektgrundlag indeholder projektets omfang, milepæle, budget, vigtigste interessenter og succeskriterier.

Problemformuleringen leverer det "hvorfor", som forankrer alle disse andre elementer. Skriv problemformuleringen først, og brug den derefter som grundlag for projektgrundlaget.

Problemformulering vs. forretningscase

En forretningscase begrunder investeringen. Den sammenligner omkostninger, fordele, risici og alternativer for at fremføre et økonomisk eller strategisk argument. Problemformuleringen definerer det problem, som forretningscasen bygger på.

Hvis du ikke kan formulere problemet klart, vil din forretningscase mangle et overbevisende grundlag. Skriv problemformuleringen, før du udarbejder forretningscasen.

Problemformulering vs. hypotese

En hypotese fremsætter et testbart svar på et spørgsmål. En problemformulering definerer selve spørgsmålet. I forskningsprojekter skriver du problemformuleringen først og udleder derefter en eller flere hypoteser fra den.

De to elementer arbejder sammen, men de tjener forskellige formål. Hvis man forveksler dem, fører det til problemformuleringer, der drager konklusioner, før undersøgelsen overhovedet er begyndt.

Problemformulering vs. projektomfang

Projektomfanget definerer grænserne for det arbejde, dit team skal levere. Det besvarer spørgsmålet: "Hvad gør vi, og hvad gør vi ikke?" Problemformuleringen besvarer spørgsmålet: "Hvorfor er dette arbejde vigtigt?" Et omfang uden en problemformulering kan virke tilfældigt.

En problemformulering uden et omfang kan virke uafgrænset. Du har brug for begge dele, og problemformuleringen bør komme først.

Almindelige fejl, du bør undgå, når du skriver problemformuleringer

Her er nogle almindelige faldgruber, du bør undgå, når du udarbejder din problemformulering:

• At gøre formuleringen unødigt kompleks: Modstå fristelsen til at presse alle relaterede problemer ind i én formulering. Hvis din problemformulering kræver en ordliste, er den for kompleks. Hold dig til ét specifikt problem. Brug et sprog, som alle kan forstå ved første gennemlæsning.
• At være for vag eller bred: "Vores kunder er utilfredse" giver ikke nogen tilstrækkeligt med information til at handle på det. En nyttig problemformulering angiver, hvem der er berørt, hvad problemet er, hvor og hvornår det opstår, og hvordan afstanden mellem den nuværende og den ønskede situation ser ud. 
• At foreslå mulige løsninger for tidligt: Ofte sniger løsningen sig ikke tilfældigt ind. En person med beslutningsmyndighed har allerede besluttet, hvad vedkommende ønsker at bygge eller købe, og formuleringen bliver konstrueret baglæns for at retfærdiggøre det. 
• At overse interessenternes indvirkning: En problemformulering, der ikke nævner, hvem der er berørt, virker abstrakt. Identificer altid de personer eller grupper, der oplever problemet, og beskriv konsekvenserne for dem.
• At springe validering over: Det er risikabelt at skrive en problemformulering isoleret. De personer, der er tættest på problemet, vil opdage ting, du overser. De personer, der godkender projektet, ønsker at se deres perspektiv afspejlet. Del dit udkast tidligt, få feedback, og revider det.
• At forveksle symptomer med årsager: Symptomer er det, du lægger mærke til først. De underliggende årsager driver dem. "Medarbejderudskiftningen er høj" er et symptom. "Nyansatte får ikke en struktureret introduktion, hvilket fører til manglende engagement inden for 90 dage" ligger tættere på den underliggende årsag. Hvis din problemformulering kun nævner symptomer, vil du sandsynligvis håndtere det forkerte problem.

Hvad er det næste?

De stærkeste projekter begynder med klar tænkning, praktiske værktøjer og gennemprøvede rammer. Opret en gratis DPM-medlemskonto, og få adgang til skabeloner, ressourcer og ekspertindsigt, der hjælper dig med at lede projekter med selvtillid.