Comment Scoro transforme les entreprises de services : des résultats concrets

Gérer une entreprise de services professionnels est un travail exigeant. La faire croître avec succès l’est encore davantage. Que vous soyez à la tête d’une agence, d’un cabinet de conseil, d’un cabinet juridique, comptable ou d’un service informatique, les points de friction qui sabotent vos opérations quotidiennes sont généralement similaires. La surfacturation des services, le travail non facturé, les charges de travail imprévisibles et la diminution des marges sont des obstacles bien trop courants pour les entreprises qui vendent leur temps et leur expertise.

Bien que l’ampleur de ces problèmes varie d’une entreprise à l’autre, elles partagent toutes une même origine : l’utilisation d’outils déconnectés pour l’estimation, l’affectation des ressources, le suivi et la facturation des projets. En moyenne, les dirigeants disposent de plus de 5 applications dans leur panoplie de gestion de projets. Résultat : ils doivent relier ces plateformes manuellement à l’aide de rapports sur tableur. Une fois ces rapports finalisés, ils sont déjà obsolètes et il n’est plus possible d’influencer les résultats.

Si vous êtes un dirigeant qui se retrouve face à ces difficultés, il est peut-être temps de passer des outils de gestion de projet basiques à un logiciel d'automatisation des services professionnels (PSA). Ainsi, vous pourrez planifier vos budgets, votre calendrier, vos ressources, la livraison, la facturation et le reporting à partir d’un seul endroit.

Ça paraît idéal sur le papier, non ? Mais vous vous demandez peut-être comment cela fonctionne concrètement. Dans cet article, nous expliquons comment le logiciel Scoro PSA couvre efficacement tout le cycle de vie des projets, du premier devis à la facture finale, aidant ainsi les sociétés de services professionnels à fonctionner et à se développer profitablement.

Gagnez Plusieurs Jours Sur L’estimation Des Projets

Avant de passer à Scoro, le processus de création de devis chez Kojo, un studio de production de 250 personnes, était pénible. Les producteurs passaient plusieurs jours à naviguer entre l’ancien outil de gestion de projet de l’entreprise et des feuilles de calcul pour élaborer des devis clients. Ce processus manuel coûtait non seulement du temps, mais rendait difficile la visibilité sur les marges bénéficiaires et augmentait le risque de sous-évaluation.

Après avoir basculé vers Scoro et mis en place des modèles de devis, Kojo a réduit le délai de traitement des devis de 2-3 jours à 24 heures. L’équipe de production met désormais environ 30 minutes pour préparer même les devis les plus détaillés et personnalisés.

Ce n’est pas uniquement un gain de vitesse. Les équipes disposent désormais de plus de temps pour se concentrer sur la génération de chiffre d’affaires, les clients bénéficient d’une meilleure expérience et la direction dispose de données en temps réel pour prendre des décisions proactives pour l’entreprise.

Optimisez L’utilisation Et Stimulez Les Revenus

Comprendre la capacité des équipes et gérer les ressources était un défi au sein des sept entités du Groupe DGA. Certaines équipes de ce cabinet de conseil global ne suivaient pas du tout leur temps, tandis que d’autres peinaient avec des outils compliqués. Il était impossible de savoir réellement comment le temps était utilisé, et par conséquent, d’avoir une visibilité correcte sur la capacité des équipes.

Depuis la mise en place de Scoro, les plus de 350 collaborateurs internationaux chez DGA enregistrent leur temps de façon homogène. Les feuilles de temps sont intégrées directement dans les rapports de projet et d’utilisation en temps réel, offrant ainsi une vue instantanée. Résultat : DGA a pu augmenter ses taux d’utilisation de 20 % par rapport à l’année précédente.

Aujourd’hui, la direction peut également prendre des décisions éclairées sur la gestion des ressources. Lorsque des équipes demandent de nouveaux recrutements, il est facile de voir si les ressources existantes peuvent être optimisées ou si l’expansion de l’équipe est réellement nécessaire.

Disposer de feuilles de temps précises a aussi eu un effet positif sur la rentabilité des projets. Auparavant, il fallait rapprocher manuellement les feuilles de temps et les budgets via des tableurs : une tâche chronophage et sujette aux erreurs. Il était difficile de régler la surfacturation, faute de données à analyser dans les délais. Avec Scoro, la direction peut suivre l’avancement quotidiennement, comparer le réel au budget et ajuster en conséquence. Cela a permis à DGA d’augmenter la rentabilité des projets de 33 % par rapport à l’année précédente.

Réduisez Les Rapports Manuels Et Récupérez Plus De 2 Jours De Travail Chaque Mois

Le cabinet d'architecture leader en Amérique centrale, Mallol Arquitectos, utilisait divers outils – de Deltek Vision à Teamwork – pour gérer ses projets. Comme les données de chaque étape du cycle de vie du projet étaient accumulées sur différentes plateformes, elles n’étaient pas synchronisées et, au final, n’avaient aucune réelle valeur pour l’entreprise.

Mallol était constamment confronté au défi de standardiser et d’assurer l’exactitude des données, ce qui avait pour conséquence que de précieuses heures étaient consacrées à des rapports manuels.

Passer à Scoro a complètement transformé la structure de reporting de Mallol. Grâce à des tableaux de bord dynamiques et à des modèles de rapports préconçus adaptés à leurs besoins, chaque KPI allant du temps passé par phase de projet au chiffre d’affaires prévisionnel et à la capacité en ressources est désormais accessible en temps réel. Des rapports qui prenaient auparavant 5 à 6 heures par semaine sont maintenant disponibles instantanément.

Facturation et Prévision de Revenus Plus Rapides

Julia Longo, directrice financière chez l’agence multi-entités Saentys, passait auparavant deux journées complètes chaque mois à effectuer les prévisions de revenus. Elle devait exporter une liste de projets depuis un ancien système défaillant, préparer des modèles de tableur pour chaque chef de compte, rassembler les feuilles de calcul et enfin organiser un appel avec chaque chef de compte pour valider les prévisions.

Il est facile de comprendre pourquoi le rapport final était souvent obsolète au moment d’être prêt. Après l’adoption de Scoro, la plateforme effectue désormais tout le travail de fond et Julia peut voir la prévision de revenus en temps réel à tout moment, économisant ainsi deux jours chaque mois.

La facturation prenait elle aussi beaucoup trop de temps à cause des allers-retours entre les clients et les chefs de compte. Désormais, les factures sont envoyées directement depuis Scoro et synchronisées automatiquement avec Xero, permettant à l’équipe de suivre le statut des paiements en un seul endroit. Pour toute question ou modification client, des commentaires peuvent être ajoutés directement sur la facture, ce qui facilite les ajustements.

Résumé

Consolider les données de votre entreprise n’est pas seulement une évolution technique. Scoro est un catalyseur de croissance qui transforme les systèmes déconnectés en une source unique et fiable de vérité. Au lieu d’alterner entre tableurs, outils financiers, CRM ou applications de gestion de projets, des données unifiées permettent à votre équipe d’accéder à des informations précises et à jour, le tout à partir d’un seul endroit.

Lorsque le chiffre d’affaires, le suivi du temps, la facturation, la gestion de projet et les données sur les ressources sont réunis dans un seul système, la direction obtient la visibilité nécessaire pour repérer les tendances, anticiper les problèmes de revenus et de marge, et ajuster la trajectoire avant que la situation ne s’envenime. Réserver une démo avec l’équipe de Scoro pour obtenir des résultats similaires à ceux présentés ci-dessus. Si vous ne savez pas encore si votre entreprise a besoin d’un outil PSA comme Scoro, découvrez-en plus sur les niveaux de maturité des entreprises pour le savoir.