Oletko Tehtävien Hallinnoija Vai Projektijohtaja? (& Onko Sillä Väliä?)
Hyvä ystäväni Patrice Embry kirjoitti jo jonkin aikaa sitten artikkelin, jota pidän erittäin tärkeänä: projektipäälliköistä ja projektisihteereistä sekä heidän keskeisistä eroistaan.
Silti ilmiö, jossa projektipäällikkö hoitaa kaiken hallinnollisen työn oletusarvoisesti, on edelleen yleinen ja näen sitä kaikkialla.
Näen edelleen myös erään toisen ilmiön: aivan liikaa aikaa käytetään sen varmistamiseen, että ihmiset saavat tehtävänsä tehtyä, sen sijaan että projektipäällikkö katsoisi kolme askelta eteenpäin ja raivaisi tietä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Siksi ajattelin viedä asian askeleen pidemmälle: mitä ET tee projektipäällikkönä silloin, kun olet uppoutunut hallinnollisiin tehtäviin ja tehtävätason mikromanageeraukseen?
Tässä artikkelissa nostan esiin osan Patricen artikkelista puhuakseni erinomaisen digitaalisen projektipäällikön arvosta sekä siitä vaihtoehtoiskustannuksesta, joka syntyy, kun päivittäisessä työssä on liikaa hallinnollisia tehtäviä. Käymme läpi seuraavat aiheet:
- Miten käsitykset vaikuttavat todellisiin tehtäviisi
- Tehtävien hallinnan ja projektihallinnon arvo
- Erinomaisen projektinhallinnan arvo digitaalisessa toimintaympäristössä
- 3 tapaa löytää tasapaino
Miten käsitykset vaikuttavat todellisiin tehtäviisi
Patricen artikkelissa on hienoja vinkkejä, jotka ovat edelleen erittäin ajankohtaisia kolme vuotta myöhemmin, mutta halusin nostaa hänen tekstistään esiin yhden asian ja laajentaa sitä. Kyse on tästä kohdasta:
Kuka tahansa voi tehdä muistiinpanoja, mutta kaikki eivät osaa kirjoittaa koodia. Kuka tahansa voi huolehtia siitä, että neuvotteluhuone siivotaan kokouksen jälkeen, mutta kaikki eivät osaa suunnitella verkkosivuston käyttöliittymää.
Joskus se tuntuu itsestään selvältä: jos on tehtävä jotain epäolennaista, anna se epäolennaiselle tiimin jäsenelle.
Patrice Embry
Tuossa on kaksi keskeistä ajatusta: ensinnäkin projektipäälliköitä pidetään usein epäolennaisina tiimin jäseninä, ja toiseksi tähän liittyy oletus, että projektipäällikön pitäisi tehdä työ, jonka kuka tahansa voi tehdä.
Lopulta projektipäällikön päivittäisiä tehtäviä alkavat muovata näkymättömät odotukset ja perusteettomat käsitykset. Itse asiassa kyse on itseään toteuttavasta ennusteesta. Ihmiset näkevät sinun siivoavan kokouksen jälkeen kerran, ja seuraavalla kerralla he pitävät sitä jo osana työtäsi.
Väittäisin, että sama tapahtuu tehtävätason mikromanageerauksen kanssa: ensimmäisillä kerroilla tulit heidän luokseen viikkoa ennen määräaikaa muistuttaaksesi, milloin asiat piti saada valmiiksi, ja tarjouduit poistamaan kaikki esteet. Nyt he kokevat, ettei heidän tarvitse huolehtia omista määräajoistaan tai ilmoittaa, kun heidän etenemisensä tiellä on esteitä.
Muista, että kuten kaikkialla muuallakin, myös tässä käsitykset muovaavat todellisuutta. Sitä ei voi paeta.
Tehtävien hallinnan ja projektihallinnon arvo
Mutta ennen kuin etenemme pidemmälle, selvennetään kaksi asiaa.
Ensinnäkin joskus pienet asiat kuuluvat tehtäviisi. Ainakin siinä mielessä, että projektin on edettävä tehokkaasti ja sujuvasti. Jos olet kuten minä, et luultavasti halua selitellä työaikakirjausta, johon tekninen arkkitehtisi on merkinnyt käyttäneensä tunnin kokoushuoneen järjestämiseen.
Toiseksi tehtävien hallinta ja projektihallinto ovat itse asiassa todella tärkeitä ja arvokkaita. Määräajan ylittäminen ei ole hyväksi projektillesi. Arkojen persoonallisuuksien pakottaminen karjuviksi leijoniksi esteistä ilmoittamista varten ei ole hyväksi projektillesi.
Itse asiassa sekään ei ole hyväksi projektillesi, että satoja dollareita tunnissa laskuttava henkilö keittää kahvia asiakastiimille (kyllä, tämä viittaa Lindsayn kommenttiin Patricen artikkelissa, joka käsitteli investoimista projektisihteereihin).
Erinomaisen projektipäällikön arvo digitaalisessa toimintaympäristössä
Meidän on silti tarkasteltava yhtälön toista puolta: mitkä ovat arvokkaimpia ja vaikuttavimpia asioita, joita projektipäällikkö tekee digitaalisen projektin aikana ja joita kukaan muu tiimin jäsen ei pysty tekemään?
Kyllä, meitä kohdellaan joskus joka paikan höylinä. Itse asiassa niin jotkut meistä alun perin päätyivät tähän ammattiin! On kuitenkin tärkeää muistaa, ettemme ole sitä. Olemme asiantuntijoita.
Olemme riskien, viestinnän, laadun, odotusten, prosessien, kustannusten ja ajan hallinnan asiantuntijoita.
Olemme asiantuntijoita rakentamaan luottamusta ja vahvoja suhteita projektikontekstissa. Olemme liima, joka pitää asiat koossa. Olemme niitä, joilla on etuoikeutettu näkökulma kaikkiin kokonaisuuden liikkuviin osiin.
Itse asiassa vakuuttavin arvomme ulkopuolisen näkökulmasta liittyy ennakoivaan toimintaan: katsomme eteenpäin ja laadimme varasuunnitelman asioille, jotka voivat mennä pieleen; puutumme ongelmiin heti alkuunsa, ennen kuin niistä kasvaa jotain Pienen kauhukaupan kaltaista; kerromme ihmisille, mitä heidän on tiedettävä onnistuakseen, vaikka se ei olisikaan sitä, mitä he haluavat kuulla.
Ja ehkä saman voisi sanoa kenestä tahansa projektipäälliköstä, mutta digiprojekteissa ennakointi ei todellakaan ole vaihtoehto, koska toimimme jatkuvasti muuttuvassa ympäristössä. Taustalla oleva teknologia ja digitaaliset trendit muuttuvat joka päivä. Se on kuin rakentaisi pilvenpiirtäjää nestemäisen magman päälle leluvasaralla.
Siksi en itse haluaisi ottaa vastaan *yhtäkään* digiprojektia ilman projektipäällikköä.
Tasapainon löytäminen + 3 tapaa sen saavuttamiseen
Kun alamme tarkastella näitä kahta puolta rinnakkain – yksityiskohtien hallinnoijaa ja ennakoivaa projektijohtajaa – emme yhtäkkiä enää puhu siitä, että jokin työ olisi toista “ylempiarvoisempaa”.
Puhumme tasapainosta. Työssä on kaksi puolta, ja tasapaino muuttuu, kun kokemuksesi karttuu ja alat ottaa vastuullesi suurempia projekteja, joissa on suuremmat budjetit ja suuremmat riskit…
Mikä siis on oikea löydettävä tasapaino, ja miten sellaisen voi luoda?
Väistelevä vastaus on, että se riippuu tilanteesta. Mutta tosissaan puhuen niin se todella riippuu. Jokaisella on oma henkilökohtainen työskentelytyylinsä. Tässä kuitenkin kolme tärkeintä vinkkiäni tasapainon löytämiseen.
1. Astu askel taaksepäin ja luokittele tekemisesi
Yksi harjoitus, josta pidän, on jakaa tekemiseni kolmeen luokkaan: delegoi, systematisoi ja priorisoi.
Delegoi / jaa
Jotkut ajattelevat, että nämä ovat tehtäviä, jotka ovat heidän alapuolellaan, mutta en usko, että siitä on lainkaan kyse. Mielestäni ne ovat tehtäviä, jotka *voisi* tehdä joku toinen suhteellisen vähäisellä perehdytyksellä tai ohjeistuksella.
Minun mielestäni nämä ovat asioita, jotka auttavat rakentamaan tiimikulttuuria, jossa “taakka jaetaan” (ks. myös Patricen artikkeli, jossa hän puhuu muiden auttamisesta ja siitä, että myös muut auttavat sinua).
Systematisoi
Nämä ovat sellaisia tehtäviä, joissa hyödynnän projektipäällikön osaamistani, mutta jotka voitaisiin todennäköisesti systematisoida niin, että ne veisivät vähemmän aikaa työpäivästäni. Alla olevassa esimerkissä mainitsemiani asioita ovat esimerkiksi tehtävien seuranta ja työskentelykokouksille rakennettavan prosessin luominen.
Näitä pidän välttämättömänä koneistona, mutta en vaativana ajattelutyönä.
Priorisoi
Tähän luokkaan sijoitan paljon ajattelua vaativan työn – asiat, jotka minun pitäisi priorisoida, koska kenelläkään muulla tiimissä ei ole edellytyksiä tehdä niitä. Alla olevassa esimerkissä mainitsemiani asioita ovat esimerkiksi suhteiden rakentaminen sidosryhmiin, resurssienhallinnan suunnittelu ja suorituskyvyn mittaaminen.
Nämä ovat asioita, joilla on suurin vaikutus ja arvo – asioita, jotka voin liittää kertomukseen omasta panoksestani projektini onnistumiseen – asioita, jotka vain minä olisin voinut tehdä.
Tältä oma työtaulukkoni näytti:
| Delegoi | Systematisoi | Priorisoi |
|---|---|---|
Jaa nämä tiimin kanssa rakentamalla auttamisen kulttuuria. | Luo näitä varten järjestelmiä, jotka tehostavat toimintaa. | Vain sinä voit tehdä nämä, joten varaa niille aikaa! |
| Kokousmuistiinpanojen kirjaaminen ja muistion jakaminen
Itsenäisen vastuun tunteminen määräajoista Päiväpalaverin vetäminen Kokoushuoneiden järjestäminen ja purkaminen Puhelinneuvotteluun liittyminen #petpeeve “Jaettuna näyttönä” toimiminen sisäisessä kokouksessa | Tehtävien seuranta (eli nalkuttaminen)
Tiedottavat tilannepäivitykset Selkeiden tehtäväkuvausten laatiminen Työn tekeminen kokousten aikana | Riskienhallintaan liittyvät toimet
Resursointi ja ennustaminen Projektin ja tiimin suorituskyvyn mittaaminen Liiketoiminta- ja kilpailuympäristön parempi ymmärtäminen Luottamuksen rakentaminen ja suhteiden syventäminen sidosryhmiin (kierrä käytävillä) |
2. Luo selkeä profiili
Tämä kuulostaa itsestään selvältä, mutta sitä se ei ole. Urani alussa jouduin tekemään paljon sekalaisia tehtäviä, jotka veivät nopeasti työaikani ja voimavarani. Se johtui aiemmin mainitsemastamme asiasta: mielikuvista. Ihmiset näkivät minun tekevän jotakin ja olettivat, että se kuului työhöni.
Myöhemmin urallani minulla ei oikeastaan enää ollut tätä ongelmaa. Ensinnäkin minun on kuitenkin sanottava, että vaikka olen aasialaistaustainen, olen viime kädessä mies ja äidinkielenäni englantia puhuva henkilö, jonka toimintatapa kallistuu ammatillisessa ympäristössä ulospäinsuuntautuneisuuteen.
Mutta myös muiden, erilaisista taustoista tulevien kollegoiden kohdalla huomasin, että kun tiesimme varmasti, keitä olimme ja miten työskentelimme, viestintätapamme jätti hyvin vähän tilaa sille, että joku olisi sysännyt meille tehtävän, joka oli selvästi tämän toimintaperiaatteen ulkopuolella.
Oli jopa sanomattakin selvää, että projektipäälliköinä tuottamamme arvo tarkoitti, ettei meidän luultavasti pitäisi olla niitä, jotka syöttävät sisältöä järjestelmään silloin, kun ketään muuta ei ollut saatavilla.
Voisin siis väittää, että voit tuoda toimintatapasi näkyvästi esiin työssäsi, jolloin tasapaino on jo saavutettu.
3. Arvioi aina vaihtoehtoiskustannus
Tämä liittyy kahteen muuhun kohtaan: aina kun kysyt itseltäsi, pitäisikö sinun tehdä jotain, ajattele jotakin muuta, joka veisi yhtä paljon aikaa mutta tuottaisi moninkertaista arvoa ja myönteisiä vaikutuksia.
Esimerkiksi esittelytilaisuudessa olin ennen se henkilö, joka jakoi kaikki monisteet ja esityslistat sekä asensi projektorin. Kaikki tämä vei vain noin 10 minuuttia.
Usein kuitenkin johdin näitä esittelytilaisuuksia, ja minusta tuli niiden jälkeen osallistujien ensisijainen yhteyshenkilö. Kuinka kauan olisi kestänyt kätellä kaikkia ja alkaa rakentaa luottamusta jokaiseen heistä, jotta he arvioisivat minua sekä ihmisenä että ammattilaisena? Noin 10 minuuttia.
Palatakseni ensimmäiseen luokitteluharjoitukseemme: suuremman vaihtoehtoiskustannuksen pitäisi ohjata häiriötekijät vasemmanpuoleiseen sarakkeeseen ja juuri sinulle kuuluvat tehtävät oikeanpuoleiseen sarakkeeseen.
Kerro meille mielipiteesi
Mitä mieltä sinä olet? Onko projektipäällikön työ täynnä vastuita, jotka jonkun muun pitäisi hoitaa? Vai kuuluuko strategisen arvon ja taktisen hallinnollisen työn välinen jatkuva tasapainottelu asiaan?
