Miten annat uudelle tekoälytyökalullesi tai prosessillesi parhaat mahdollisuudet tulla käyttöön

Lue tekstitys:

Kokeilemme podcastiemme tekstittämistä ohjelmistolla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole aina sataprosenttisen tarkka.

Galen Low: Avaat uuden työkalusi. Uusi prosessisi on esillä toisella näytölläsi. Sinulla on viime viikolla pidetystä koulutuksesta kahdeksan sivua käsin kirjoitettuja muistiinpanoja. Olet valmis. Hengität syvään ja kirjaudut sisään. Mutta odottamasi koontinäytön sijaan eteesi avautuu koe, johon et ole valmistautunut.

Lisäksi kaikki huoneessa olevat osoittelevat sinua ja nauravat. Ja olet alasti. Monille ihmisille suuret muutokset työkaluihin ja työnkulkuihin ovat pahin mahdollinen painajainen. Se on yksi käyttöönoton suurimmista esteistä ja siten myös yksi myönteisten, tuottavien vaikutusten suurimmista esteistä. Mitä siis pitäisi tehdä? Miten voit työkalujen ylikuormituksen, muutosväsymyksen ja tekoälyyn liittyvän ahdistuksen aikakaudella antaa uudelle työkalullesi tai prosessillesi parhaat mahdollisuudet tulla hyväksytyksi juuri niiden ihmisten keskuudessa, joiden elämää sen oli tarkoitus parantaa? Siitä puhumme tänään.

Hei kaikille, kiitos kun kuuntelette. Nimeni on Galen Low, ja olen The Digital Project Managerin juontaja. Olemme digitaalisten ammattilaisten yhteisö, jonka tavoitteena on auttaa toisiamme kehittämään osaamista, kasvattamaan itsevarmuutta ja verkostoitumaan, jotta voimme vahvistaa projektinhallinnan arvoa digitaalisessa maailmassa. Jos haluat kuulla siitä lisää, siirry osoitteeseen thedpm.com/membership . Jos taas pidät tulevaisuuteen suuntautuvista keskusteluista ja käytännön näkemyksistä digitaalisen projektijohtamisen ympärillä, tilaa ohjelma saadaksesi viikoittaiset jaksot.

Tänään puhumme uusien työkalujen ja prosessien käyttöönoton haasteista työkaluväsymyksen, muutosväsymyksen, tekoälyväsymyksen ja mahdollisesti myös aivan tavallisen fyysisen väsymyksen aikakaudella. Miten saat tiimisi ottamaan käyttöön työkaluja ja prosesseja, jotka lopulta auttavat heitä, kun he suhtautuvat teknologiaan jo valmiiksi epäluuloisesti, epäilevät työpaikkansa säilymistä, kokevat painetta tehdä enemmän ja ovat kyllästyneitä työelämänsä kiihtyvään muutostahtiin? Siinä oli paljon.

Vieraana on Frances Odera Matthews — sertifioitu Notion-konsultti, prosessisuunnittelija, kulttuurin rakentaja, puhuja, tarinankertoja, The Notion Barin perustaja ja Coffee & Oysters -podcastin juontaja. Siinäpä ansioluettelo! Aivan valtavasti meriittejä!

Frances, kiitos että olet täällä kanssani tänään. Kiitos, että tulit uudelleen ohjelmaan.

Frances Odera Matthews: Olen todella innoissani täällä olemisesta. Minulla on tästä aiheesta paljon ajatuksia ja tavoitteita.

Galen Low: Aistin sen. Kävimme viherhuoneessa hienon keskustelun. Olit ohjelmassamme aiemmin, siitä taitaa olla jo pari vuotta.

Frances Odera Matthews: Kyllä.

Galen Low: Aika on lentänyt. Olet kuitenkin pitänyt kiirettä, ja työkalujen sekä prosessien käyttöönotto on juuri nyt erittäin ajankohtainen aihe, koska kaikki ovat jonkinlaisen muutoksen, muodonmuutoksen tai optimoinnin keskellä. Ihmiset tarkastelevat työkaluja ja prosesseja löytääkseen tapoja skaalata, kasvaa ja tehostaa toimintaa.

Jos katsomme asiaa hieman kauempaa, ohjelmaa nauhoitettaessa eletään vuotta 2025. Markkinoilla on satoja työkaluja projektien johtamiseen ja liiketoiminnan pyörittämiseen, ja lisäksi jatkuvasti tulee uusia tekoälytyökaluja, joiden avulla voi työskennellä nopeammin, älykkäämmin ja rehellisesti sanottuna luonnollisten kykyjensä yli.

Prosessimme muuttuvat nyt useammin ja perusteellisemmin kuin koskaan ennen. Silti monet uusien työkalujen ja prosessien käyttöönottoprojektit epäonnistuvat edelleen käyttöönoton vaiheessa, mikä hidastaa organisaation muutosta. Yritykset menettävät kilpailuetunsa — lopputulos on täysin päinvastainen kuin mitä näillä hankkeilla tai työkaluilla ja prosesseilla alun perin tavoiteltiin.

Aloitetaan siis vaikealla kysymyksellä: epäonnistuvatko työkalut ja prosessit siksi, että ihmiset ovat huonoja muutosjohtamisessa? Vai odotammeko työkaluilta ja prosesseilta vain liikaa? Vai olemmeko kaikki yksinkertaisesti väsyneitä?

Frances Odera Matthews: Se on oikeastaan kaikkien näiden yhdistelmä.

Ihmiset eivät loppujen lopuksi muutu evolutiivisesti helposti. Pidämme tutuista asioista ja asioista, jotka saavat meidät tuntemaan olomme turvalliseksi. Siksi muutos täytyy tehdä mahdollisimman helpoksi ja hyödylliseksi, mutta näin ei useinkaan tapahdu.

Toinen puoli on se, ettei työkalu ole taikasauva. Työkalu ei muuta kulttuuria eikä korjaa organisaation kaoottisuutta. Se vaatii todellista, perusteellista kulttuurin muutosta, arvojen tarkastelua ja prosessien ymmärtämistä. On kysyttävä, viekö uusi asia aidosti toimintaa eteenpäin.

Vai aiheuttaako se oikeastaan enemmän työtä kuin tarvitaan, ja otetaanko se käyttöön vain siksi, että voi näyttää hyvältä muiden toimistojen omistajien edessä ja sanoa: “Me käytämme nyt tätä työkalua”? Seurataan tätä tunnuslukua. Selvä, hienoa. Ketä kiinnostaa?

Galen Low: Näitä keskusteluja käydään oikeasti toimistojen ihmisten kesken.

Frances Odera Matthews: Kirjaimellisesti. Ihmiset haluavat hypätä mukaan suosioon näyttääkseen edistyksellisiltä, yrittävät tehdä asioita liian nopeasti ja haluavat kaiken heti. Mutta aivomme eivät toimi niin, koska olemme liian väsyneitä. Emme voi tehdä kaikkea saman tien.

Notion-konsultointini tunnuslause on “tarkoituksellisten kulttuurien luominen”. Notion on uskomattoman tehokas ja joustava työkalu. Se, että sillä voi tehdä kaikenlaista, ei kuitenkaan tarkoita, että kaikkea pitäisi tehdä sillä. Rakennan vain asioita, jotka vievät juuri kyseisen asiakkaan toimintaa eteenpäin.

Asiakkaat tulevat usein luokseni ladattuaan valtavan ja liian monimutkaisen mallin, joka on saanut heidät aivan ymmälleen. Silloin minun täytyy toimia kuin psykologi ja kysyä: mitä oikeasti tarvitsette? Mikä on teille tärkeää? Aloitetaan siitä. Tätä pitäisi soveltaa paitsi Notioniin myös oikeastaan mihin tahansa työkaluun.

Galen Low: Pidän siitä, että kaikki alkaa matkan varrella löydetystä hopealuodista. Asiakas sanoo: “Olen ymmälläni, Frances. Voitko auttaa?” Ja sinä vastaat: “Itse asiassa hopealuotia ei ole.”

Pidän myös kiireellisyydestä ja siitä, että kaiken pitäisi tapahtua heti. Kollegani julkaisi tänään kirjoituksen kokonaisen sipsipussin syömisestä: avaat pussin ja ajattelet, että yhtä hyvin voisit syödä sen loppuun, koska se on jo auki. Todennäköisesti se ei kuitenkaan ole hyvä ajatus.

Sama tapahtuu uusien työkalujen ja prosessien kanssa. Ajattelemme, että ostamme työkalun, otamme sen käyttöön, luomme uudet prosessit ja seitsemän päivän päästä kaikki on täydellistä. Kuvaamasi lähestymistapa on päinvastainen: kaikkea sipsipussia ei tarvitse syödä yhdellä kertaa. Voimme edetä rauhassa.

Miten käsittelet kärsimättömyyttä, hypeä ja painetta löytää taikaratkaisu, kun todellisuudessa muutos vie pitkän ajan? Moni ajattelee: “Minulla ei ole siihen aikaa.”

Frances Odera Matthews: Olen oikeastaan pakottanut asiakkaani tähän sillä, miten olen rakentanut palvelupakettini. En enää tarjoa valtavia kokonaisuuksia, vaan viiden päivän työtilaohjelmaa. Se tarkoittaa 25 tuntia, viisi tuntia päivässä, ja keskitymme priorisointiin.

Jos sinulla on sadan asian lista, kerro ne kaikki, mutta päätämme yhdessä, mitä viiden päivän työskentelyjaksoon voidaan realistisesti sisällyttää. Useimmiten siihen mahtuvat juuri ne asiat, joilla on asiakkaalle oikeasti merkitystä.

Sen jälkeen asiakas saa sulatella kokonaisuutta. Kun hän tuntee olonsa mukavaksi, voimme tehdä uuden viiden päivän jakson. Näin estän koko sipsipussin syömisen kerralla yksinkertaisesti jakamalla sen kulhoihin.

Galen Low: Saat yhden sipsin. Mitkä asiat haluat tehdä näiden viiden päivän aikana?

Ihmiset ovat ehkä parempia pienissä muutoksissa. Emme ole hyviä muutoksessa ylipäätään, mutta pienet suupalat ovat helpompia kuin laaja, horjuttava muutos. Pidän siitä, että lähestymistapa on iteratiivinen ja asteittainen — kuin sprintit, Notion-sprintit.

Frances Odera Matthews: Juuri niin. Eikä tämä koske vain Notionia. Kaikkia työkaluja pitäisi lähestyä samalla tavalla: perehtyä niihin vähitellen ja aloittaa olennaisesta.

Galen Low: Notion on hyvin monipuolinen työkalu, kuten monet muutkin työkalut. On helppoa ajatella, että sen pitäisi kattaa koko liiketoiminta ja kaikki projektit. Silloin on vaikea edes päättää, mihin sitä käyttäisi.

Pitää keskittyä yhteen kipukohtaan ja yhteen tarpeeseen. Ratkaistaan yksi ongelma sen sijaan, että yritetään uudistaa kaikki kerralla. Monet työkalut tekevät lähes kaiken — tuottavuustyökalut, yhteistyötyökalut ja projektinhallintatyökalut. Niiden ei kuitenkaan kaikkia ominaisuuksia tarvitse ottaa käyttöön.

Frances Odera Matthews: Juuri näin.

Galen Low: Notion Barissa autat organisaatioita ottamaan käyttöön oikeita työkaluja ja suunnittelemaan oikeita prosesseja. Kuvittelen, että monet yritykset etsivät nyt tekoälyetua tai ainakin yrittävät pysyä kehityksessä mukana.

Mitkä ovat suurimpia esteitä, joihin organisaatiot törmäävät yrittäessään saada ihmiset mukaan uusiin työkaluihin ja prosesseihin? Ja millaisia seurauksia näet käytännössä?

Frances Odera Matthews: Jälleen kerran työkalu ei ole taikasauva. Organisaatiot eivät usein edes tiedä, millaisia niiden prosessit ovat. Ne vain päättävät hankkia uuden asian ilman, että mietitään, miksi työkalua tarvitaan tai miten se otetaan käyttöön.

Kaikki yritetään tehdä kerralla, ja ennen kaikkea koulutus puuttuu. Ihmisille ei varata aikaa työkalun käytön opetteluun. Eikä yksi koulutus riitä. Tarvitaan jatkuvaa koulutusta ja säännöllisiä tilaisuuksia, joissa voi esittää kysymyksiä.

Organisaatiossa voi olla nimetty tukihenkilö, esimerkiksi yksi henkilö jokaisesta osastosta, tai kuukausittaisia koko tiimin tapaamisia. Ihmiset eivät kuitenkaan arvosta koulutusta riittävästi. Heiltä odotetaan, että he osaavat käyttää uusia asioita itsestään. Se ei ole realistista.

Galen Low: Yksi koulutus järjestetään usein osana projektia. Saat yhden koulutuspäivän ja juot kahdeksan tuntia paloruiskusta. Seuraavana päivänä olet unohtanut kaiken, ja loppu on tukikeskuksen tai tietopankin varassa.

Itse haluan, että joku näyttää vastauksen juuri siihen kysymykseen, joka minulla on nyt tai tällä viikolla. En halua vain olettaa muistavani kaiken yhdestä koulutuksesta tai etsiä vastausta, kunnes kasvoni muuttuvat sinisiksi. Se on kitkaa ja nopea tapa menettää kiinnostus työkaluun tai uuteen prosessiin.

Kyse ei ole pelkästään tiedon siirtämisestä. Tarvitsen apua muutokseen liittyvään epämukavuuteen. Ohjekirjan lukeminen ei aina auta. Oivallus syntyy usein siitä, että joku sanoo: “Oletko nähnyt tämän?” Silloin ajattelen: “Aivan, täydellistä.”

Frances Odera Matthews: Juuri niin. Tai ehkä vanha työkalu ei ollut riittävän hyvä ja siksi tarvitsemme uuden. Silti epämukavuus voi viedä kaiken huomion.

Galen Low: Prosessisuunnittelun ja työkalun valinnan ympärillä on usein pitkä valmisteluvaihe. Pieni ryhmä käyttää kuukausia sen pohtimiseen, suunnitteluun ja uuden ratkaisun rakentamiseen. Sen jälkeen muille sanotaan: “Tässä se on, käyttäkää tätä.”

Muut kuitenkin ohitetaan, koska heidän ei annettu osallistua kuukausien mittaiseen ajatteluun. Heille annetaan vain lasillinen vettä ja käsketään juoda se mahdollisimman nopeasti. Ovatko organisaatiot ja johtajat joskus hyvää tarkoittavia, mutta silti jumissa muutosjohtamisessa juuri tämän vuoksi?

Frances Odera Matthews: Kyllä. He eivät ole käyttäneet tarpeeksi aikaa muun tiimin suostuttelemiseen eivätkä ole osoittaneet innostusta tulevaa muutosta kohtaan. Sen sijaan ilmoitetaan vain: “Yllätys, teemme tämän nyt.”

Ihmisiä täytyy valmistella etukäteen. Heiltä pitää pyytää ajatuksia ja palautetta siitä, mitä he haluavat uuteen ratkaisuun. Heidät täytyy ottaa mukaan matkan varrella.

Galen Low: Pidän sanasta “suostutella”. Läpinäkyvyydestä puhutaan paljon, mutta liika tieto voi myös synnyttää ahdistusta ja pelkoa, jos johtajat jakavat jatkuvasti omat huolensa.

Tämä palaa kulttuuriin. Kun halutaan ottaa käyttöön uusi työkalu ja prosessi, pitäisi ensin tunnistaa kulttuurin puutteet, jotka voivat muodostaa esteitä. Miten näitä ongelmakohtia voidaan tasoittaa, jotta muutos voidaan aloittaa pienissä viiden päivän jaksoissa?

Frances Odera Matthews: Yksi asia on siiloutuneisuuden käsite. Kokevatko ihmiset yleensä olevansa siiloissa? Kuinka usein tiimi pitää yhteyttä toisiinsa? Asynkroninen työskentely on hyvä asia, mutta tarvitaan myös kohtaamisia, joissa voi käydä oikeita keskusteluja ja jakaa tietoa avoimesti.

Jos organisaatiossa ei ole avoimuuden kulttuuria, uuden työkalun käyttöönotto on vaikeaa, vaikka työkalun pitäisi tehdä toiminnasta avoimempaa. Ihmiset ajattelevat, ettei heidän tarvitse jakaa tietoa. Avoimuus täytyy rakentaa ensin myös ilman työkalua.

Galen Low: Monet työkalut liittyvät yhteistyöhön, mutta jos kulttuuri on siiloutunut, myös käyttöönotto siiloutuu.

Frances Odera Matthews: Lisäksi on jatkuva muutos ja maalitolppien siirtäminen. Jos suunta muuttuu koko ajan, käyttöönottoa ei ehkä kannata edes yrittää. Kaikkien mieli on levoton eikä vakautta ole.

Galen Low: Tämä on kiinnostavaa, koska monet organisaatiot ovat rakentaneet jatkuvan muutoksen kulttuurin vastauksena muutoksen nopeuteen. Ihmiset haluavat muutosta, jotta he pääsisivät vakauteen ja turvallisuuteen. Jos organisaatio ei kuitenkaan koskaan laskeudu, mitään ei omaksuta kunnolla, koska kaikki muuttuu taas pian.

Frances Odera Matthews: Jos et ole koskaan laskeutunut, mistä tiedät, miltä maa tuntuu?

Galen Low: Hyvä kysymys. Millainen hyvä lopputulos edes on? Oletko työskennellyt organisaation kanssa, joka korjasi kulttuuriaan ja pystyi sen jälkeen toteuttamaan muutoksen niin, että se jäi pysyväksi ja tuntui vakaalta?

Frances Odera Matthews: Kyllä, eräs nykyinen asiakkaani on hyvä esimerkki. Kyseessä on nopeasti kasvava juomalisäravinnebrändi Lähi-idässä. He aloittivat tilanteesta, jossa tiimissä ei ollut liikaa ihmisiä, joten päätöksentekoon ei osallistunut liian monta henkilöä.

He tunnistivat myös yhden muutosmestariksi nimetyn henkilön. Hän työskentelee kanssani tiiviisti ja osallistuu kuukausittaiseen ryhmäkoulutukseeni. Hän saa jatkuvaa koulutusta ja pysyy ajan tasalla.

Käyttöönotto tehdään vaiheittain. Ensin otetaan käyttöön yksi osa tai yksi tiimi, ja vasta myöhemmin koko organisaatio. He tietävät selvästi, mitä haluavat, eivätkä halua täyttää Notionia asioilla, joista ei ole heille hyötyä. He eivät seuraa satunnaisia tunnuslukuja vain seuraamisen vuoksi eivätkä lisää satunnaista tekoälytyökalua vain siksi, että joku toinen toimiston omistaja käyttää sitä.

Heillä ei ole kiiltävien uusien asioiden syndroomaa. He ovat selvillä siitä, mitä haluavat ja miten asioiden pitäisi toimia.

Galen Low: Miltä muutos tuntuu tiimin arjessa?

Frances Odera Matthews: En tiedä vielä, koska olemme vasta etenemässä vaiheeseen, jossa ratkaisu otetaan käyttöön muun tiimin kanssa. On kiinnostavaa kuulla, mitä silloin tapahtuu.

Galen Low: Pidän lähestymistavasta, jossa vältetään kiiltävien uusien asioiden syndroomaa ja tehdään ensin rajattu pilotti. Se auttaa kaikkia, myös meitä muutosagentteja, tottumaan muutokseen.

Kun organisaatiossa on seitsemän ihmistä, muutos ei ole helppoa, mutta se on paljon helpompaa kuin 700 ihmisen organisaatiossa. On tärkeää tunnistaa oikea hetki tehdä muutos ennen suureen kasvusprinttiin lähtemistä.

Frances Odera Matthews: Juuri niin. Suurissa yrityksissä henkilöstön vaihtuvuus voi olla suurempaa. Ihmiset lähtevät kesken projektin, ja koko asia katoaa tyhjyyteen.

Galen Low: Mitä suurempi organisaatio, sitä enemmän siellä on myös luvattomia työkaluja ja prosesseja, jotka ovat syntyneet, koska virallisten prosessien parantaminen kesti liian kauan. Joku sanoo: “Käytän tätä työkalua ja maksan sen itse.” Sitten kysytään, mihin tiedot menevät ja pystyykö joku muu kouluttamaan itsensä sen käyttöön.

Ihmiset tarkoittavat usein hyvää. He haluavat tehdä työnsä paremmin ja pysyä järjestyksessä. Näin syntyy kuitenkin pieniä työkalujen ja prosessien läänityksiä. Suurin vaikutus saavutettaisiin yhtenäisyydellä.

Frances Odera Matthews: Jos joku olisi käyttänyt aikaa asioiden kartoittamiseen alussa, niin monia uusia työntekijöitä ei ehkä olisi tarvinnut palkata, koska prosessit olisivat olleet selkeitä. Näen tätä usein.

Galen Low: Tekoälytoiminnot ovat toinen kiinnostava asia. Notion tarttui niihin varhain. Tekoäly voi muuttaa toimintamallia ja tapaa johtaa projekteja. Se voi tarkoittaa, että tarvitaan vähemmän ihmisiä, erilaisia ihmisiä tai että ihmiset tekevät erilaisia asioita. Tämä pitäisi suunnitella etukäteen.

Monet ihmiset ottavat nykyään itse käyttöön uusia työkaluja, koska ystävä suositteli niitä tai koska he kokevat painetta pysyä ajan tasalla. Organisaatiolla ei ehkä ole hallintamallia tai käytäntöjä sille, mitä työkaluja saa käyttää. Näin päädytään hallitsemattomaan työkalujen ja prosessien maahan. Mitkä ovat tämän riskit ja mahdollisuudet?

Frances Odera Matthews: Tämäkin palaa organisaation kulttuuriin. Jakavatko ihmiset tietoa avoimesti? Voivatko he tuoda uusia ideoita esiin? Joskus kiiltävät uudet asiat ovat hyviä, jos niistä on hyötyä.

Tärkeää on, että ihmiset voivat jakaa ideansa ja että organisaatio on valmis kuuntelemaan niitä ja tutkimaan niitä yhdessä. Kun ihmiset alkavat tehdä asioita yksin, he usein toistavat prosessin, jota ei oikeasti tarvitse toistaa. Työ kaksinkertaistuu ja aikaa menee hukkaan. Se on aikaa, jota voisi käyttää liiketoiminnan näkökulmasta rahan ansaitsemiseen.

Sitten ajatellaan, että työtä on liikaa ja täytyy palkata uusi henkilö, vaikka todellisuudessa prosessissa on vain tehoton kohta. Liiketoiminta menettää rahaa, ja yksilö kokee olevansa jatkuvasti jäljessä. Lopulta hän uupuu, mikä aiheuttaa yritykselle lisää kustannuksia.

Galen Low: Omien luvattomien työkalujen hankkiminen voi siis olla oire siitä, että ihmiset kokevat painetta, epävakautta tai ylikuormitusta. Pidän ajatuksesta, että jakamisen kulttuuri auttaa estämään päällekkäistä työtä.

Se ei kuitenkaan tarkoita, että kaikki viestintä pitäisi viedä julkiselle kanavalle. Riskienhallinnan näkökulmasta on järkevää kannustaa kokeilemaan, jakamaan oppeja ja tunnistamaan, milloin jokin ratkaisu kannattaa tehdä virallisemmaksi. Kyse ei ole portinvartijuudesta tai valvonnasta, vaan käytännöllisestä liiketoiminnasta.

Frances Odera Matthews: Olen työskennellyt monissa toimistoissa ja monien toimistojen kanssa. Parhaissa ympäristöissä sisäiselle kehittämiselle ja prosessikeskusteluille varataan suunniteltu kapasiteetti samalla tavalla kuin asiakastyölle. Ihmisille annetaan aikaa tiedostojen järjestämiseen, uusien työkalujen pohtimiseen ja prosessien kehittämiseen. Se on yhtä tärkeää kuin laskutettava työ.

Galen Low: Miten tämän investoinnin tuoton voi perustella ihmisille, jotka vastustavat ajatusta?

Frances Odera Matthews: Jos tarvitset mittarin, laske paljonko käytetty aika maksaa ja vertaa sitä rekrytointikustannuksiin. Ihmiset eivät pidä muutoksesta, mutta he eivät todellakaan pidä kaaoksesta. He lähtevät.

Galen Low: On hyödyllistä ajatella myös sitä, mitä tekemättä jättäminen maksaa. Muutosta toteuttavat usein keskijohdon ihmiset. Miten projektipäälliköt ja muut keskellä olevat henkilöt voivat käsitellä tiimejä, jotka vastustavat muutosta tai eivät ota työkalua käyttöön?

Frances Odera Matthews: Ensimmäiseksi kaikkien palautteelle täytyy olla vastaanottavainen. Jokainen tiimi on erilainen, mutta vastarinnan määrän perusteella voi arvioida, kuinka vaiheittain käyttöönotto kannattaa tehdä.

Jos kaikki vastustavat muutosta, ihmisiä pitää johdattaa siihen hyvin pienin askelin. Jos esimerkiksi 70 prosenttia suhtautuu asiaan kohtuullisen myönteisesti, käyttöönotto voi olla hitaampi. Näistä ihmisistä voidaan valita muutosmestareita, jotka auttavat vähemmän innostuneita kollegoita. Ketään ei pidä jättää jälkeen.

Galen Low: Pidän ajatuksesta, että muutosmestareita on kaikilla tasoilla. He eivät ole vain johtoryhmän jäseniä tai osastopäälliköitä. Myös projektitiimin sisältä voidaan löytää ihmisiä, jotka auttavat muutoksen läpiviennissä.

Palaute on yhtä tärkeää. Keskijohdon ei tarvitse olla vain viestinvälittäjä, joka sanoo, että johto käski käyttää uutta työkalua. Muutosjohtaminen toimii parhaiten, kun tieto kulkee molempiin suuntiin.

Jos 90 prosenttia tiimistä on todella tyytymätön, muutoksen hidastamista pitäisi harkita. Annetaan ihmisille enemmän aikaa esittää kysymyksiä, antaa palautetta ja sopeutua. Muutos ei ole aina joko-tai-tilanne, jossa työkalu hylätään tai kaikki pakotetaan käyttämään sitä heti.

Frances Odera Matthews: Se olisi ihanteellinen maailma. Valitettavasti toimimme kapitalismin ehdoilla, ja joskus muutos on toteutettava nopeasti. Silloin vanhat työkalut täytyy kirjaimellisesti poistaa käytöstä. Ihmisille ei voi antaa vaihtoehtoa käyttää vanhaa ja uutta työkalua rinnakkain.

Ihmiset tulevat todennäköisesti olemaan vihaisia. Sitä voidaan lievittää tunnistamalla muutosmestarit ja varmistamalla, että ihmiset tukevat toisiaan joka vaiheessa. Vanha ratkaisu on silti poistettava.

Galen Low: Joskus muutos on tosiaan tehtävä nopeasti ulkoisten syiden vuoksi. Silloinkin sen voi tehdä empaattisesti. On eri asia johtaa muutosta kuin yrittää väkisin tunkea muutos ihmisten kurkusta alas.

Jos vanha työkalu on poistettava käytöstä, siitä pitää kertoa selkeästi, antaa lyhyt siirtymäaika ja varmistaa, etteivät ihmiset palaa vanhaan ratkaisuun. Samalla rakennetaan turvallisuuden, jakamisen ja empatian kulttuuria, jotta kaikki tietävät olevansa samassa tilanteessa.

Frances Odera Matthews: Aivan kuten High School Musicalissa.

Galen Low: Kun olet epävarma, palaa High School Musical -elokuvasarjaan.

Frances Odera Matthews: Juuri niin.

Galen Low: En voisi olla kysymättä Notion-asiantuntijalta: mikä on suosituin projektityöhön liittyvä Notionin tekoälyominaisuuksien käyttötapaus, josta asiakkaasi kysyvät?

Frances Odera Matthews: Voin kertoa, mikä se on nyt ja mikä siitä on pian tulossa.

Tällä hetkellä ihmisillä on paljon toimintaohjeita eli vakiotoimintamenettelyjä eri puolilla Notionia ja muissa sovelluksissa, kuten Google Drivessa. Notionin tekoälyltä voi kysyä esimerkiksi organisaation lomakäytännöistä, jolloin se käy tiedot läpi ja antaa yhteenvedon. Notionin käyttäjät hyödyntävät tekoälyä paljon saadakseen hajallaan olevasta tiedosta yleiskuvan.

Seuraava kiinnostava ominaisuus on tekoälyavusteiset kokousmuistiinpanot. Niitä voi lisätä mille tahansa sivulle. Yhteenvedot ovat todella hyviä, joten uskon tiimien käyttävän tätä paljon.

Galen Low: Se on yksi suosikkikäyttötapauksistani tekoälylle. Luonnollisen kielen käsittely on generatiivisen tekoälyn vahvuus, ja muistiinpanojen tekeminen sekä tiivistäminen ovat juuri luonnollisen kielen käsittelyä.

On hyvä, että ominaisuus on suoraan Notionissa. Erillinen muistiinpanotyökalu, joka lähettää sähköpostin ja jonka sisältö pitää kopioida takaisin Notioniin, on kömpelö. On hyödyllistä, että sivulla ovat sekä kaikki yksityiskohdat että niihin liittyvien kokousten konteksti.

Tämä liittyy myös tekoälyavusteiseen hakuun. Tekoäly käy läpi kaiken käytettävissä olevan tiedon ja tuo vastaukset suoraan Notionista ja mahdollisesti myös sen ulkopuolelta. Se vähentää työkalujen, selainvälilehtien ja tietojen välillä vaihtamiseen kuluvaa aikaa.

Tehokkuus ei ole vain ajansäästöä. Siihen liittyy myös mukavuus. On vähemmän horjuttavaa tietää, mistä etsiä ja voida kysyä asiaa suoraan. Silloin voi jatkaa työpäivää ilman, että uuden työkalun opettelu hidastaa aluksi kaikkea.

Galen Low: Jos pidätte siitä, mitä olette kuulleet, mistä teistä voi lukea lisää?

Frances Odera Matthews: Verkkosivuni on theNotionbar.com. Sieltä löytyvät linkit kaikkeen, mitä teen sosiaalisessa mediassa. Olen tällä hetkellä aktiivisin LinkedInissä. Minulla on myös viikoittainen uutiskirje The Notion Zeitgeist, jossa jaan viikoittaisia Notion-vinkkejä ja tietoa uusista julkaisuista. Se toimii myös kuukausittaisen ryhmävalmennukseni kotipaikkana.

Galen Low: Kuulostaa hyvältä tavalta pysyä ajan tasalla. Asiat muuttuvat nopeasti. Muutos on jatkuvaa ja aina läsnä, mutta tarvitsemme kaltaisiasi ihmisiä auttamaan meitä ymmärtämään kokonaisuutta.

Frances Odera Matthews: Teen parhaani. Ja jos olet lontoolainen liikenainen, kuuntele Coffee & Oysters -podcastia.

Galen Low: Coffee & Oysters on loistava. Olen suuri fani ja pidän todella siitä, mitä teet siellä.

Frances Odera Matthews: Arvostan sitä. Olet siis lontoolainen liikenainen.

Galen Low: Kyllä, kunniajäsenenä. Hienoa.

Frances, kiitos paljon, että käytit aikaa keskusteluun kanssani. Tämä oli hauskaa, kuten aina.

Frances Odera Matthews: Kiitos kutsusta.

Galen Low: Siinä kaikki tältä kerralta. Jos haluat liittyä keskusteluun yli tuhannen samanhenkisen projektinhallinnan puolestapuhujan kanssa, liity yhteisöömme. Lisätietoja löytyy osoitteesta thedpm.com/membership. Jos pidit kuulemastasi, tilaa ohjelma ja pysy yhteydessä osoitteessa thedigitalprojectmanager.com.

Ensi kertaan, kiitos kuuntelemisesta.