El valor de la transparencia en la gestión de proyectos
La transparencia no es un tema del que los gestores de proyectos hablen frecuentemente. De hecho, puede incluso ser un asunto que prefieran evitar. Sin embargo, deberías fomentar la transparencia dentro de la gestión de tus proyectos, ya que sus múltiples beneficios suelen superar las desventajas.
Y aunque hay muchas cosas que es beneficioso compartir con tu equipo, podemos —y admitimos— que hay ciertos aspectos (como finanzas, contratos o cualquier asunto personal) que simplemente no es necesario compartir con todos. Proporcionar un profundo nivel de visibilidad del proyecto no solo hará tu trabajo más sencillo, sino que también puede lograr que tu proyecto funcione de forma más eficiente y que tus compañeros estén más contentos.
Antes de entrar en algunos de los motivos y beneficios de la transparencia, vamos a definir de qué estamos hablando. Un proyecto gestionado con transparencia es aquel en el que se tiene visibilidad sobre cada tarea del proyecto. Todos pueden ver el estado de cada parte del proyecto. La comunicación y el razonamiento detrás de las decisiones relacionadas con el proyecto están bien documentados y pueden ser consultados por cualquier miembro del equipo.
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Por qué los gestores de proyectos deben priorizar la transparencia
Mejor rendimiento y responsabilidad
Gestionar proyectos se vuelve difícil cuando las personas no trabajan en equipo. Permitirlo ayuda a los miembros del equipo a rendir mejor y ser responsables por sus acciones. También permite que los miembros del equipo comprendan los roles que se esperan de cada uno y cómo pueden apoyarse entre sí cuando sea necesario.
Los empleados pueden motivarse mutuamente para mejorar su rendimiento porque comprenderán cómo sus acciones afectan el trabajo de sus colegas.
La transparencia promueve la responsabilidad al dejar claro a todo el equipo lo que se necesita lograr. Si tu equipo no tiene un entendimiento claro del problema, no podrán encontrar una solución para ti.
Elimina el descarrilamiento del proyecto
Durante el transcurso de un proyecto, a veces pueden ocurrir eventos o hallazgos que lo desvíen de su curso.
Los proyectos suelen tener una fecha de entrega que puede verse afectada por tareas no completadas. Esa dependencia necesita estar claramente visible para todos los miembros del equipo.
La transparencia sobre el estado de las tareas permite al gestor de proyecto y a los miembros del equipo identificar y reportar fácilmente cualquier problema que pueda afectar el avance del proyecto. También permite que todo el equipo comprenda el desarrollo y cómo sus acciones pueden mejorarlo o perjudicarlo.
Es aquí donde entran en juego herramientas de gestión de proyectos como Allisian. Estas herramientas te permiten hacer seguimiento del estado de las tareas y de los miembros del equipo.
Mejorar el trabajo en equipo
La transparencia ayuda a los gestores y miembros del equipo a comprender las funciones de todo el grupo y la relación entre las diversas tareas. Este entendimiento mejora la comunicación, el compromiso y la responsabilidad del equipo.
A través de la comunicación efectiva, se vuelve más fácil identificar y solucionar problemas antes de que afecten los resultados del proyecto. Todos los miembros del equipo comprenden lo que deben hacer cada día y las razones de sus acciones.
Áreas de tu proyecto en las que debes centrarte
Comunicación del proyecto
La transparencia en la comunicación del proyecto permite a los miembros del equipo ver todos los aspectos y decisiones de un proyecto que puedan afectarles o interesarles. Los mensajes pueden transmitirse mediante foros públicos como reuniones, correos electrónicos, o directamente a través de tu herramienta de gestión de proyectos de preferencia.
Para equipos interesados en métodos de comunicación, recomendaría encarecidamente echar un vistazo a las metodologías ágiles o scrum. En el centro de ágil se encuentran reuniones, como la stand up, la reunión de planificación o la retrospectiva, que pueden facilitar una gran comunicación de equipo junto con transparencia en la planificación del proyecto.
Presupuesto del proyecto
Aunque no siempre sea recomendable compartir todos los datos financieros con los miembros del equipo que trabajan en un proyecto, compartir información presupuestaria con ellos puede ser extremadamente beneficioso.
Informar a los miembros del equipo cuánto tiempo pueden dedicar a un proyecto puede ser de gran ayuda para que planifiquen su trabajo diario y evalúen si están en camino o no de terminar el proyecto por debajo del presupuesto.
La información sobre el presupuesto se puede traducir de fondos disponibles a tiempo disponible, para así evitar transmitir información monetaria.
Problemas que surgen
Algunos gestores pueden ocultar hechos sobre problemas en el proyecto al resto del equipo cuando en realidad deberían compartirlos. Esto puede afectar al proyecto y crear problemas dentro del equipo.
El jefe de proyecto debe tener una comprensión clara del proyecto y la capacidad de identificar problemas cuando surjan, para así tomar medidas correctivas a tiempo. Dado que los problemas en el proyecto afectan el trabajo de otros miembros del equipo, es recomendable compartirlos con el grupo. A menudo, los miembros del equipo pueden aportar sugerencias que ayuden a resolver los problemas.
Los jefes de proyecto deberían practicar la apertura con el resto del equipo cuando enfrenten desafíos que no pueden manejar solos. Ser abierto fomenta que los trabajadores compartan cualquier inconveniente que puedan tener con sus colegas. Un equipo no será plenamente eficaz a menos que compartan los problemas que afectan su rendimiento y busquen soluciones juntos.
Al sincerarse con las personas que trabajan en tu proyecto, ellos a su vez se sincerarán contigo.
Cuando las cosas cambian
Durante la vida del proyecto, el gerente puede ver la necesidad de realizar algunos cambios—en muchos aspectos, la gestión del cambio en varios niveles es una parte importante del trabajo de un jefe de proyecto. El gerente debe explicar los cambios previstos a los miembros del equipo y las razones de los mismos.
Cuando el equipo entiende las razones detrás de los cambios, colaborará en su implementación. Ser abierto no es una muestra de debilidad, sino una manera de demostrar el deseo de alcanzar el éxito en el proyecto. La transparencia no solo se espera de los jefes de proyecto cuando tienen éxito. Aun si el proyecto falla, pueden recibir reconocimiento de los involucrados siempre y cuando hayan mantenido la honestidad y la transparencia.
Conclusión
Hemos presentado algunos beneficios claros que conlleva la transparencia en los proyectos, así como áreas de la gestión de proyectos en las que puedes implementarla.
Si hay una lección, es simplemente comunicarte más con tu equipo. Diversos métodos de gestión de proyectos y herramientas de comunicación para equipos pueden ayudar a facilitarlo.
¿Qué opinas?
¿Cómo promueves la transparencia en tu proyecto? ¿Qué ventajas o desventajas has encontrado?
