Een effectievere stand-upbijeenkomst houden: 6 tips van experts
Als je bent zoals de meeste projectmanagers of Scrum-begeleiders, heb je waarschijnlijk gemerkt dat dagelijkse afstemmingen een nuttige manier kunnen zijn om je team op koers te houden. Waarschijnlijk heb je een vergadering van 30 minuten in de agenda van je team gezet om elke dag bij elkaar te komen en te bespreken wat er speelt.
Waarschijnlijk werkte dat een tijdje, waarbij jij elke sessie begeleidde, maar daarna begint het uiteen te vallen. Mensen beginnen maar door te praten en informatie te delen die niet relevant is, nemen daardoor veel tijd in beslag en de waarde van de vergadering neemt zo sterk af dat mensen niet meer consequent aanwezig zijn.
Het kan beter. Je team heeft een effectieve afstemming nodig. We gaan dit oplossen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Misschien denk je: “O, dagelijkse afstemmingen, dat is gewoon iets van Scrum, toch?” Fout. Dagelijkse afstemmingen kunnen elk team helpen om op één lijn te blijven en samen vooruitgang te boeken.
Dagelijkse afstemmingen zijn een vast onderdeel van veel projectmanagement- en ontwikkelprocessen, maar ze kunnen vaak ineffectief en onproductief zijn. Persoonlijk heb ik tien jaar ervaring met het begeleiden van en navigeren door talloze projecten en teams, die elk hun eigen manier hebben om afstemmingen en Scrum-bijeenkomsten te organiseren.
Ik ben klassiek opgeleid in zowel Agile als voorspellend projectmanagement en in methodologieën, waardoor ik goed ben uitgerust om dit vaak controversiële onderwerp aan te pakken.
In deze blogpost bespreek ik hoe je een effectieve dagelijkse afstemming organiseert en het maximale uit dit belangrijke proces haalt. Ook behandel ik tips over agendapunten, timing en hoe je tijdens de vergadering met afleidingen omgaat.
Eerst: wat is een dagelijkse afstemming?
Een dagelijkse afstemming is een vergadering die elke dag plaatsvindt om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit en weet wat diegene moet doen. De vergadering duurt meestal ongeveer 10-15 minuten en iedereen in het project- of Scrum-team doet mee.
Het doel van een dagelijkse afstemming is om iedereen op één lijn te brengen, stapsgewijze vooruitgang te vieren en mogelijke obstakels te identificeren, zodat die snel kunnen worden opgelost. Dagelijkse afstemmingen zijn niet alleen voor Agile teams of softwareontwikkelingsteams—ze zijn er voor iedereen!
Tijdens typische dagelijkse afstemmingen komt het team bij elkaar om elk drie korte vragen te beantwoorden (dit is de agenda van de afstemming):
- Wat heb je gisteren gedaan?
- Wat ga je vandaag doen?
- Wat houdt je tegen om vooruitgang te boeken?
Terwijl elk teamlid de drie vragen beantwoordt, worden eventuele samenwerkingsmogelijkheden of kansen om teamleden te helpen obstakels weg te nemen genoteerd voor bespreking nadat iedereen aan het woord is geweest.
Iemand die een obstakel deelt, kan een vervolgreactie krijgen van een ander teamlid: “laten we erover praten; ik denk dat ik je kan helpen dit op te lossen.” Dit leidt tot een verdere bespreking nadat de afstemming het hoofddoel heeft bereikt.
In het beste geval komen de teamleden direct na de afstemming kort bij elkaar om datgene te bespreken wat de voortgang belemmert, zodat iedereen verder kan met de dag en zo effectief mogelijk kan zijn.
Klaar! Dat is alles! Een dagelijkse afstemming is eenvoudig te leren, maar lastig om met een team onder de knie te krijgen, omdat teams voortdurend veranderen, er nieuwe problemen ontstaan en werkstijlen zich ontwikkelen. Geen zorgen! Ook daar hebben we aan gedacht. Lees verder!
Hoe moet ik de sessie noemen?
Er zijn veel namen voor deze zeer effectieve vergadering. Meestal hoor ik dagelijkse afstemming, de dagelijkse Scrum-vergadering, check-in, update of overleg. Hoe je team deze sessie ook noemt, wees consequent met de naam en zorg ervoor dat alle deelnemers het doel en de structuur van de vergadering begrijpen.
Wanneer je nieuwe teamleden verwelkomt, kun je zelfs overwegen om hen eerst één of twee sessies te laten observeren voordat ze zelf meedoen. Zo kunnen ze vertrouwen opbouwen in de beste manier om deel te nemen.
Een dagelijkse afstemming organiseren
Een dagelijkse stand-up is een korte vergadering die doorgaans elke werkdag op een vast tijdstip wordt gehouden (persoonlijk geef ik de voorkeur aan de ochtend, maar let op verschillende tijdzones), en het doel ervan is om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. De korte vergadering mag niet langer dan 10-15 minuten duren.
De voorbereiding
Als je de organisator van de sessie bent, zoek dan een tijdstip dat consequent in ieders agenda past (let op verschillende tijdzones) en plan een terugkerende sessie van 15 minuten in. Als je elkaar persoonlijk ontmoet, reserveer dan voor elke vergadering dezelfde plek of vergaderruimte.
Als je medewerkers op afstand samenkomen in een virtuele ruimte (zoals Zoom of andere hulpmiddelen voor videosamenwerking), gebruik dan voor elke bijeenkomst dezelfde vergaderlink en zorg ervoor dat deelnemers zonder de organisator kunnen deelnemen, voor het geval je op die welverdiende vakantie gaat.
Gedistribueerde teams kunnen er ook voor kiezen om asynchrone stand-ups te houden, waarbij teamleden de vragen beantwoorden via een app zoals Slack op een tijdstip dat voor hen het beste uitkomt (dit is een geweldige manier om het aantal vergaderingen die je moet bijwonen te verminderen).
De sessie begeleiden
Elke stand-up moet een begeleider hebben, of iemand die het doel van de korte vergadering begrijpt en kan helpen om het team bij de taak te houden. Dit kan iemand zijn die voor de rol wordt voorgedragen of benoemd, maar een begeleider kan ook vanzelf zijn of haar stem vinden. Beide scenario's zijn prima.
Om een succesvolle dagelijkse stand-up te begeleiden, is het belangrijk ervoor te zorgen dat iedereen aanwezig is en dat de vergadering op koers blijft. Het is ook belangrijk om enkele basisregels vast te stellen, zoals geen laptops of mobiele telefoons (voor teams die op dezelfde locatie werken) of een werkafspraak om niet te multitasken (voor hybride teams of teams op afstand).
Verzamel aan het begin van de sessie het team en vraag elke deelnemer om elk van deze drie vragen (ja, ze zijn een beetje gestandaardiseerd) in ongeveer 3 minuten of minder te beantwoorden.
Noteer tijdens het beantwoorden van de vragen eventuele afhankelijkheden of mogelijkheden om samen te werken aan het wegnemen van blokkades en het oplossen van problemen, zodat het team vooruitgang kan boeken.
Wanneer elke deelnemer klaar is, ga je verder met de volgende in een logische volgorde (om de beurt) of vraag je iedereen om willekeurig de volgende persoon te kiezen (mijn persoonlijke voorkeur; zo blijft iedereen betrokken en alert voor het geval hij of zij de volgende is!)
Terwijl je door de sessie gaat, kunnen deelnemers iets interessants vinden om over te praten dat verder gaat dan het beantwoorden van de drie bovenstaande vragen.
Veel teams hebben er baat bij om een “parkeerplaats” te gebruiken om gesprekken die niet aansluiten bij het doel van de sessie, maar wel waardevol zijn om later te behandelen, tijdelijk te “parkeren”. Nadat de sessie haar doel heeft bereikt, ga je naar de parkeerplaats om als groep alles af te handelen wat is blijven liggen.
Als iedereen de kans heeft gehad om de vragen te beantwoorden en de sessie haar doel heeft bereikt, is het tijd om af te ronden! Bedank het team, wens iedereen het beste en moedig benaderbaarheid, openheid en samenwerking aan.
6 voordelen van stand-upvergaderingen
Dagelijkse stand-ups maken een wereld van verschil voor de effectiviteit en het plezier van een team! Hier zijn enkele specifieke voordelen van investeren in dagelijkse stand-ups:
1. Gevoel van urgentie
Een dagelijkse stand-up creëert en handhaaft een gevoel van urgentie voor taken en helpt om verantwoordelijkheid voor het boeken van dagelijkse vooruitgang richting doelen te stimuleren.
2. Snelle, effectieve communicatie
De dagelijkse stand-up is een snel, effectief communicatiekanaal waarmee teamleden updates en belangrijke hoogtepunten van hun werk met de rest van het team kunnen delen en de ondersteuning kunnen krijgen die ze nodig hebben om verder te gaan.
Niets werkt zo goed als het hele team in één keer om hulp vragen, in plaats van rond te vragen via de chat of, nog erger, die gevreesde tik op de schouder die uitmondt in een gesprek van een half uur.
3. Inspecteren, aanpassen en afstemmen
De dagelijkse stand-up stelt een team in staat om het werk in hoog tempo te inspecteren, aan te passen en af te stemmen, zodat het team niet te ver van elkaar afwijkt wanneer het regelmatig bijeenkomt.
Dankzij deze korte feedbacklus hebben mensen er meer vertrouwen in dat ze de juiste dingen doen en krijgen leiders en belangrijke belanghebbenden er meer vertrouwen in dat er op elk moment aan de juiste en belangrijkste zaken wordt gewerkt.
4. Blokkades identificeren
Het identificeren en bepalen van de volgende stappen en actiepunten voor blokkades of uitdagingen die het behalen van de doelen van het team in de weg staan, is misschien wel het belangrijkste onderdeel van de dagelijkse stand-up. De mogelijkheid om snel een probleem aan te kaarten en om hulp te vragen, is bijzonder waardevol.
Stel je voor dat een blokkade een hele week zou moeten wachten voordat die in een teamvergadering wordt aangekaart! Houd teams effectief in beweging door blokkades snel te identificeren tijdens dagelijkse stand-ups en vervolgens de juiste mensen snel samen te brengen om het probleem op te lossen, zodat het team verder kan.
5. Samenwerking bevorderen
Mensen helpen over het algemeen graag, vooral als het gaat om mensen die ze aardig vinden. Dagelijkse stand-ups bevorderen samenwerking, omdat teams zich betrokken voelen bij en opgenomen voelen in het werk dat niet alleen aan hun eigen bureau, maar ook aan de bureaus van anderen plaatsvindt.
Voor mij helpt het om op de hoogte te zijn van wat er in andere groepen speelt en wat voor mijn collega's het belangrijkst is. Zo weet ik waar we als groep staan en hoe ik hen het beste kan ondersteunen.
Soms hoor ik dat een teamgenoot iets gaat aanpakken wat ik al eens heb gedaan of waarvoor ik een voorbeeld heb. Dat is een kans voor mij om hun weg naar kennis te verkorten door een handleiding of voorbeeld te delen waar ze anders om hadden moeten vragen!
6. Het teammoreel versterken
Mensen zijn sociale wezens en lossen problemen graag samen op. Dagelijkse stand-ups bevorderen niet alleen de samenwerking, maar dragen ook bij aan teambuilding doordat ze mensen helpen het gevoel te krijgen dat ze er niet alleen voor staan en deel uitmaken van een team.
Deze toename in sociale verbondenheid en ondersteuning verbetert het moreel en het emotionele welzijn van alle deelnemers. Bovendien ontstaan er relaties die zeker van pas komen wanneer er iets kapotgaat en het team snel moet samenwerken om het probleem op te lossen!
6 tips om je stand-ups effectiever te maken
Soms worden stand-ups een te vaste routine en neemt gemakzucht het over, waardoor je dagelijkse afstemming ontspoort. We vergeten het beoogde resultaat en de voordelen van samenwerking, begrip en planning en worden in plaats daarvan afstandelijk, terwijl teamleden strijden om tijd en aandacht of, erger nog, helemaal niet meer deelnemen.
Hier zijn vijf tips om van je dagelijkse stand-up minder een confrontatie te maken; voorkom enkele veelgemaakte fouten met deze 6 tips om je stand-ups effectiever te maken.
1. Verander je taalgebruik
De drie vragen klinken op zichzelf als statusvragen—we proberen dat juist te vermijden! Probeer een paar trefwoorden te veranderen en het doel om obstakels, voortgang en planning richting het behalen van doelen te bespreken, wordt eenvoudig bereikt.
- Wat heb ik gisteren bereikt waardoor we dichter bij onze doelen zijn gekomen?
- Wat ga ik vandaag bereiken waardoor we dichter bij onze doelen komen?
- Wat belemmert mij om onze doelen te bereiken?
Deze verandering voorkomt ook gesprekken als “Ik heb een vergadering bijgewoond”, “Ik heb pizza gegeten tijdens de lunch”, “Ik heb mijn hond uitgelaten (wacht, was je niet aan het werk?!)”
2. Verspilling elimineren
Als je merkt dat je dagelijkse vergadering te lang duurt of uitloopt op te veel geklets, kun je dan deze drie meer gerichte vragen proberen:
- Wat heb je bereikt waar we samen bij kunnen stilstaan?
- Wat moet het hele team weten over wat er hierna gebeurt?
- Waar heb je hulp bij nodig?
Het bereikt nog steeds hetzelfde resultaat, maar voorkomt enkele gesprekken die niet rechtstreeks verband houden met het behalen van gezamenlijke doelen. Moet het team weten wat je tijdens de lunch hebt gegeten? Nee. Moeten ze weten welke vergadering je hebt bijgewoond? Misschien. Waar heb je hulp bij nodig? Ja!
3. Verminder afleidingen
Dit is eenvoudig, maar er zijn enkele variaties afhankelijk van de werklocatie van het team. Als mensen uit het raam kijken en geen aandacht besteden aan wat er gebeurt, verplaats de groep dan weg van het raam of doe een zonwering naar beneden om het zicht te blokkeren.
Zijn andere teams te luidruchtig? Ga naar een andere ruimte. Kijken teamleden naar computers en doen ze meerdere dingen tegelijk? Probeer dan een andere ruimte of een ander medium. Luistert iemand niet? Laat iedereen die fysiek aanwezig is de ogen sluiten of laat mensen die virtueel deelnemen een stap achteruit doen van hun computer, zodat het team gericht tijd en aandacht aan elkaar kan besteden. Experimenteer.
4. Loop het bord door, niet het team
Veel teams gebruiken een Kanbanbord of werkbord om werkitems die in uitvoering zijn te bekijken. Veel teams houden hun dagelijkse stand-up bovendien elke dag in dezelfde volgorde. Ja, we moeten om de beurt spreken, maar probeer in plaats van het bord op basis van de teamleden te ordenen, elke kolom op het bord in volgorde te behandelen!
Teams bekijken nu alle items die in uitvoering zijn tegelijk, niet alleen hun eigen items. Dit neemt de vraag “Waar werk ik hierna aan?” weg, omdat ze kunnen zien wat nog in uitvoering is. Het houdt de focus op de taken die helpen de teamdoelen te bereiken en kan zichtbaar maken wanneer teams aan items buiten de scope werken.
5. Oefen dankbaarheid
Wanneer we dankbaarheid beoefenen of iets benoemen waarvoor we dankbaar zijn, herprogrammeren we onze hersenen om het goede in het leven te zien, en niet alleen wat onaf is, chaotisch verloopt of ons blokkeert. Iets vinden om dankbaar voor te zijn kan helpen stress en onzekerheid tegen te gaan en tegelijkertijd teamwork en kameraadschap te stimuleren (Bron: HBR).
Overweeg een vraag toe te voegen aan jullie dagelijkse stand-uproutine met drie vragen: “Waar ben je dankbaar voor?” en pluk er als groep de vruchten van! Misschien leer je zelfs iets meer over de mensen met wie je werkt en wat zij het meest waarderen aan hun levenservaringen.
6. Houd het fris
De dagelijkse stand-up kan nog steeds saai worden (we doen dit elke dag!). Houd het fris door af en toe iedereen een flauwe grap te laten vertellen, een bal rond te gooien en zo nu en dan iets lekkers mee te brengen.
Dit maakt het ook leuker en kan de band binnen het team versterken! Overweeg de momenten waarop je voor vernieuwing zorgt af te stemmen op teamvieringen, zoals verjaardagen, feestdagen of bedrijfsevenementen.
Tip voor managers van meerdere projecten en personeelsmanagers
Als je aan meerdere onderling verbonden projecten werkt of meerdere teams aanstuurt die elk een stand-up hebben, denk dan na over de volgorde van die stand-ups gedurende je dag.
Als je vroeg op de dag overlegt met je collega's of met een groep belanghebbenden op hoog niveau, kun je vervolgens belangrijke informatie via de stand-ups die je later bijwoont doorgeven aan andere teamleden.
Een doordachte volgorde stelt leiders in staat informatie snel door te geven en verbetert de perceptie van transparantie binnen de organisatie. Mensen willen zich betrokken voelen en het gevoel hebben dat ze snel informatie ontvangen die relevant is voor hun werk — stand-ups in een bepaalde volgorde plannen is een eenvoudige manier om jezelf de kans te geven aan deze behoeften te voldoen!
Stel je een volgorde als deze voor:
- Stand-up van het leiderschapsteam
- Stand-up van het team
- Stand-up van het project
Laten we dit doen!
Je beschikt over de hulpmiddelen en kennis die nodig zijn om effectieve stand-upbijeenkomsten te faciliteren.
Onthoud: elk team, elk project en elke context kan baat hebben bij dagelijkse stand-ups. Dus waar wacht je nog op? Zet die eerste stand-upbijeenkomst gewoon in de agenda en ga ervoor! Kijk wat het team ervan vindt en pas gaandeweg aan.
Zorg er onderweg voor dat je je abonneert op The Digital Project Manager om meer te leren over hoe je teams naar effectieve resultaten begeleidt.
