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Vous avez des visions de croissance pour votre équipe et votre entreprise, mais pour transformer ces visions en réalité, vous devez disposer des bons outils de GPP pour gérer efficacement vos projets et vos ressources à mesure que vous évoluez.

Les meilleurs outils GPP

Nous avons vu beaucoup d’excellents logiciels de gestion de portefeuille de projets, mais ceux-ci sont supérieurs aux autres. Nous examinons en profondeur les avantages et les inconvénients des outils suivants dans cette étude :

La croissance de votre équipe – et de votre entreprise en général – par le biais de projets de plus en plus importants est primordiale afin d’être une entreprise compétitive sur le marché actuel. Avec les outils de gestion de portefeuille de projets, vous pouvez recueillir et consolider des données sur vos projets afin de gérer les risques, les ressources, les échéanciers, les budgets et bien plus encore.

Project Portfolio Management Software

Il n’y a pas de pénurie d’excellents outils de GPP, c’est pourquoi nous fournissons une évaluation détaillée des meilleurs d’entre eux dans cet examen des outils de GPP. Découvrez ce que font les outils de GPP, comment se comparent les meilleurs outils de GPP et comment savoir si vous choisissez le logiciel idéal pour votre portefeuille de projets et vos objectifs commerciaux.

Mais d’abord, quelques notions de base:

Qu’est-ce que la GPP?

En gestion de projet, la GPP est la gestion de portefeuille de projets. Dans la GPP, un gestionnaire de portefeuille de projets jette un regard de haut niveau sur l’ensemble des projets et des programmes (dont certains peuvent être directement liés et d’autres non) dans le portefeuille d’une entreprise.

Un projet unique est la cellule élémentaire d’une organisation. Zoom arrière, et nous avons la gestion de projet, qui se soucie de l’exécution nécessaire à l’achèvement des projets. Zoom arrière plus, et nous voyons les différents projets qu’une organisation entreprend. La GPP vise à s’assurer que ces projets distincts sont entrepris d’une manière qui se complète en termes de ressources, d’échéanciers et d’objectifs opérationnels globaux.

Que fait un chef de portefeuille de projets?

Un chef de portefeuille de projets supervise, contrôle et dirige les tâches associées à la gestion d’un portefeuille de projets. Cette personne a besoin des compétences d’un maître d’échecs pour diriger adéquatement l’équipe et terminer les projets, idéalement dans les délais et le budget. L’éventail des responsabilités de ce poste est immense et concerne souvent les chercheurs, les analystes et les clients qui gèrent la coordination de haut niveau des projets, suivent les tendances actuelles du marché et anticipent celles à venir.

Que font les outils de GPP et comment peuvent-ils vous aider?

Project Portfolio Management software - ppm tools

Découvrez les avantages de l’utilisation des outils de gestion de portefeuille de projets

Gardez votre projet sur la bonne voie : Vous êtes aussi bon que les données que vous avez. Utilisez le logiciel de GPP pour éviter le piège de prendre de mauvaises décisions fondées sur des renseignements périmés ou non pertinents.

Fournissez une vue d’ensemble des activités au niveau de la direction : Les statistiques détaillées d’un projet sont tout simplement impossibles à stocker dans votre tête. Lorsque vous gérez plusieurs projets, vous avez besoin d’un logiciel capable de fournir des données plus avancées – et les dirigeants vous adoreront grâce à cela! Le fait de prouver aux intervenants la valeur et la justification des décisions d’une manière concise vous aidera à préparer des analyses de rentabilisation solides pour vos projets.

Affectez des ressources : L’amélioration des décisions d’affaires est au sommet de la liste des priorités de toute entreprise qui réussit. Le logiciel de GPP vous indique qui travaille sur quoi et pour combien de temps, ce qui vous permet d’allouer et de redistribuer les ressources en conséquence.

Corrigez les problèmes de performance : Lors de la gestion d’un portefeuille de projets, vous pourriez commencer à identifier les endroits où les mêmes problèmes surviennent de façon récurrente. Un outil de GPP efficace vous aide à suivre les indicateurs de santé du projet (comme le rendement du capital investi) et à déceler toute tendance malsaine.

Évaluez les risques : Le logiciel GPP fournit des données et de la transparence dans vos projets non seulement pour identifier les risques, mais aussi pour les quantifier et explorer des solutions au moyen des données de votre portefeuille.

The Digital Project Manager est sponsorisé par le lecteur. Lorsque vous cliquez sur les liens de notre site, nous pouvons gagner une commission. En Savoir Plus.

En bas de l’article, nous incluons un tableau résumant les informations de base sur les outils décrits dans cet article ainsi qu’une explication de nos critères de sélection, afin que vous puissiez comprendre comment nous avons fait cette liste de logiciels de gestion de flux de travail.

Overview Of The Best Project Portfolio Management Software (PPM Tools)

  • 14 days free trial
  • From $17/month for 2 users

1. monday.com

monday.com is a great project portfolio management software because of the way the tool has done away with a lot of the trimmings of typical management tools and focused on simple, visually intuitive layouts that help clarify the sequence of work.

monday.com allows you to allocate & prioritize tasks, use various views in order to see where everything stands, and track multiple projects using dashboards that provide high-level insights in a visual and intuitive way. The platform is completely customizable so you will be able to adjust it to your workflow. The platform also provides powerful and customizable notifications and automation so you and your team can focus on what’s important.

With monday.com you can plan, manage and track your budgets in an intuitive interface. You can track expenses, income, their dates, and attach needed files to each item. And thanks to the various columns, you can filter items by many different variables such as status, people, text, time, location and others. Formula columns are also available.

While monday.com doesn’t offer traditional automated reporting, it is built to show the big picture at a glance to help you analyze various aspects of your projects and processes. To learn about the different capabilities that help analyze performance, scope out their detailed explanation here.

monday.com’s integrations include project management apps like Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform and many more, accessible via Zapier.

monday.com costs from $17/month for two users. The company’s customer support is available 24/7 by phone or email and answers within 10 minutes.

Summary of monday.com:

  1. Resource management: Pass
  2. Financial administration: Pass
  3. Risk management: Pass
  4. Reporting & analytics: Fail
  5. Integrations: Pass
  • 30 days free trial
  • From $25/user/month

2. Celoxis

Celoxis is an all-in-one project portfolio management software and work collaboration platform that is successfully adopted by brand like HBO, Rolex, Virgin Care, Adobe, Staples, LG, and Deloitte. Being a full-featured project portfolio management system, Celoxis is still very intuitive and easy to use for teams of all sizes.

With Celoxis, you get comprehensive resource management capabilities. It lets you easily allocate resources based on skills, roles, and availability as well as view cross-portfolio resource workload to optimally utilize your workforce. You will find tools for capacity planning, demand management, and project requests. When it comes to tracking project financials, you can automatically get cost/revenue estimates from your plans. You can also track budgets, costs and profits in real-time as well as plug billing leaks by timely invoicing your clients. Celoxis’ reporting features let you slice, dice and visualize data your way. You can get aggregated information about your projects with fully customizable portfolio dashboards. Celoxis comes pre-built with common workflows to help bug/issue tracking and risk management. These workflows are very adaptable to suit your organizational processes without having to resort to emails and spreadsheets.

Celoxis integrates seamlessly with hundreds of popular business applications through first-class integration connectors and web-based API. This includes critical platforms like Jira, Salesforce, QuickBooks Online, Excel, Slack, Google Apps and more.

Celoxis is one of the few tools that offer SaaS and On-Premise deployment options. Celoxis costs $25/user/month with additional commitment discounts.

Summary of Celoxis:

  1. Resource management: Pass
  2. Financial administration: Pass
  3. Risk management: Pass
  4. Reporting & analytics: Pass
  5. Integrations: Pass
  • freemium version
  • From $69/month for 15 users

3. Proggio – Free portfolio management software designed to help teams of all sizes

Proggio is a free portfolio management solution that’s visually intuitive and cloud-based. It is designed to help teams of all sizes visualize and manage their projects on all levels—from portfolio through project plans and down to detailed tasks and resources loading analysis. Verifone, Versace, Sodastream, Abbott, and Taboola are among Proggio customers.

Proggio’s patented technology brings collaboration and employee engagement to a new level. Its unique interface helps to focus on the relevant data, whether you are an executive, project manager or a team member.

With Proggio, individual tasks can be given deadlines and assigned to team members. The built-in messaging enables communication and collaboration in real-time. Task dependencies can be tracked, milestones can be visualized, and buffers can be built into project plans. The click-and-drag interface allows you to forecast the impact of delays and missed deadlines.

Planned and actual expenses can be added to each activity, allowing you to generate budget reports. These reports can include details of planned and actual expenses and labor costs, a summary of project costs up to the current date, and expected costs until the project is completed.

Proggio integrates various apps, including G-Suite, MS 365 and Jira (2-way sync). It also has an API access, 500+ apps connection via Zapier, and import/export option. The company provides support from real project experts via chat and email.

Proggio offers a free plan for a single project, and paid plans starting at 69$ per month for 15 users ($4.60 per user per month).

Summary of Proggio:

  1. Resource management: Pass
  2. Financial administration: Pass
  3. Risk management: Fail
  4. Reporting & analytics: Pass
  5. Integrations:  Pass
  • Free trial available
  • From $60/user/month

4. Sciforma

Sciforma PPM is a robust project portfolio management software solution that allows PMOs and project delivery leaders to achieve higher growth and reach strategic objectives through more efficient and effective management of the project portfolio. Functionally scalable, PMOs (no matter what the PPM maturity) can take advantage of Sciforma’s critical PPM capabilities: portfolio and program, resources, demand, project planning, time tracking, and collaboration to make smarter, data-driven decisions. Discover powerful portfolio status overviews, project health scores, portfolio simulations, strong capacity planning, and much more.

This tool provides a flexible platform in which you can manage multiple project environments on both the project- and portfolio level, including IT, NPD/R&D, professional services and public sector. In Sciforma, PMO managers will find rich strategy and portfolio planning facilities, while team members can take advantage of its offering of state-of-the-art tools for project collaboration and task execution. Sciforma makes the most sense from a technology deployment risk-reward perspective: it’s robust, easy to implement, and quick to scale.

Sciforma’s demand and portfolio management help prioritize the project portfolio. Its features include advanced budget-driven ranking options, dynamic business case criteria, and scoring, and multi-scenario simulations. For project and resource management, you’ll find features to deploy and mobilize projects: a powerful Gantt view with the critical path, sophisticated cost, and budget management, integrated agile, resource utilization reporting, and capacity planning. You can analyze and optimize projects with key project metrics on configurable dashboards and reports.

Sciforma integrates with various line-of-business tools most common in organizations through the software’s API. This includes platforms such as Exchange, Google Calendar, Jira, Salesforce, Sharepoint, Yammer, Quickbooks, VersionOne, Oracle, SAP, Sage, and many more.

Sciforma costs starting from $20-$60/user/month plus a one-time implementation fee. Discounts are available for selected user types.

Summary of Sciforma:

  1. Resource management: Pass
  2. Financial administration: Pass
  3. Risk management: Pass
  4. Reporting & analytics: Pass
  5. Integrations: Pass
  • 14 days free trial
  • From $12/user/month

5. Hive

Hive is a project management tool, collaboration platform and PPM tool that powers companies like Starbucks, Uber, WeWork, and IBM. With AI-based analytics, thousands of integrations, flexible project views, and more, Hive streamlines your work in one centralized platform. Used by teams of varying sizes, from 10 people to 1,000, Hive is a great option for a diverse range of companies and work styles.

Hive’s time-tracking, analytics, and flexible view capabilities allow for transparent understanding of other team members work and upcoming projects. Hive also has one of the first full email integrations in any project management tool, which allows you to send and receive Gmail and Outlook messages from the app. Choose Hive if you’re in the market for a well-laid-out, comprehensive PPM tool that can be scaled up or down based on team needs.

The tool costs $12 per user per month when billed annually.

Summary of Hive:

  1. Resource management: Pass
  2. Financial administration: Pass
  3. Risk management: Pass
  4. Reporting & analytics: Pass
  5. Integrations: Pass
  • 14 days free trial
  • From $9.8/user/month

6. Wrike

Wrike has achieved international renown as a PM tool. With a focus on managing tasks and group collaboration, Wrike is similar to platforms like JIRA, Clarizen or Asana.

Wrike’s resource management capabilities are powered by lots of live-tracking, with a simplified overview of team workloads making it easy to track and balance resources. The Gantt chart feature also provides a visual timeline for setting dependencies and making real-time adjustments. Time and budget tracking features allow for financial administration, and you can use Wrike’s report-building wizard to create real-time, interactive reports (with graphs, status updates, etc). There’s also a feature for scheduling notifications that it’s time for a regular report update or review.

Wrike’s integrations and accessibility is one of the most favored aspects of this platform: not only is it supported on Mac, Windows, Android, and iOS, it integrates with a variety of apps like Jira, Box, Adobe Creative Cloud, GitHub, Microsoft, Zapier, and many more.

Wrike costs from $9.80/user/month.

Summary of Wrike:

  1. Resource management: Pass
  2. Financial administration: Pass
  3. Risk management: Pass
  4. Reporting & analytics: Pass
  5. Integrations: Pass
  • Free demo
  • From $24/user/month

7. Changepoint

Changepoint offers a well-rounded tool for managing multiple aspects of a project portfolio—financial, contract, resource, project, time and expense, and revenue management. Financial analysis is a strong point of this tool, making it a good choice for project portfolio managers who need to be able to improve cash flow and accurately forecast revenue, margins, and costs.

The variety of PPM tasks that Changepoint facilitates is impressive. It offers Gantt charts, task management, and workflow tools, in addition to real-time financial analysis tools with multi-currency support. It doesn’t offer as much in terms of reporting as some of the other tools (like Workfront and Wrike with their easily configurable reporting dashboards) but it does offer some essential financial reporting features.

Changepoint is a flexible tool that can be deployed via the web, cloud and/or SaaS, and it integrates with a large number of additional tools: JIRA, the MS suite, SAP, Google, Dropbox, and many others.

Changepoint costs from $24/user/month.

Summary of Changepoint:

  1. Resource management: Pass
  2. Financial administration: Pass
  3. Risk management: Pass
  4. Reporting & analytics: Fail
  5. Integrations: Pass
  • Free demo
  • From $45/user/month

8. Liquid Planner

Last, but certainly not least, we have Liquid Planner. For portfolio managers who are looking for a rich, clean visual experience, Liquid Planner delivers with its customizable dashboards and multiple views showing simple, clear visualizations of your project data. Liquid Planner’s whole system is quite visual and minimalistic, making it easy to learn and understand. Its cross-project visibility module makes it ideal for project portfolio management, with additional modules for smart scheduling, resource management, collaboration, time-tracking. On top of this, Liquid Planner provides a robust set of advanced analytics features to analyze project performance, costs, provides, client portfolios, baseline trends, and more.

Liquid Planner integrates with JIRA, Trello, Slack, Google Sheets, Zendesk—just to name a few.

Liquid Planner costs from $45/user/month.

Summary of Liquid Planner:

  1. Resource management: Pass
  2. Financial administration: Pass
  3. Risk management: Pass
  4. Reporting & analytics: Pass
  5. Integrations:  Pass
  • Free demo
  • From $2,750

9. Oracle Primavera

Oracle has been in the game of software development for a long time, and they deliver enormous value and variety in their suite of project and portfolio management tools. The Primavera Portfolio Management solution has nearly unlimited configurability and is built to scale to an enterprise level. Of the PPM tools, Oracle Primavera is capable of higher complexity analysis—while some organizations require the deep levels of configuratibility and granularity, for others, the advanced nature of this tool could make it cumbersome. It’s a robust tool, and it comes with a learning curve.

Primavera’s resource management features include progress tracking, workflow configuration, tools for performing “What if” scenarios, tools for comparing past projects and projecting future ones. The financial administration features allow you to review projects and portfolios to identify where to assign and withdraw investment, with insights on business case, funding, and staffing that let you select the best investments. The reporting and analytics are highly configurable, and the platform offers a multitude of ways to analyze the projects in your portfolio—comparing sets of project metrics, high-level Gantt charts, investment dependencies, and much more.

Primavera’s integrations are more focused on enterprise organizations than on lean agencies who want to hook up all their time-tracking apps and Kanban tools. Instead, Primavera integrates with enterprise names like Oracle’s Autovue, SAP, an Oracle E-Business Suite, PeopleSoft Projects, and several more.

Oracle Primavera costs $2,750

Summary of Oracle Primavera:

  1. Resource management: Pass
  2. Financial administration: Pass
  3. Risk management: Pass
  4. Reporting & analytics: Pass
  5. Integrations: Pass
  • 30 days free trial
  • From $30/user/month

10. Workfront

Workfront is an online platform designed for a slightly narrower niche, working well for agencies, IT teams, service teams, and marketing teams. One great aspect of this tool is their offering of in-depth courses for learning and mastering the software, in addition to 24/7 online support.

Workfront’s resource management functionality lets you organize time and expenses, track milestones, and see an overview of projects’ progress on a simple dashboard. You’ll find tools for demand management and Gantt charts, as well as financial reporting that gives insight into actual vs. planned resource hours, budget spends, contracted revenue, and more. Workfront’s reporting features allow you to automatically send scheduled reports to stakeholders, with simplified visualizations that make them easy-to-read on the client-facing side.

Workfront has a unique solution when it comes to integrations. They’ve built an integration platform to accompany the Workfront solution (called Workfront Fusion). Through the platform,  you can sync information from more than 150 applications, including Airtable, Dropbox, Google Analytics, Excel Online, Harvest, GoToMeeting, Mailchimp, Mavenlink, Marketo, Jira, Amazon SNS, and dozens more—code-free.

Workfront costs from $30/user/month.

Summary of Workfront:

  1. Resource management: Pass
  2. Financial administration: Pass
  3. Risk management: Pass
  4. Reporting & analytics: Pass
  5. Integrations: Pass

Le tableau récapitulatif des meilleurs outils de GPP

Voici un tableau récapitulatif avec les informations essentielle : comparez facilement les essais et démos gratuits et les prix, ainsi qu’une note montrant comment nous évaluons l’outil.

Critères de sélection des logiciels de gestion de portefeuille de projets

Dans notre sélection d’outils de GPP, nous avons réduit nos critères à quelques points essentiels. Passons en revue les critères les plus importants pour choisir le meilleur outil de GPP qui convient à votre équipe.

  • Gestion des ressources Tout comme les outils de gestion de projet avec un logiciel de planification des ressources, le logiciel de GPP avec gestion des ressources vous aidera à prendre de meilleures décisions. Cela comprend des fonctions de planification des ressources et de gestion des échéanciers et des projections.
  • Administration financière – Les outils de GPP devraient vous aider à améliorer l’exactitude de la gestion de vos projections financières, grâce à la fonctionnalité d’estimation des coûts et de gestion des budgets. Le meilleur logiciel a la possibilité de gérer la paie et la facturation des paiements en général.
  • Gestion des risques – Les outils de gestion des risques nous permettent de planifier en conséquence, d’élaborer des plans de réponse aux risques et d’estimer facilement l’impact des scénarios de simulation.
  • Rapports et analyses – Avec des rapports robustes et rationalisés qui vous permettent de voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, vous vous préparez au succès futur. Les logiciels modernes de gestion de portefeuille doivent offrir de multiples options pour la production de rapports. Les tableurs constituent une base de référence, mais il existe de nombreux outils modernes de GPP avec d’excellents outils de visualisation des données pour communiquer les données aux intervenants.
  • Intégrations – Parce qu’il n’existe pas de logiciel de GPP parfait, nous avons besoin d’outils qui se synchronisent ou s’intègrent avec d’autres outils de gestion de projet.

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de portefeuille pour vos projets?

Maintenant, vous avez un aperçu des outils de GPP les plus populaires sur le marché. À ce stade, nous vous guiderons à travers les dernières étapes pour choisir la meilleure solution de GPP pour votre organisation. Posez-vous ces questions lorsque vous choisissez un logiciel de GPP :

Quel est votre niveau de maturité en GPP?

Selon le modèle Gartner, vous pouvez déterminer la maturité de votre entreprise en la plaçant dans l’un des 5 modèles suivants (par ordre croissant de maturité) :

  1. Réactif – ceci tient compte de toutes les organisations ayant une approche ad hoc des projets. Il y a un besoin minimal d’outils de GPP haut de gamme, bien qu’ils s’avéreront nécessaires pour la croissance.
  2. Discipline émergente – prochain niveau de gestion et d’approche des projets. Il implique l’utilisation d’outils GPP de base mais à un niveau plus fréquent et plus avancé.
  3. Intégration initiale – suit une approche plus holistique de la GPP. C’est à ce stade qu’un modèle d’organisation plus large est nécessaire. Des décisions risquées pourraient faire surface, et le suivi des données doit être au point.
  4. Intégration efficace – C’est le point où l’automatisation devient nécessaire, et un gestionnaire a besoin d’autant d’aide que possible afin d’exécuter tout dans les délais et le budget.
  5. Innovation efficace – C’est la finalité à laquelle tout le monde aspire. Les GPP sont pleinement utilisés à plusieurs niveaux et un bureau de gestion de projet d’entreprise est installé pour en faciliter l’exécution.

Qu’est-ce qui est le plus important?

Prenez le temps de bien planifier les exigences de votre équipe pour un outil GPP. Analyser le travail passé et les projets futurs potentiels, et essayer de faire une évaluation aussi objective que possible. Utilisez cet article comme un aide-mémoire et consultez autant de sources que possible avant de choisir votre outil GPP idéal.

Comment l’outil de GPP pourrait-il s’intégrer à votre flux de travail?

Pensez à tous les outils que vous et votre équipe utilisez en plus d’un outil GPP. Vérifiez la compatibilité de l’intégration et voyez dans quelle partie du cycle de projet vous allez intégrer l’outil nouvellement acquis en premier.

Combien de temps pour l’installer?

Gardez simplement à l’esprit que vos projets en cours pourraient avoir besoin d’un court arrêt afin d’intégrer complètement un nouvel outil GPP. En outre, pensez à la prise en charge de différentes plateformes natives, comme Android et iOS, et intégrez-les dans votre équipe en conséquence.

Facilité d’intégration

Votre équipe aura besoin de temps pour apprendre et s’adapter au nouvel ensemble d’outils GPP qui leur sera présenté. Tenir compte de tous les facteurs comme le temps d’apprentissage, la disponibilité du matériel d’apprentissage, la formation et le soutien du fournisseur du logiciel, etc.

Coût

Enfin et surtout, ces outils GPP ont un prix. Après avoir calculé le budget que vous pouvez vous permettre, n’oubliez pas que chaque outil GPP est rentable grâce au service qu’il fournit.

Autres outils GPP

Nous avons préparé une liste d’outils GPP supplémentaires que vous pourriez envisager :

Vous voulez de l’aide pour réduire les options?

Cet outil est très utile. Nous nous sommes associés à Crozdesk pour vous donner accès à leur “Software Finder”.

Si vous saisissez certains détails sur votre projet et les fonctionnalités que vous recherchez dans un outil de gestion de projet, une liste d’outils correspondant à vos préférences sera générée. Vous fournissez votre email, et ils vous envoient un beau guide PDF avec un résumé de vos meilleures options.

Qu’en pensez-vous?

Êtes-vous d’accord avec notre liste? Comment aborderiez-vous ce sujet? L’équation de la gestion du portefeuille de projets tient compte d’une tonne de facteurs, et tout nouvel apport est toujours le bienvenu.

 

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Ben Aston

About Ben Aston

Je suis Ben Aston, chef de projet digital. Je travaille dans l'industrie depuis plus de 10 ans au Royaume-Uni dans les plus grandes agences digitales de Londres, notamment Dare, Wunderman, Lowe et DDB. J'ai tout livré, des vidéos virales aux CMS, en passant par les jeux flash, les bannières publicitaires, l'eCRM et les sites de commerce électronique. J'ai eu la chance de travailler pour un large éventail de bon clients: des marques automobiles comme Land Rover, Volkswagen et Honda, des marques utilitaires comme BT, British Gas et Exxon, des marques FMCG comme Unilever et des marques d'électronique grand public comme Sony.

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