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Meilleurs OutilsOutils de communication et de collaboration

10 Meilleurs Outils de Communication Pour des Conversations d’équipe Plus Engagées et Plus Efficaces

Vous vous perdez dans les emails et les textes ad hoc de vos collègues? Voici une liste des meilleurs outils de communication que j’ai rencontré pour rationaliser votre communication au travail.

By 15/01/2021 No Comments

Il y a beaucoup de choix quand il s’agit de logiciel de communication idéal pour votre équipe, mais ces 10 outils de communication se sont démarqués dans notre évaluation:

  1. monday.com - Best communication tool for project management
  2. Volley - Best free video messaging software
  3. TeamGantt - Best external communication tool
  4. ProWorkflow - Best for email and project communication integration
  5. Teamwork - Best marketing communication tool
  6. Nutcache - Best for internal team communications
  7. Pastel - Best communication tool for website and UX design
  8. Gain - Best communication tool for social media content
  9. Hive - Best communication tool for completing project work
  10. Ryver - Best communication tool for remote teams

Avez-vous vraiment besoin d’un outil de communication? Nous pouvons tous communiquer assez facilement lorsque nous sommes assis les uns à côté des autres dans le bureau, mais que se passe-t-il si nous travaillons avec des équipes distantes, de façon asynchrone ou dans des fuseaux horaires différents?

Les projets déraillent souvent à cause de simples malentendus – parce que les conversations qui devraient avoir lieu, n’ont pas lieu. Ainsi, les outils de communication peuvent aider à faciliter les conversations qui nous aident à résoudre le défi auquel nous sommes tous confrontés pour nous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Communication Tools DPM Logo Soup 2021

Soyons réalistes, diriger (ou faire partie) d’une équipe qui réussit est une tâche exigeante, il est important d’être capable d’avoir rapidement et facilement des discussions pour fournir des clarifications et une orientation. Avoir la bonne information est crucial, bien sûr, mais l’avoir au bon moment est idéal, et ces outils sont là pour vous aider à faire avancer les choses, grâce à une communication d’équipe claire et rapide.

Aujourd’hui, tant d’applications de communication sont peu coûteuses (ou gratuites) – c’est un jeu d’enfant pour les agences, les studios et les startups qui ont besoin de coordonner les efforts des projets rapides réalisés par des équipes distribuées. En fait, de nombreuses jeunes entreprises comptent beaucoup sur les applications de communication au travail jusqu’au moment où elles sont prêtes à évoluer et à se mettre à niveau avec des logiciels de gestion de projet plus complets.

Nous évaluons ici des outils spécialement conçus pour la communication en ligne au travail. Vous découvrirez comment choisir le bon outil pour élever la communication de votre équipe à un niveau supérieur.

Que sont les outils de communication d’équipe? Et comment peuvent-ils vous aider?

Les outils de communication sont des applications qui servent de salle de réunion virtuelle en ligne pour les membres de l’équipe. Ils aident votre équipe à avoir des conversations, à échanger des données vitales sur le projet, à mettre les autres au courant de l’avancement, à partager des fichiers et à créer du travail en collaboration.

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Si vous êtes dans la gestion de projet, même pour une seule journée, vous connaissez le rôle important qu’une bonne communication joue dans une équipe. Certains des outils logiciels de gestion de projet les plus robustes comprennent déjà des fonctionnalités de communication d’équipe, mais ici, nous explorons les meilleurs outils spécialisés dans la communication. De nos jours, être en ligne et connecté avec chaque membre de l’équipe n’est pas un luxe, mais un standard – et un bon standard en plus.

The Digital Project Manager est sponsorisé par le lecteur. Lorsque vous cliquez sur les liens de notre site, nous pouvons gagner une commission. En Savoir Plus.

Les meilleurs outils de communication pour accroître l’efficacité de votre équipe

communication-tools-featured-image

  • 14 days free trial
  • From $17/month for two users

monday.com - Best communication tool for project management

monday.com allows users to link messages to tasks, as well as mention users in comments to ensure relevant team members are notified.

monday.com is an intuitive platform where teams can track processes and workflows, communicate within and across teams, and bring all of their tools together under one system. Its simplistic design and flexible features mean teams can get started in minutes.

Teams can communicate easily by mentioning one another on updates and host conversations in context around certain projects or tasks. Sharing files is easy with Google Drive and Dropbox integrations and continuing the conversation on other platforms is made simple with Zoom and Slack integrations.

monday.com acts as a central place for teams to track projects, manage time, build and share reports, send messages, and easily understand and improve their workflow.

monday.com has over 40 integrations including Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Zendesk, Typeform, and many more that are accessible via Zapier. monday.com allows teams to collaborate and communicate from everywhere—ensuring transparency and real-time updates.

monday.com costs from $17/month for two users.

  • Freemium version

Volley - Best free video messaging software

Volley video messaging for teams

Volley gives project teams a new way to move work forward using asynchronous video messaging. Unlike text-first communication methods, Volley’s video-first approach provides teams a way to communicate faster with more context, richness, and humanity.

Volley was built specifically for remote teams who are collaborating on projects. You can easily create a workspace and invite your team which will allow them to create channels and conversations with one another. Your team can use both the mobile (iOS, Android) and desktop (Mac, Windows) apps to stay connected. You can also publish volleys directly to Slack channels with a simple integration.

With Volley, teams and project managers can do everything from sending a video volley for a standup, kicking off code review with a screen recording, explaining a concept on your whiteboard, and/or forwarding praise from a client in a team channel. You can organize videos by workspace or channel, mark items for follow up, and integrate with tools you already use (like Slack and MS Teams).

Volley is a relatively new product which is free for teams to use with their “free forever” version. There isn’t one yet, but a premium version is said to be in the works.

  • freemium version
  • 14 days free trial
  • From $24.95/month

TeamGantt - Best external communication tool

Share project milestones and progress both internally and externally.

TeamGantt is an online project management solution that works right in your browser, making it compatible with any OS. Users can plan and manage projects using Gantt charts and invite co-workers, teammates, and friends to view and collaborate on your work.

Users can see every project update and document on a single page and quickly share them with both internal and external stakeholders, making communication efficient and reliable.

TeamGantt’s project management software lets you keep all of your tasks, documents, conversations, and team availability in one place. You can also connect documents and conversations directly to the associated task or milestone.

TeamGantt integrates with Slack, Trello, Basecamp, Google Calendar, iCal, and Outlook. Or, build a custom integration using TeamGantt’s public RESTful API.

TeamGantt is free for up to 3 users and 1 project. Paid plans cost from $24.95/month.

  • 14 days free trial
  • From $10/user/month

ProWorkflow - Best for email and project communication integration

Keep clients informed by integrating contact details and communication within the software.

Created in 2002, ProWorkflow was designed as a project management and communication solution. An internal messaging system connects users to one another as well as external clients. Make messages public or private, according to need, and facilitate workflow by attaching images and files. Incorporated, as well, is a WYSIWYG editor.

This tool also supplies comprehensive messaging features that are integrated with your existing email. Recipients can reply to the message from their email client and replies are added to the project discussion. The ProWorkflow mobile app works with a touchscreen smartphone or tablet and offers core features like message notification alerts, shared notes, internal project requests, and free client & contractor access.

ProWorkflow integrates with tools like Xero, Quickbooks, KashFlow, FreshBooks, MYOB AccountRight, Box Storage, DropBox, Google Drive, Microsoft OneDrive, and hundreds more through Zapier.

ProWorkflow costs from $10/user/month, which includes a maximum of 10 active projects.

  • freemium version
  • 30 days free trial
  • From $9/month

Teamwork - Best marketing communication tool

Send team members direct messages within the Teamwork platform, and filter conversations as needed.

Used by over 20,000 companies, Teamwork has all the project management functions you would expect plus features keyed-in to communication needs, like Teamwork Chat, a centralized work board, templates for project consistency, and user capacity check-ins.

Teamwork Projects excels in levels of collaboration that any marketing team will find useful, like task-specific communication channels, social media content channels, real-time activity logs, and “notebooks” for additional data compilation.

Integrations include Gmail, HubSpot, Slack, Float, Numerics, Automate.io, timeBro, Userback, Easy Insight, Integromat, Chatify, PieSync, and hundreds more through Zapier.

The user interface can be intimidating compared to alternatives, which may be difficult if you need to onboard a variety of external clients. Additional graphics or more digestible data on the dashboard, for example, would be welcome. This lost them a few points in the UX category of the review.

Teamwork Projects costs from $9/month and has a freemium version of the software for up to 2 projects.

  • 14 days free trial
  • From $6/user/month

Nutcache - Best for internal team communications

Communication is built-in to projects, tasks, and workflows on Nutcache.

Nutcache is a project management tool with a suite of communication and collaboration tools built into daily workflow processes.

Use the Gantt chart to plan, track, and visually organize your tasks with easy drag, drop, and, click editing techniques. Nutcache offers tools to prioritize and focus on critical tasks: build custom workflows and attach multiple assignees to a task, break down each phase of your project, make adjustments to reschedule your tasks, and visualize project deadlines.

Integrations include Dynacom Accounting, PayPal, 2Checkout, Stripe, Authorized.Net, QuickBooks Online, Google Sign In, Google Drive, GitHub, Slack, and hundreds of other apps through Zapier.

Nutcache costs from $6/user/month with a “Pro” plan that requires 5 users.

  • freemium version
  • 14 days free trial
  • From $49/month

Pastel - Best communication tool for website and UX design

Users can leave feedback and comments directly on wireframes and live websites.

Pastel is a communication tool specifically made for website design and feedback. Type in a website URL and share a link with anyone to invite them to comment on elements of the website. Every comment is pinned to a specific element and records information like screen resolution and browser type to solve UX/UI issues faster.

You can toggle between commenting and browsing to navigate your website projects and take note of all suggestions and feedback. Make any changes to your website and Pastel will pull in the latest version to keep everyone in the loop-this is a pretty cool feature.

In addition to live websites, you can upload wireframes and mockups to get fast design feedback from your clients and teammates. You can also make your conversations more actionable by exporting comments, screen size, browser type, and screenshots to enrich each task.

Pastel integrations include export options for Trello, Asana, Monday, Jira, as well as additional export possibilities to a webhook or Zapier.

Pastel is free to use for 1 user with unlimited canvases. Paid plans start at $49/month.

  • 30 days free trial
  • From $99/month

Gain - Best communication tool for social media content

Users can comment on and approve content in real time.

Gain is designed to bring content producers and their clients together. Seamless communication with excellent feedback loops and collaboration prompts allow product approvals to move faster, so no notes are missed.

With this tool, you can share your content with your clients no matter what program it was built in originally. Whether it’s a JPEG, PDF, Photoshop file, PowerPoint, or even a Google spreadsheet, Gain will create previews for your approvers and team members to review and collaborate on.

Communication in this tool is easy: share feedback, tag team members, assign tasks and keep a complete record of every activity as you track progress.

Gain integrates easily with Canva. No additional integrations are noted.

Gain costs from $99/month. If you pay for a full year up front, you can get 2 months free.

  • 14 days free trial
  • From $12/user/month

Hive - Best communication tool for completing project work

Hive users can send direct messages as well as comment on tasks and cards.

Hive is a robust tool for project management, collaboration, and flexible task coordination. It lets users organize projects in a Gantt chart, Kanban board, table, or calendar, and also easily switch between each layout, depending on the communication style they prefer. Updates are reflected across all project views so the whole team is informed no matter what option they use.

Hive enables users to easily collaborate by sending messages directly to individuals or groups. Need to share a document? Upload it directly to a task, project, or message. Hive’s Forms feature eliminates constant emails and collects all necessary information through simple fill-in-the-blanks.

It’s worth noting that if you’re switching to Hive from another tool, you can import tasks from tools including Asana, Trello, Basecamp, Smartsheet, and a few others. Hive integrates with Google Drive, Salesforce, Jira, Dropbox, Slack, Zoom, One Drive, Box, and more than one thousand other tools through Zapier.

Hive costs from $12/user/month.

  • freemium version
  • 14 days free trial
  • From $5/user/month

Ryver - Best communication tool for remote teams

Ryver helps you keep your conversations organized in different channels, with viewing options like chat, posts, files, people, and more.

Next, we have a Slack alternative communication software that openly presents itself as Slack’s biggest competitor. Ryver is more of a hybrid tool, supplying both communication and task management features. On top of its communication arsenal, Ryver offers task management features like task boards, file sharing, task checklists, etc.

Ryver supports video and audio conferencing; group, private and guest messaging systems; and screen-to-screen sharing. Ryver’s streamlined threading of communication data is top-notch, but the push notification system might require a third-party app to work flawlessly, depending on how you’ll be using it.

Ryver integrates with a whole bunch of popular apps, including Jira, Trello, Google Docs, SalesForce, GitHub, Asana, Dropbox, Google Drive, and OneDrive.

Ryver costs from $5/user/month.

Tableau récapitulatif des outils de communication

Software Overview Free Option Price Site
monday.com monday.com logo Read monday.com features & functionality

14 days free trial

From $17/month for two users Check out monday.com
Volley Volley logo Read Volley features & functionality

Freemium version

Check out Volley
TeamGantt TeamGantt logo Read TeamGantt features & functionality Freemium version

14 days free trial

From $24.95/month Check out TeamGantt
ProWorkflow ProWorkflow logo Read ProWorkflow features & functionality

14 days free trial

From $10/user/month Check out ProWorkflow
Teamwork Teamwork logo Read Teamwork features & functionality Freemium version

30 days free trial

From $9/month Check out Teamwork
Nutcache Nutcache logo Read Nutcache features & functionality

14 days free trial

From $6/user/month Check out Nutcache
Pastel Pastel logo Read Pastel features & functionality Freemium version

14 days free trial

From $49/month Check out Pastel
Gain Gain logo Read Gain features & functionality

30 days free trial

From $99/month Check out Gain
Hive Hive logo Read Hive features & functionality

14 days free trial

From $12/user/month Check out Hive
Ryver Ryver logo Read Ryver features & functionality Freemium version

14 days free trial

From $5/user/month Check out Ryver

Autres logiciels de communication que vous pourriez trouver utiles

Il y a tellement d’outils de communication – voici quelques bonnes options que nous n’avons pas incluses dans cette évaluation. Jetez un coup d’œil!

Vous voulez de l’aide pour réduire les options?

Cet outil est très utile. Nous nous sommes associés à Crozdesk pour vous donner accès à leur “Software Finder”.

Si vous saisissez certains détails sur votre projet et les fonctionnalités que vous recherchez dans un outil de gestion de projet, une liste d’outils correspondant à vos préférences sera générée. Vous fournissez votre email et ils vous envoient un beau guide PDF avec un résumé de vos meilleures options.

Critères de sélection des outils de communication

Au niveau le plus élémentaire, il s’agit d’outils conçus spécifiquement pour aider les équipes de travail à communiquer, qu’il s’agisse d’équipes distantes ou internes. Lorsque nous évaluons les meilleurs outils de communication, nous recherchons les critères suivants :

  1. Messagerie – La communication textuelle est le gagne-pain de la communication. Les meilleurs outils de communication offrent de multiples façons d’envoyer des messages, y compris la messagerie directe, le chat privé, le chat de groupe, les discussions thématiques, les forums ouverts et la messagerie d’équipe ou de groupe. Les applications de messagerie d’équipe devraient vous permettre de télécharger et de partager des documents ainsi que le tout premier GIF chat ou le dernier mème.
  2. Messagerie de groupe/privée – Parmi toutes les fonctions de messagerie, il est fondamental que l’outil vous permette d’envoyer des messages privés, des messages 1-à-1 et des messages de groupe.
  3. Threading –Un élément vital de la communication est de savoir exactement où vous en êtes avec un certain projet. Les outils de communication devraient être munis d’un fil de communication qui permet une recherche facile des communications passées.
  4. Notifications –Chaque fois qu’un message, un appel, un changement de fil de discussion ou tout autre type de communication se produit, les bonnes personnes doivent être avisées. La fonction de notification devrait vous permettre de mettre à jour vos préférences afin que votre flux de notification comprenne toutes les mises à jour pertinentes sans encombrer votre flux avec des mises à jour sans rapport.
  5. Appel vidéo –Les appels vidéo sont une fonction nécessaire pour les équipes distribuées, mais c’est aussi un excellent outil pour les agences qui ont besoin de tenir des réunions avec des clients de l’extérieur de la ville. Au minimum, nous recherchons des appels vidéo de haute qualité. De plus, certains outils de communication prennent en charge les flux vidéo en direct et les vidéoconférences avec un accès facile pour les invités (un must si vous prévoyez d’inviter des personnes de l’extérieur de votre organisation).
  6. Partage d’écran – Une image vaut mille mots, donc le fait de pouvoir partager exactement ce que vous voyez à l’écran avec les membres de votre équipe et de les guider dans les détails peut vous faire gagner un temps considérable. Ceci est particulièrement important pour les outils de communication d’entreprise où vous guiderez vos clients à travers votre produit digital ou vos progrès.
  7. Intégration – Les outils de communication autonomes doivent s’intégrer aux plates-formes sur lesquelles votre équipe est informée et qui génèrent son travail, ce qui lui permet de s’intégrer aux logiciels de gestion de projet, aux logiciels de gestion des ressources, aux outils de planification de projet, aux plates-formes de développement, aux outils créatifs, aux outils de documentation et au temps.
  8. Prix – Les logiciels de communication d’équipe sont souvent disponibles gratuitement avec une version de base, et le prix moyen des outils de communication est de l’ordre de 3 à 7$/utilisateur/mois.

Comment choisir les meilleurs outils de communication en ligne pour votre équipe?

Une chose est sûre: il n’y a pas de bonne équipe s’il y a une mauvaise communication. L’utilisation d’un bon outil de communication est un moyen de mettre en place vos équipes pour réussir. Parlons de ce qu’il faut prendre en compte dans le choix des outils de communication de votre équipe.

Pourquoi avez-vous besoin d’un logiciel de communication?

Vous effectuez une mise à niveau à partir d’un ancien système de communication et vous avez besoin d’importer des données existantes, ou vous repartez à zéro? Également, quels sont les besoins de votre équipe? Si vous communiquez par vidéo, considérez alors Slack, ou les alternatives populaires à Slack comme Flock ou Ryver. Si votre équipe n’a pas besoin d’appels vidéo ou audio, Slenke ou Rocket Chat sont peut-être pour vous.

Quelle est la taille de votre équipe?

Obtenir que tout le monde utilise la même application peut être difficile à faire, surtout lorsque votre équipe est nombreuse et diversifiée en termes de connaissances techniques, d’emplacement, de projet, etc. Des outils robustes avec différents niveaux de permissions d’utilisateurs et d’accès invités, comme Microsoft Teams, conviennent parfaitement aux grandes équipes distribuées. Si vous avez une équipe soudée et très technicienne, Rocket Chat est un bon choix en raison de ses capacités et de son outil open source.

Comment cela s’intégrera-t-il à votre flux de travail?

C’est souvent une question d’intégration. Dressez une liste des outils que vous utilisez pour réaliser les projets. Si vous disposez déjà d’une collection d’applications de suivi du temps, de facturation (etc), pensez à Fleep ou Zoho Cliq, avec une grande bibliothèque d’intégrations prédéfinies. D’un autre côté, si votre boîte à outils est minimale maintenant, mais que vous pouvez voir vos opérations évoluer, essayez une solution comme Slenke, qui offre des fonctions de gestion de projet et de gestion des tâches pour vous aider à évoluer. Dressez une liste de vos besoins d’intégration et vérifiez-la deux fois – et il ne serait pas inutile de demander aux membres de votre équipe ce qu’ils utilisent en termes de logiciels supplémentaires et ce qu’ils préfèrent.

Combien de temps pour l’installer?

La plupart des outils de communication sont intuitifs à utiliser et à configurer comme application en ligne. Cependant, si vous préférez héberger sur vos propres serveurs, cela prend un peu plus de temps. Rocket Chat a une équipe professionnelle pour vous aider et Slack est un choix populaire avec un bon support. Dans les deux cas, cela dépend de la sensibilité des données et de la quantité de trafic de données attendue par votre équipe.

Qu’elle est la courbe d’apprentissage?

Qu’il s’agisse d’un nouveau système de communication ou d’une mise à niveau à partir d’un ancien, toutes les personnes concernées doivent s’habituer à ces changements. La gestion des changements est souvent facilitée par des interfaces simples à utiliser. Le Chat sur le Teamwork Chat est un exemple d’outil visuellement simple et facile à apprendre. Gardez à l’esprit que votre équipe n’est pas la seule à l’utiliser – vous avez peut-être des clients ou des personnes qui ne font pas partie de vos processus quotidiens qui ont besoin d’accéder à des vidéoconférences; si c’est le cas, assurez-vous qu’il existe un portail client intuitif.

Quel est le coût?

Quel est votre budget pour un outil de communication? Investir dans des outils de communication est une bonne idée, mais rappelez-vous que moins, c’est souvent plus – la bonne nouvelle est que de nombreux outils de communication ont une version “gratuite pour toujours” avec des fonctionnalités limitées. La version gratuite des outils de communication peut répondre parfaitement aux besoins de votre équipe, offrant tous le “meilleur à avoir” sans être trop compliquée par le “joli à avoir”.

Qu’en pensez-vous?

Quelles sont vos expériences avec les logiciels de communication d’équipe? Êtes-vous un fan de Slack, ou préférez-vous l’une des alternatives? Commentez ci-dessous, ou rejoignez notre communauté de chefs de projets digitaux sur Forum pour poser des questions, obtenir des réponses et peser sur les conversations qui vous passionnent.

Ben Aston

About Ben Aston

Je suis Ben Aston, chef de projet digital. Je travaille dans l'industrie depuis plus de 10 ans au Royaume-Uni dans les plus grandes agences digitales de Londres, notamment Dare, Wunderman, Lowe et DDB. J'ai tout livré, des vidéos virales aux CMS, en passant par les jeux flash, les bannières publicitaires, l'eCRM et les sites de commerce électronique. J'ai eu la chance de travailler pour un large éventail de bon clients: des marques automobiles comme Land Rover, Volkswagen et Honda, des marques utilitaires comme BT, British Gas et Exxon, des marques FMCG comme Unilever et des marques d'électronique grand public comme Sony.

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