Posez-vous ces 10 questions si vous êtes un nouveau chef de projet

En tant que chefs de projet, s’il y a une chose dont nous sommes tous sûrs, c’est que rien n’est sûr. Gérer les changements et les variables inattendues vient avec le territoire, mais l’un des plus grands défis que vous aurez à relever en tant que gestionnaire de projet est peut-être de vous lancer dans un projet qui est déjà en cours. Il se peut que vous venez de commencer un nouvel emploi et que l’on vous fasse participer à un projet en cours, ou qu’un chef de projet parte soudainement et que vous prenez sa place.

Ci-dessous, je présente 10 questions de gestion de projet que chaque chef de projet doit se poser lorsqu’il se lance dans un nouveau projet. Cette liste n’est qu’un point de départ et ne remplace pas la formation officielle des CP. Mais ces questions fondamentales peuvent vous aider à naviguer en douceur quand le temps presse! Bien entendu, ces questions peuvent être adaptées à n’importe quel projet ou client et peuvent être posées en personne lors d’une réunion, virtuellement par courriel ou par téléphone.

Peu importe la façon dont vous le faites, documentez les réponses afin de pouvoir vous y référer plus tard ou de les partager avec l’équipe ou les intervenants si besoin.

10 questions à se poser avant de commencer un projet

1. Qu’est-ce que nous livrons réellement?

Un projet peut avoir un livrable global: un site Web, un programme, un événement, un design de marque. Mais la plupart des projets se composent de plusieurs phases ou éléments destinés à être réalisés dans un certain ordre. Tous vos documents, y compris la portée et l’énoncé des travaux, le contrat et le plan de projet, devraient inclure une liste simple de chaque élément que votre équipe est censée livrer. Par exemple, si vous construisez un site web, la liste peut inclure :

• le coup d’envoi
• la stratégie du contenu
• l’armature
• design phase 1
• design phase 2
• design phase 3
• le développement
• l’entrée de contenu
• les tests
• le lancement
• le support

Même si le projet est un “site web”, il est de votre responsabilité, en tant que gestionnaire de projet, de vous tenir au courant de chacun des éléments livrables et des parties mobiles pour vous assurer qu’ils sont terminés dans l’ordre, à temps et selon les spécifications. Demandez à votre responsable, à votre équipe ou à votre client de confirmer que vous avez la liste complète des produits livrables et que rien ne manque. Assurez-vous également de savoir ce qui a été fait, ce qui est en cours et ce qui est à venir.

2. Qu’est-ce que nous ne livrons pas ?

Tout aussi important que ce qui est inclus dans le projet est de savoir ce qui ne l’est PAS. C’est l’un des moyens les plus faciles d’éviter la dérive, la confusion et le surcroît de travail. Par exemple, dans le simple site Web du 1er paragraphe, votre entreprise fournit une stratégie de contenu, mais est-ce que cela signifie que vous écrivez également toutes les copies et fournissez des photographies, des vidéos ou des illustrations/visuels pour l’accompagner ? Assurez-vous de demander à vos intervenants s’ils fourniront ces types d’éléments ou s’ils veulent les ajouter à la portée.

Il y a aussi, bien sûr, un terrain d’entente, où vous recommandez peut-être une autre entreprise ou une société partenaire pour fournir des services supplémentaires. Quoi qu’il en soit, il est extrêmement important de déterminer très tôt qui sera responsable de tous les éléments du projet afin que, deux semaines avant le lancement, vous ne vous retrouvez pas avec votre client à lui expliquer que vous pensiez qu’ILS fournissaient la copie alors qu’ils supposaient que VOUS fournissiez la copie. Si le gestionnaire de projet précédent du projet en a déjà discuté avec le client, le fait de demander à nouveau pourrait être une bonne occasion de vérifier si le client a changé d’idée ou s’il est possible de vendre plus de services.

3. Y a-t-il une date limite ?

La plupart des projets ont des échéances, et croyez-le ou non, c’est une bonne chose. Disposer d’un laps de temps concret pour mener à bien un projet aide votre équipe à rester concentrée, et assure, espérons-le, que le client reste concentré et vous aide à déterminer le temps et le budget qui sont alloués. Lorsque vous arrivez sur un nouveau projet, demandez à vos parties prenantes quelles sont leurs échéances. Peut-être y a-t-il une date limite ferme en raison du lancement d’un produit, d’un événement ou d’une contrainte budgétaire. Parfois, vous constaterez que les délais peuvent être un peu plus fluides, c’est-à-dire “nous aimerions que cela soit fait cet été”. Quoi qu’il en soit, en tant que gestionnaire de projet, vous devez déterminer à quel moment l’échéance réelle se situe le plus tôt possible afin de pouvoir planifier à rebours à partir de là. C’est aussi un bon moment pour vérifier les progrès par rapport à votre calendrier. Jusqu’à votre arrivée sur les lieux, votre équipe était-elle sur la bonne voie pour terminer avant la date limite? Si oui, génial! Si ce n’est pas le cas, voici l’occasion d’évaluer ce qui ne va pas et d’y remédier pour vous remettre sur les rails.

4. Quel est le point de référence de la réussite?

C’est l’une des questions de gestion de projet les plus importantes à se poser au début de tout projet. Un objectif peut sembler simple, par exemple construire et lancer un nouveau site web. Mais n’ayez pas peur de creuser un peu plus. Demandez à vos clients et intervenants ce qu’ils essaient vraiment d’accomplir avec ce travail. Veulent-ils gagner en notoriété? Assurer le succès du lancement d’un produit ou d’un programme? Acquérir plus d’utilisateurs? Augmenter les revenus? Demandez à votre client d’être ouvert avec vous sur les raisons pour lesquelles il s’engage dans ce projet et gardez cet objectif à l’avant-plan de vos discussions. Savoir à quoi ressemblera réellement le succès peut aider votre équipe à rester concentrée et à prendre des décisions importantes pendant toute la durée du projet.

Entrer dans le projet à mi-parcours de sa durée de vie signifie également que c’est le bon moment pour vous de demander aux parties prenantes si leurs vision/objectifs ont changé depuis le lancement et comment vous pouvez les aider le plus efficacement possible à atteindre tous leurs objectifs.

5. Qui est le client… vraiment?

Si vous travaillez dans une agence, je suis sûr que ça vous est déjà arrivé. Je sais que ça m’est arrivé plus de fois que je ne peux compter! Pendant que vous gagnez un projet, vous avez affaire à une ou peut-être deux personnes, mais une fois que le travail est en cours, d’autres personnes commencent soudainement à sortir du bois pour donner leur avis et prendre des décisions. Je ne blâme pas les clients d’amener beaucoup de cuisiniers autour du pot. Cela peut être une question de politique, ou peut-être que le collaborateur initial veut obtenir une deuxième (ou troisième, ou quatrième, ou cinquième opinion sur le travail afin qu’il n’ait pas à être seul responsable du succès du produit final. Après tout, nous devons nous rappeler que dans de nombreux cas, vos clients investissent beaucoup de temps et font confiance à votre équipe et ont droit à un certain niveau d’implication dans le travail. Quelle qu’en soit la raison, je crois personnellement que l’on peut gérer ce phénomène parfois frustrant de “multiplication des clients” en se demandant d’emblée : “Quelle opinion compte? Y a-t-il d’autres parties prenantes qui seront amenées à faire part de leurs commentaires?” De cette façon, non seulement vous pouvez vous préparer à la frénésie, le cas échéant, mais vous pouvez aussi rappeler doucement à votre cliente principale, si nécessaire, qu’elle a accepté que vous ne receviez des commentaires que de 2 à 3 personnes, et maintenant que 10 personnes mettent leur grain de sel, vous risquez de vous retrouver avec un périmètre de projet élargi.

6. Qui est le point de contact?

Cette question peut sembler redondante si vous travaillez déjà avec une équipe de projet apparemment dévouée, mais il est extrêmement important de déterminer qui est le PRINCIPAL point de contact en cas d’urgence et de prise de décision finale pour un projet. Et une question supplémentaire sur la gestion de projet : découvrez quelle est leur méthode de communication préférée. Courriel? Téléphone fixe? Téléphone portable? La dernière chose dont vous ne voulez pas vous inquiéter si quelque chose déraille dans un projet est de savoir à qui vous devriez vous adresser et s’ils vont même lire votre courriel.

7. Qui fait le travail?

La plupart des questions de gestion de projet sur cette liste sont celles que vous posez à vos clients/intervenants, mais celle-ci est d’une extrême importance car elle concerne votre équipe interne. Peut-être rejoignez-vous un projet dont vous connaissez déjà les concepteurs, les développeurs, etc., ou peut-être venez vous de démarrer dans une nouvelle entreprise où vous ne connaissez personne! Quoi qu’il en soit, dès que vous avez du personnel sur le projet, assurez-vous d’avoir les bonnes personnes au travail. Est-ce que tout le monde possède les compétences nécessaires pour terminer le travail à temps et dans les limites du budget? Quelqu’un dans l’équipe a-t-il besoin d’une formation ou d’un soutien supplémentaire? Avez-vous rempli tous les rôles nécessaires et fait des recherches auprès d’entrepreneurs et de pigistes si vous avez besoin de mains supplémentaires sur le pont?

8. Qui est la cible du projet?

Souvent, dans la gestion de projet, nous considérons chaque projet comme ayant deux groupes d’intervenants, le client ou la personne qui demande le travail à faire, et l’équipe ou les personnes qui font le travail. Mais il y a généralement un troisième groupe d’intervenants, parfois silencieux, le public/consommateur/bénéficiaire/utilisateur, qui interagira avec l’œuvre, achètera ou visionnera l’œuvre une fois qu’elle est terminée. La cible du projet est extrêmement importante. Certains projets permettront de faire des sondages ou des recherches pour en apprendre davantage sur le consommateur au bout de votre projet, mais si ce n’est pas le cas, vous pouvez quand même poser cette question au client, à votre équipe et à vous-même: pour qui sommes-nous en train de le construire, et qu’est ce qui est important pour eux? Les réponses à ces questions sur la gestion de projet vous aideront sans aucun doute à rester concentré sur ce que vous essayez vraiment d’accomplir.

Il est important de connaître le public pour le convaincre.

9. Est-ce que cela a déjà été fait?

Même le travail le plus innovateur, le plus unique et le plus remarquable de notre industrie s’appuie habituellement sur quelque chose déjà existant ou s’en inspire. Il n’y a aucune honte à regarder ce qui a déjà été fait dans notre domaine ou par des organisations similaires lorsque vous êtes affecté à votre nouveau projet ! Demander à vos parties prenantes (clients ET équipe interne) quels autres projets ont été réalisés auparavant pour que votre équipe puisse s’en inspirer ou en tirer des leçons est un excellent moyen d’enthousiasmer tout le monde sur le travail à venir, de trouver de nouvelles idées et de rester au courant de la concurrence. J’aime demander à mes clients de me montrer des exemples de produits/projets qui les inspirent afin que mon équipe sache ce qu’il faut viser et puisse, je l’espère, dépasser leurs attentes.

10. Qu’est-ce qui pourrait se mettre en travers de votre chemin?

Croyez-le ou non, je pense que c’est peut-être ma question préférée à poser quand je commence un nouveau projet. Il peut sembler un peu compliqué de fouiller dans tous les problèmes potentiels auxquels vous et votre équipe pouvez être confrontés dans ce travail, mais je pense que le fait de vous réunir pour identifier de manière responsable les obstacles potentiels au succès n’est pas seulement un exercice d’humilité, admettre que quelque chose va mal tourner à un moment donné, mais cela peut vraiment vous préparer quand viendra ce moment. Espérons que vous vous êtes déjà assuré contre les pièges courants, dotation en personnel, échéancier, budget, spécifications techniques, etc., mais qu’est-ce qui pourrait empêcher que tout se passe comme prévu? Rassemblez-vous avec votre équipe et demandez à vos intervenants ce qu’ils considèrent comme des obstacles potentiels au succès, ou quels obstacles sont déjà apparus, et assurez-vous ensuite que vous, en tant que CP, êtes informé de ces questions et prêt à les aborder si elles se reproduisent.

Parce que des choses pourraient se mettre en travers du chemin, n’est-ce pas?

Qu’en pensez-vous ?

Y a-t-il une question importante que nous n’avons pas mentionnée? Faites-le nous savoir dans les commentaires.