Clôturez vos projets avec succès grâce à ces meilleures pratiques

Le projet est lancé! Les développeurs se sont dispersés, les concepteurs se sont félicités, tous les éléments sur votre checklist de lancement ont été soigneusement cochés. Peut-être y-a-t-il encore quelques détails non réglés. Votre projet est terminé!

Est-ce vraiment le cas?

Parlons de la clôture du projet. La phase de clôture du projet est la dernière phase du cycle de vie du projet, et elle met officiellement fin au projet. Quand on a travaillé longtemps et durement sur un projet et qu’il est finalement terminé, il est difficile de trouver le temps de vraiment le fermer correctement.

Cependant, il est certainement dans votre intérêt d’avoir une procédure de clôture afin de couvrir chaque élément de base et de pouvoir l’archiver en toute sécurité dans le dossier des grands projets clôturés dans le ciel. Ou le nuage, peu importe.

Pourquoi la clôture du projet est-elle importante?

Pourquoi est-il important de clôturer un projet correctement? C’est tellement tentant de passer à l’étape suivante après la mise en service d’un projet. Le temps et l’énergie supplémentaires pour faire encore plus de travail semble décourageant, mais il est vraiment dans votre intérêt en tant que CP de le fermer officiellement. Vous obtiendrez plus d’expérience, vous montrerez à votre équipe (et à votre patron) que vous êtes compétent et professionnel, et vous apprendrez probablement au moins 2 choses, habituellement plus, que vous pourrez emmener avec vous et appliquer à votre prochain projet pour qu’il soit encore plus réussi. De plus, nous sommes des chefs de projet, nous aimons que les choses soient ordonnées.

Si vous ne clôturez pas un projet correctement, vous pouvez vous préparer, vous et votre entreprise, à faire face à des situations difficiles : telles que des clients qui viennent venir vous voir bien après la fin d’un projet se plaignant que des éléments n’ont pas été complétés ou réalisant après la mise en service qu’un élément essentiel a été oublié ou si vous n’abordez pas les problèmes rencontrés par une équipe qui se retrouve à travailler sur de nouveaux projets. En tant que chef de projet, vous savez que l’un ou l’autre de ces problèmes peut faire dérailler tout nouveau projet sur lequel vous avez commencé à travailler, alors faites-vous une faveur à vous-même, à votre entreprise et à votre équipe et suivez ces étapes pour clore votre projet.

9 étapes pour clôturer un projet correctement

1. Passez en revue chaque plan/délai

Passez en revue chaque plan/échéancier pour vous assurer qu’il n’y a rien que vous ayez oublié. Parfois, lorsque qu’il y a le feu sur un projet et que vous essayez simplement d’atteindre la ligne d’arrivée (ou même si vous travaillez régulièrement), vous pouvez sauter des éléments par accident. Cela se produit, même pour les CP les plus organisés. Nous faisons tous des erreurs!

Pour les choses que vous sautez uniquement parce que vous êtes occupé, essayez de les marquer d’une façon ou d’une autre ou utilisez un service de rappel (comme un bon vieux calendrier à l’ancienne si nécessaire) pour vous assurer de ne pas les oublier complètement jusqu’à la fin. Lorsque mon client utilise Outlook, j’utilise la fonction “rappel” dans l’email lui-même. J’ai entendu dire que si vous utilisez la boîte de réception de Google (plutôt que Gmail ordinaire), vous pouvez le faire là aussi.

Si vous découvrez que vous avez manqué quelque chose, ne paniquez pas. S’il s’agit d’un point critique, il a probablement été soulevé dans le cadre de l’AQ ou de l’UAT. La meilleure chose à faire est d’être transparent pour votre équipe et pour votre client, et de trouver un moyen de l’intégrer.

2. Parcourez vos notes/messages à la recherche d’articles dans le “parking lot”

Parcourez vos notes/messages à la recherche de tout ce que vous avez reporté s’il n’y avait pas de place, s’il n’était pas possible de les accommoder, etc (dans la portée, hors portée). Pour les choses que vous avez délibérément mises de côté pour les traiter “plus tard”, trouvez une solution qui vous convient pour faire ce que les gens appellent dans le jargon des affaires un “parking lot” ou juste un endroit où vous pouvez loger des choses afin qu’elles ne soient pas oubliées. Je suis une personne visuelle, donc j’utilise un tableau blanc qui est dans ma ligne de vue directe. Certaines personnes créeront une planche Trello ou un autre espace dans l’outil de gestion de projet de leur choix pour y ranger ces objets.

Pour chaque élément, vous devez déterminer s’il est dans la portée ou hors de la portée. Dans la portée, les éléments doivent être suivis attentivement afin que vous les incorporiez au bon moment (ou au moins quelque temps avant le lancement, ou dans le cadre d’un plan de mise à jour après le lancement que le client a approuvé). Les articles hors du champ d’application font un joli mail au client lorsque vous clôturez le projet, et marqueront des points avec votre équipe de développement commercial puisqu’ils peuvent être vendus en tant que mises à jour.

3. Rédigez une note de synthèse à l’intention de votre équipe

Rédigez une note de synthèse à l’intention de votre équipe pour lui faire savoir que le lancement du projet a été un succès. Rien de tel qu’un courriel de remerciement pour aider les gens à se sentir accomplis. Peu importe si le projet était petit ou si le travail était simple – une fois terminé, assurez-vous que l’équipe est reconnue. J’aime mentionner quelque chose de spécifique à chaque personne, ce qui contribue à rendre l’email moins lourd et me permet d’être aussi sincère que je possible. Le courriel de récapitulation peut aussi mentionner tout autre chose qui doit se produire (tout ce que vous avez pu oublier, voir #1).

4. Fermer le projet avec votre client

Terminez la partie client de votre projet pour vous assurer qu’il sait que le projet est terminé (et, par conséquent, que la portée du projet a été complétée) et pour le féliciter du nouveau lancement. Informez-les de tout problème persistant, de toute URL, de tout lien ou de toute information de connexion dont ils pourraient avoir besoin, et de tout autre élément auquel il peut s’attendre à la fin du projet, comme une facture finale. Ce courriel peut vraiment aider à solidifier un partenariat avec un client, et peut aussi être utilisé pour lancer un projet de maintenance, si vous avez eu la chance d’aider à en vendre un.

(Astuce de pro! L’email de récapitulation est le moment idéal pour vendre de la maintenance, une phase 2, ou d’autres améliorations si vous ne l’avez pas déjà fait!)

5. Planifier une rétrospective du projet à chaque fois

Oui, à chaque fois. Oui, même si c’était simple et tout s’est bien passé. Une rétrospective n’a pas seulement pour but de montrer comment réparer les choses qui ont mal tourné, bien que cela ait tendance à être le point de mire (surtout sur un projet difficile). Il s’agit aussi de montrer ce qui s’est bien passé, et comment le reproduire par rapport à d’autres projets. Il y a toujours quelque chose que l’on peut apprendre sur un projet à travers une rétrospective – même si c’est juste “nous pensions que cela arriverait et nous avions raison”.

Il y a beaucoup de façons de faire des rétrospectives, et beaucoup d’astuces (comme ce fantastique article d’Alexa Huston, ou celui-ci – avec un modèle – de Natalie Semczuk), mais je vais mentionner mon parcours : je suis un grand fan de l’enquête “anonyme”. Si vous travaillez dans un environnement où tout le monde est conscient de soi et peut s’asseoir dans une pièce et discuter des bonnes et des mauvaises choses avec des notes et de la bière, c’est bon pour vous – ne quittez jamais cet emploi. Si comme moi, vous vous êtes retrouvés dans des endroits où le bouton de lancement à peine enfoncé, les gens hurlent pour dire comment quelqu’un a rendu leur travail plus difficile. (avec, bien sûr, beaucoup d’autres possibilités entre ces deux extrêmes.)

Le “sondage anonyme” (j’utilise des guillemets parce que bien que j’apprécie qu’ils me donnent leur nom, je respecte la confidentialité) est un excellent moyen d’obtenir des commentaires honnêtes sur les personnes qui ne sont pas douées pour la confrontation, à savoir la plupart des gens, surtout dans le développement. Je pose des questions aussi simplement que possible, et pour encourager la participation, je pense aux réponses et je les présente comme un choix multiple, avec une option de rédaction. Cela fonctionne bien mieux que les questions ouvertes. Si je sais que quelque chose en particulier ne s’est pas bien passé, je formulerai la question ainsi : “Qu’est-ce qui ne s’est pas bien passé”, et j’ajouterai certaines des choses qui, j’en suis sûr, ont contribué au problème comme choix, laissant l’utilisateur en choisir plus d’une et en écrire d’autres. Une fois que les résultats du sondage sont connus, je les utilise, en plus de mes propres notes que je les prend tout au long du projet, pour élaborer un dossier complet que je partage d’abord avec l’équipe du projet, puis avec l’équipe de direction une fois que j’ai intégré les commentaires de l’équipe du projet.

Le grand point à retenir ici, cependant, c’est de FAIRE une rétrospective de la façon qui vous semble la plus efficace pour vous.

6. Demandez aussi au client de vous donner son avis

Tous les clients ne sont pas ouverts à cela et toutes les entreprises ne sont pas prêtes à vous laisser poser des questions, mais si vous avez une bonne relation et savez que cela ne causera pas de problèmes, demandez ce qui s’est bien passé et ce qui ne s’est pas bien passé. Je n’en fais pas un document aussi important qu’avec nos rétrospectives internes, mais il y a des idées de l’extérieur de votre entreprise que vous pourriez trouver utiles. En général, je pose quelques questions par courriel, de façon décontractée – comme “Hé, y a-t-il quelque chose qui t’a particulièrement marqué dans ce projet, bon ou mauvais et dont tu peux me parler?” Ce n’est pas extrêmement invasif et peut facilement être ignoré si le client n’est pas enclin à vous donner des informations supplémentaires.

Pour un impact maximal, obtenez les commentaires des clients avant de finaliser votre rétrospective interne et partagez l’information avec votre équipe. La rétroaction interne est excellente; la rétroaction des clients est irréfutable.

7. Envisagez une reconnaissance personnalisée à vos coéquipiers

Je travaille souvent à distance avec des gens du monde entier. Cela signifie qu’à part les appels vidéo en face à face, je ne vois jamais les gens avec qui je travaille. Quand je travaillais dans un bureau, je m’assurais d’apporter quelque chose pour chacun de mes coéquipiers, et ils l’appréciaient toujours. Donc, même si je suis à distance, j’envoie quand même un petit quelque chose à mes coéquipiers quand on a fini un projet. J’habite à l’extérieur de Philadelphie et j’ai trouvé un petit magasin de babioles locales qui vend de minuscules cloches de la liberté, alors je les envoie après la clôture d’un projet réussi. Des choses simples comme cela (les cloches sont super bon marché – mais l’expédition peut coûter cher) contribuent grandement à bâtir des relations et la confiance. Pensez à faire quelque chose de spécial pour votre équipe après un projet, même s’il s’agit simplement d’apporter leurs gâteries préférées ou de leur payer une tournée au bar.

8. Assurez-vous de suivre toute procédure de clôture de projet requise par votre entreprise ou votre organisme

Dans certaines équipes, la clôture d’un projet nécessite des mises à jour comptables, ou peut-être des exigences en matière de documentation qui s’appliquent à certains secteurs verticaux. Il peut y avoir un certain nombre de choses que le CP doit faire à la fin d’un projet que vous n’avez peut-être pas l’intention de faire. Vous devriez déjà avoir une bonne idée de ce qui est requis, mais si vous n’êtes pas sûr de ce que l’on attend de vous, n’hésitez pas à demander!

9. Prenez une grande inspiration

Prenez une grande inspiration et, si vous le pouvez, faites une pause pour vous féliciter de votre travail bien fait et pour vous éclaircir l’esprit en vue de votre prochain lancement. Ce conseil ne s’adresse pas seulement aux projets complexes, où il est assez évident qu’il faut prendre une pause, mais aussi aux projets plus courants. Se vider la tête, mettre un “point final” mental à la fin de la phrase du projet, peut être vraiment cathartique. Si vous pouvez sortir, c’est l’idéal – regardez le ciel, prenez l’air, laissez-vous aller aux derniers petits détails de votre rétrospective et au regard de votre équipe lorsque vous leur avez offert un petit gâteau aux couleurs de la marque, et respirez. Remettez-vous à zéro pour le prochain grand récapitulatif. Et félicitez-vous vous-même si personne ne regarde (car c’est super gênant à voir).

Conclusion

Conclure un projet correctement est impressionnant pour toutes les personnes impliquées dans le projet, et cela fera de vous un meilleur chef de projet. Les premières fois que vous franchissez toutes les étapes, cela peut être intimidant, mais cela devient une seconde nature.

Une note importante :

Il est nécessaire au début du projet de rendre compte de ces étapes à la fin, si vous devez facturer tout votre temps au projet. Si vous n’avez pas le budget pour ce genre de récapitulatif, il est toujours utile qu’il y ait une ligne de facturation des frais généraux par client pour que vous puissiez montrer que vous faites toujours du travail pour eux même si vous n’ajoutez pas les heures au budget du projet. Si vous n’avez pas la possibilité de facturer les frais généraux ou d’admin ou tout autre frais non facturable, essayez de vous assurer d’avoir le temps prévu au début du projet pour couvrir la clôture du projet. Si vous arrivez à la fin du projet et qu’il n’y a aucun moyen de rendre compte des heures nécessaires pour suivre toutes les étapes de la fermeture, faites de votre mieux pour prioriser ce qui sera le plus utile pour vous, l’équipe et votre entreprise. Dans certains cas, lorsqu’il n’y avait pas de budget pour une rétrospective, j’ai fait valoir à la direction la nécessité d’un examen interne afin de valider le processus existant, ce qui m’a généralement donné assez de temps pour faire une courte rétrospective et présenter les résultats directement à la direction. Et, bien sûr, sortir et fêter ça tout seul ne coûte rien.

Maintenant, sortez d’ici et clôturez quelques projets!

Checklist pour la clôture du projet

Voici une checklist à garder à portée de la main qui peut vous aider à vous rappeler toutes les étapes de clôture de projet que vous devez considérer. J’ai quelque chose de semblable épinglé à mon tableau que je mentionne constamment, avec des notes dessus basées sur beaucoup, beaucoup d’utilisations. N’hésitez pas à l’utiliser et à y ajouter vos propres éléments!

Utilisez cette checklist pour clôturer vos projets de la bonne façon.

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