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Por Qué y Cómo Redactar las Lecciones Aprendidas de un Proyecto (+Modelo de Lecciones Aprendidas)

By 21/01/2019julio 17th, 2019 No Comments
 

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Puedes sacar muchas lecciones aprendidas de un proyecto para el futuro. Los proyectos pueden enseñarte muchas lecciones valiosas sobre equipos y procesos a lo largo del tiempo. Esos conocimientos pueden utilizarse para crear un cambio en el proceso, ejecutar proyectos más eficientes y funcionar mejor como equipo y a ti personalmente como director de proyecto. Las fallas del proyecto también pueden decir mucho sobre los procesos y la comunicación cuando se analizan para determinar en qué momento se descarriló el proyecto.

Pero una pregunta frecuente es: ‘¿Cómo documentar un proyecto y las lecciones aprendidas?’ Puede ser difícil hacer un seguimiento de las lecciones aprendidas de un proyecto sin un sistema formalizado para hacer uso de estas ideas.

La mejor parte sobre aprender una lección en un proyecto es el potencial para mejorar en el próximo, ¡y aquí es donde un modelo o formato de lecciones aprendidas puede ayudar!

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Revisar las lecciones aprendidas de un proyecto con tu equipo es similar a ejecutar una retrospectiva en un equipo ágil. Sin embargo, registrar las lecciones aprendidas es más profundo, ya que las lecciones aprendidas se documentan en todos los proyectos y luego se agregan a una base de datos de lecciones aprendidas compartida entre tu equipo.

Después del lanzamiento de un proyecto, es una buena práctica realizar revisiones y observar los puntos fuertes y las mejoras necesarias (o que suceden) a lo largo del proceso. Al tomar las ideas que surgen de estas discusiones posteriores al lanzamiento y aplicarlas a las lecciones globales en todo el equipo, puedes allanar el camino para obtener más éxito en cada proyecto nuevo que tú y tu equipo asuman.

Modelo de Lecciones Aprendidas

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1. Informe de Lecciones Aprendidas de un Proyecto

La plantilla de Informe de Lecciones Aprendidas de un Proyecto se usa para recopilar recomendaciones personales y de equipo durante y después del mismo. Sugerimos celebrar al menos una reunión rápida para repasar estas preguntas de lecciones aprendidas con tu equipo a la mitad de la ejecución del plan de administración del proyecto. Estos informes, muy frecuentemente, se dejan hasta el lanzamiento del proyecto, pero se puede perder mucha información antes de que eso suceda. Para obtener los datos más precisos y profundos, usa esta plantilla como una lista de verificación de lecciones aprendidas con tu equipo para analizar estas preguntas al menos una vez antes de que finalice el proyecto.

Capturando los Puntos Fuertes

Las “lecciones aprendidas” tienden a referirse a las mejoras que deben realizarse en un equipo. Pero es igual de importante capturar los puntos fuertes a lo largo de un proyecto, ¡y no solo para celebrar! Estos puntos fuertes de de proyectos fuertes pueden identificar las mejores prácticas para aplicar en futuros proyectos y procesos, y pueden compartirse con todos en tu empresa para que se beneficien de las lecciones de cualquier proyecto y así potenciar el aprendizaje organizacional.

También es útil registrar los puntos fuertes que deben llevarse al próximo proyecto. Ya sea que se trate de un cambio en el proceso a corto plazo, un compromiso con el proceso existente, ajustes de comunicación u otra cosa, ¡vale la pena documentarlo para darse cuenta de lo que puede y debe llevarse al próximo proyecto en el que trabajen como equipo!

Mejoras Necesarias

Es necesario registrar las razones detrás de las mejoras o problemas del proyecto para documentar las lecciones aprendidas en el mismo. Identificar un problema del proyecto no es suficiente: entender dónde se originó el problema y el impacto que tuvo le da más contexto al problema y ayuda a establecer recomendaciones para las mejoras en el futuro. Es por esto que sugerimos revisar las mejoras del proyecto desglosando el problema, el impacto y las recomendaciones. Es posible que tu equipo haya sentido el impacto de un problema antes de identificar el problema real, por lo que es útil desglosar estas piezas a medida que se analiza este documento.

Por ejemplo: un problema del proyecto podría ser que el cronograma del proyecto era demasiado apretado y no permitía los amortiguadores apropiados para la revisión del cliente y la edición antes de la fecha de lanzamiento planificada. El impacto de ese problema podría haber sido que todos los integrantes del equipo se esforzaron, trabajando hasta tarde y largas horas para cumplir con el plazo del proyecto. La recomendación podría ser incluir a las partes interesadas en la aprobación del cronograma del proyecto, o agregar una ronda adicional de ediciones en el proceso general del proyecto. Si pudiste encontrar una solución a este problema durante la vida del proyecto (por ejemplo: utilizar una cláusula en el contrato para agregar más tiempo al proyecto), también se debe registrar, para así acabar con la causa raíz y evitar cometer el mismo error en el futuro.

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¿Qué opinas?

¿Con qué frecuencia reflexionas sobre tus experiencias y proyectos? ¿Cuál fue la lección más importante que aprendiste en tu carrera? ¿Has revisado el archivo Excel con el modelo de lecciones aprendidas de un proyecto? ¿Te resulta útil? ¡Comparte con nosotros en los comentarios!

 

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Natalie Semczuk

Natalie Semczuk

Natalie es una consultora de proyectos digitales que trabaja de forma remota y vive en el suroeste de los Estados Unidos. Su trabajo se centra en ayudar a las agencias pequeñas y medianas y los departamentos web internos a gestionar proyectos digitales, servicios a clientes e implementar procesos que ayuden a los equipos de diseño y desarrollo a trabajar mejor juntos. También se especializa en implementar sistemas de proyectos en equipos remotos. Natalie dirige el blog PM Reactions y disfruta de la ficción distópica, el yoga y de beber demasiado café. Encuéntrala en Twitter @talkanatalka o en su sitio web, talkanatalka.com.

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