La Guía de Supervivencia de un Gerente de Proyectos para un Exitoso Cierre de Proyecto

¡Es el cierre del proyecto! ¡Se lanzó el producto! Los desarrolladores se han dispersado, los diseñadores se chocaron las manos, todos los elementos en tu lista de verificación de lanzamiento han sido marcados. Tal vez todavía hay confeti cayendo desde el techo. ¡Tu proyecto está terminado!

¿O no?

Hablemos del cierre de proyecto. El cierre del proyecto es la última en las etapas de la administración de proyectos y oficialmente pone fin al proyecto. Cuando has trabajado mucho y muy duro en un proyecto y finalmente se ha completado, es difícil encontrar el tiempo para cerrarlo correctamente. Sin embargo, definitivamente lo mejor para ti es tener un procedimiento de cierre para que cubra todas las bases y puedas archivarlas de manera segura en esa Gran Carpeta de Proyectos Cerrados en el cielo. O en la nube, lo que sea.

¿Por qué es Importante el Cierre de Proyectos?

¿Por qué es importante cerrar un proyecto correctamente? Es tan tentador simplemente pasar a la siguiente cosa después de que se lanza un proyecto. El tiempo y la energía extra necesarios para trabajar aún más después de todo son un poco desalentadores, pero realmente te conviene a como gerente de proyectos cerrarlo oficialmente. Obtendrás más de la experiencia, le mostrarás a los miembros del equipo de proyecto (y a tu jefe) que eres competente y profesional, y probablemente obtendrás al menos 2 lecciones aprendidas (generalmente más) de un proyecto (de software, marketing, cualquiera que sea su naturaleza) que podrás aplicar al próximo y hacerlo más exitoso Además, somos administradores de proyectos, nos gusta que las cosas estén ordenadas.

Si * no * cierras un proyecto correctamente, puedes empezar a preparar para algunas situaciones difíciles: clientes que te contactarán mucho después de que el proyecto haya terminado para quejarse de que no se completaron algunos elementos, al darse cuenta después del lanzamiento de que hay un componente crítico que fue ignorado, o no resolver algunos problemas que afectan a nuevos proyectos. Como administrador de proyectos, sabes bien que cualquiera de estos problemas podría descarrilar cualquier proyecto nuevo en el que hayas comenzado a trabajar, así que hazte un favor a ti mismo, a tu empresa y a tu equipo y sigue estos pasos para darle un cierre formal al proyecto.

9 Pasos Para Cerrar un Proyecto de la Manera Correcta

1. Revisa Cada Plan / Cronograma

Revisa cada plan / cronograma para asegurarte de que no haya nada que hayas olvidado. A veces, cuando hay demasiado estrés durante un proyecto y tú sólo estás tratando de llegar al final (o incluso si trabajas de manera constante, de verdad) puedes saltarte cosas por accidente. Esto les pasa incluso a los gestores de proyectos más organizados. ¡Todos cometemos errores!

Para las cosas que simplemente ignoras cuando estás ocupado, intenta marcarlas de alguna manera o utiliza un servicio de recordatorio (como una buena invitación de calendario antigua si es necesario) para asegurarte de que no las olvides por completo hasta el final. Cuando mi cliente utiliza Outlook, uso la función de “recordatorio” dentro del propio correo electrónico. He escuchado que si usas la Bandeja de entrada de Google (en lugar del Gmail normal), también puedes hacer esto.

Si encuentras algo que se te pasó, no te asustes. Si fuera crítico, probablemente habría surgido en una sesión de preguntas y respuestas (QA) o UAT. Lo mejor que puedes hacer es ser transparente con tu equipo y con tu cliente, y encontrar una manera de ir incorporando los elementos.

2. Revisa Tus Notas / Mensajes Sobre los Elementos en ‘Lista de Espera’

Revisar tus notas / mensajes para cualquier cosa que hayas diferido a partir de esta fase, si no encajaba, no podía hacérsele un espacio, etc. (dentro del alcance, fuera del alcance). Para las cosas que dejaste a un lado a propósito para tratarlas “más tarde”, encuentra una solución que funcione para hacer lo que la gente de jerga jerárquica llama un “parking lot”, o simplemente en algún lugar donde puedas anotar y guardar cosas, temas, etc. para que no los olvides. Soy una persona visual, así que uso una pizarra que está en mi línea de visión directa. Algunas personas crearán un tablero en Trello u otra área dentro de la herramienta de dirección de proyectos de su preferencia sólo para albergar estos elementos.

Para cada elemento, debes determinar si está dentro o fuera del alcance. Aquellos que estén dentro del alcance deben rastrearse cuidadosamente para que los incorpores cuando llegue el momento adecuado (o al menos en algún momento antes del lanzamiento, o dentro de un plan de actualización después del lanzamiento que el cliente haya firmado). Los elementos que estén fuera del alcance pueden enviarse en un correo electrónico al cliente cuando cierres el proyecto y así obtener puntos con tu equipo de desarrollo de negocios, ya que se pueden vender como actualizaciones.

3. Escríbele Una Nota de Recapitulación al Equipo.

Escribe una nota de recapitulación al equipo para informarles que el lanzamiento del proyecto fue exitoso. No hay nada como un correo electrónico de agradecimiento para ayudar a las personas a sentirse realizadas. No importa si el proyecto era pequeño o el trabajo simple: cuando esté terminado, asegúrate de que el equipo obtenga al menos un poco de reconocimiento. Me gusta mencionar algo específico con lo que cada persona contribuyó, como una manera de hacer que el correo electrónico sea menos “genérico” y se lea igual de sincero como me siento. El correo electrónico de cierre de obra también puede mencionar cualquier otra cosa en la que deba trabajarse (para cualquier cosa que hayas olvidado, consulta el # 1).

4. Cierra el Proyecto Con el Cliente

Concluye la parte del cliente en tu proyecto para asegurarte de que sabe que el proyecto ha finalizado, que se ha cumplido con los criterios de aceptación de un proyecto (y, por lo tanto, se ha completado el alcance) y para felicitarlos por su nuevo lanzamiento. Hazles saber sobre cualquier problema persistente, URL, enlaces o información de inicio de sesión que puedan necesitar, y cualquier otra cosa que deban esperar luego de que finalice el proyecto, como una factura final. Este correo electrónico realmente puede ayudar a consolidar una asociación con un cliente, y también se puede usar para iniciar un proyecto de mantenimiento, en caso de que hayas tenido la suerte de ayudar a vender uno.

(Sugerencia: el correo electrónico de cierre es el momento perfecto para vender el mantenimiento, una fase 2 u otras mejoras si aún no lo has hecho)

5. Siempre Planea Una Retrospectiva del Proyecto

Sí, siempre. Sí, incluso si no fue complicado y se realizó sin problemas. Una retrospectiva no pretende sólo mostrar cómo arreglar las cosas que salieron mal, aunque ese tiende a ser el enfoque (especialmente en un proyecto difícil). También tiene la intención de mostrar qué salió bien y cómo replicarlo en otros proyectos. Siempre hay algo que puedes aprender acerca de un proyecto a través de una retrospectiva, incluso si es simplemente “pensamos que esto sucedería y estuvimos en lo correcto”.

Hay muchas maneras de hacer retrospectivas, y un montón de instrucciones sobre esto (como este fantástico artículo de Alexa Huston, ó este – con un modelo – por Natalie Semczuk), pero mencionaré la mía aquí: Soy una gran fan de la encuesta “anónima”. Si trabajas en un entorno en el que todos son conscientes de sí mismos y pueden sentarse en una habitación y sacar lo bueno y lo malo con notas y cerveza, bien por ti: nunca dejes ese trabajo. Si eres como yo, has estado en lugares donde el botón de inicio apenas se presiona, y la gente ya está clamando que alguien hizo su trabajo más difícil. (Y, por supuesto, muchas otras posibilidades dentro de esos dos extremos.)

La “encuesta anónima” (uso comillas aquí porque aunque me gusta que al menos me den sus nombres, respeto la confidencialidad) es una excelente manera de obtener retroalimentación verdaderamente honesta de las personas que no son buenas en la confrontación, es decir, la mayoría, especialmente en el desarrollo. Hago preguntas de la manera más sencilla posible, y para fomentar la participación, pienso en las respuestas y las presento como una opción múltiple, con una opción de escritura. Esto ha funcionado mucho mejor que las preguntas abiertas. Si sé que algo específico no salió bien, formularé la pregunta “¿Qué no salió bien?” Y pondré algunas de las cosas que estoy seguro que contribuyeron al problema como opciones, dejando que el usuario elija más de una y escriba otras. Una vez que se encuentran listos los resultados de la encuesta, los utilizo, además de mis propias notas que tomé a lo largo del proyecto, para crear una cubierta completa que comparto primero con el equipo del proyecto, y luego con el equipo ejecutivo una vez que incorpore cualquier comentario del equipo del proyecto.

Sin embargo, lo importante aquí es hacer una retrospectiva de cualquier manera que creas que funciona mejor para ti.

6. Pregúntale También al Cliente

No todos los clientes están abiertos a esto, y no todas las compañías están dispuestas a dejarte preguntar, pero si tienes una buena relación y sabes que no causará problemas, pregunta qué salió bien y qué no. No hago tanto hincapié en esto como lo hago con nuestras retrospectivas internas, pero ahí tienes una visión externa a tu empresa que podría ser valiosa. Por lo general, sólo hago algunas preguntas en el correo electrónico, de manera casual, como “Oye, ¿hubo algo que se destacó específicamente para ti acerca de este proyecto, bueno o malo, sobre el que me quieras contar?” No es extremadamente invasivo, y se puede ignorar fácilmente si el cliente no está dispuesto a dar información adicional.

Para lograr el máximo impacto, obtén opiniones de los clientes antes de finalizar la retrospectiva interna y comparte la información con tu equipo. La retroalimentación interna es genial; La retroalimentación del cliente es irrefutable.

7. Considera un Reconocimiento Personalizado Para Tus Compañeros de Equipo

Trabajo principalmente de forma remota con personas de todo el mundo. Eso significa que, aparte de las videollamadas, nunca veo a las personas con las que trabajo. Cuando trabajaba en una oficina, me aseguraba de traer algo para cada uno de mis compañeros de equipo al finalizar todas las actividades, y siempre lo apreciaban. Así que, aunque estoy alejado, todavía le envío algo a mis compañeros de equipo cuando terminamos un proyecto. Vivo a las afueras de Filadelfia, y encontré una pequeña tienda de baratijas local que vende pequeñas campanas de la libertad, por lo que las envío después de un exitoso cierre de proyecto. Cosas simples como esa (las campanas son súper baratas, pero el envío puede ser costoso) ayudan mucho a establecer una buena relación y confianza. Piensa en hacer algo especial para tu equipo después de un proyecto, incluso si se trata de traer sus golosinas favoritas o comprar una ronda en la ‘hora feliz’. Aunque no lo creas, es una de las dinámicas de cierre más importantes.

8. Asegúrate de Seguir Cualquier Procedimiento de Cierre de Proyecto Que tu Compañía o Agencia Requiera

En algunos equipos, el cierre de proyecto requiere algunas actualizaciones contables o posiblemente requisitos de documentación que se apliquen en algunos verticales. Podría haber una cantidad de cosas que el gestor del proyecto deba hacer al final de un proyecto que no pienses hacer. Ya deberías tener un buen sentido de lo que se requiere, pero si no estás seguro de lo que se espera de ti, ¡asegúrate de preguntar!

9. Respira Profundo

Respira profundo, y si puedes, toma un buen descanso del trabajo por un momento para felicitarte por un trabajo bien hecho y aclarar la mente para tu próximo lanzamiento. Este consejo no es sólo para proyectos complejos, donde es bastante obvio que debes tomarte un respiro, sino incluso para proyectos más comunes. Despejarse la cabeza, poner un “punto” mental al final de la oración del proyecto, puede ser realmente catártico. Si puedes salir, eso es lo ideal: mira el cielo, toma una poco de aire fresco, permítete repasar los últimos cabos sueltos de tu retrospectiva y las miradas en las caras del equipo cuando les des una pequeña Magdalena colorida, y exhala. Resetéate para la próxima gran conclusión. Y chócate los cinco si nadie está mirando (ya que es muy incómodo verlo).

Conclusión

Terminar un proyecto adecuadamente es impresionante para todos los involucrados en el proyecto, muestra la importancia de la administración de proyectos y te convertirá en un mejor gerente de proyectos. Las primeras veces que ejecutas todos los pasos pueden ser desalentadoras, pero llegará el momento donde se te hará natural.

Nota importante: es necesario al principio del proyecto dar cuenta de estos pasos al final, si debes facturar todo tu tiempo en el proyecto. Si no tienes el presupuesto para este tipo de conclusión, siempre es útil si hay un paquete de facturación por gastos generales por cliente, para que aún así puedas demostrar que estás trabajando sin agregar horas al presupuesto del proyecto. Si no tienes la opción de facturar a gastos generales o de administración o cualquier otro depósito no facturable, intenta asegurarte de incorporar tiempo al comienzo del proyecto para cubrir el cierre. Si llegas a la fase final del proyecto y no hay forma de contabilizar las horas necesarias para seguir todos los pasos de cierre, haz lo posible para establecer prioridades sobre lo que será más útil para el equipo, para tu empresa y para ti. En algunos casos, cuando no había presupuesto para una retrospectiva, presenté a la administración la necesidad de una revisión interna con el fin de validar el proceso existente, y eso generalmente me permitió ganar el tiempo suficiente para hacer un breve resumen y presentar los resultados directamente al equipo de administración para luego levantar un acta de cierre de proyecto. Y, por supuesto, salir y celebrar por tu cuenta no cuesta nada.

¡Ahora, ve a cerrar proyectos!

Lista de Verificación de Cierre de Proyecto

He aquí una lista de verificación que puedes tener a mano para recordar todos los pasos de cierre de un proyecto que debes tener en cuenta. Tengo algo parecido puesto en mi tablero de corcho que utilizo constantemente, con notas garabateadas basadas en muchos, muchos usos. ¡Siéntete libre de usar esto y agrega tus propios artículos!

Utiliza esta lista de verificación de cierre de proyecto para cerrar tus proyectos de la manera correcta.

¿Qué Opinas?

¿Me faltó algo? ¿Tienes algunas sugerencias sobre cómo concluir un proyecto? Deja tu comentario. ;)