HerramientasLas Mejores Herramientas

10 de las Mejores Herramientas de Gestión de los Cambios de 2019

By 28/08/2019 No Comments

Las herramientas de administración de cambios ofrecen una estructura para el proceso de cambio a menudo caótico en nuestros equipos, empresas y organizaciones. Pero el cambio está lleno de ambigüedad: ¿cómo sabes qué herramientas necesitas?

Esta reseña te ayudará a evaluar el mejor software de control de cambios para administrar el cambio organizacional, así como el software de administración de cambios ITIL (ayuda a alinear las necesidades de TI a través de las principales transiciones organizacionales).

Gestionar los cambios puede ser complicado. Después de todo, no hay un conjunto de herramientas ‘mágico’ para manejar todos los cambios en  la empresa. Eso hace que reseñar programas de gestión de cambios sea un desafío, ya que usualmente no se pueden comparar en todos los ámbitos. Los diferentes tipos de herramientas de gestión de cambios deben abordarse de manera diferente. No existe un conjunto único de criterios que pueda abordar cada tipo de cambios organizacionales.

El cambio puede ser desalentador, pero no tienes que afrontarlo sin preparación. Incorporación, satisfacción del cliente, compromiso de los empleados: estas son solo algunas de las áreas de cambio que cubro en esta publicación.

Compara y Evalúa Rápidamente los 10 Mejores Programas de Control de Cambios

Herramientas de Gestión de Cambios Logo Soup

Como gerente técnico de proyectos, es posible que te llenes de sabiduría sobre la gestión de cambios de software a medida que tu organización adopta nuevas tecnologías o crea soluciones para clientes que están en medio de una transición a nuevos sistemas. Además, en cuanto a los gerentes de proyectos no técnicos, puedes efectuar cambios introduciendo una nueva herramienta o proceso en el flujo de trabajo de tu equipo, o actualizando los estándares de tu empresa para el desarrollo del cliente. El cambio es una gran parte de tu trabajo diario, y funcionará mejor cuando organices tu proceso.

En este artículo, repasaré las herramientas de administración de cambios que mejor cubren cada necesidad, y explicaré qué es el flujo del proceso de administración de cambios y cómo el software de administración de cambios de TI puede ayudarte a manejar los cambios.

También respondo algunas preguntas frecuentes sobre el software de seguimiento de cambios a continuación, que incluyen un breve desglose de la gestión de cambios de software para diferentes tipos de proyectos (incorporación de empleados frente a introducción de software nuevo, entre otros).

The Digital Project Manager es financiado por sus lectores. Cuando haces clic en los enlaces de nuestro sitio, podríamos ganar una comisión. Más información.

Una Lista del Mejor Software de Gestión de los Cambio

Aquí tienes una lista de las herramientas de gestión de cambios diseñados para el apoyo tecnológico, sistémicos, o cambio de personal:

  1. The Change Shop
  2. ESM Software
  3. Engage Your Team
  4. The Change Compass
  5. Viima
  6. Howspace
  7. Whatfix
  8. Giva
  9. WalkMe
  10. AppLearn

Aplicación de la Gestión de Cambios – Preguntas Frecuentes

¿Sombreroson los tipos de gestión del cambio?

Los tipos de gestión del cambio incluyen:

  • Gestión de ideas
  • Incorporar personal nuevo o socios
  • Manejar la Satisfacción del Cliente
  • Cambios de transición (adquisiciones, fusiones, relanzamientos)
  • Cambios de desarrollo (iniciativas de compromiso de los empleados, cambios de procedimientos)
  • Gestión de implementación de TI

¿Cuáles son los pasos en la gestión del cambio?

Esto varía de un grupo a otro, pero los pasos comunes en la gestión del cambio incluyen:

  1. Encontrar un área que necesita mejoras;
  2. Desarrollar un plan de mejora;
  3. Investigar las herramientas adecuadas para el desarrollo del cambio;
  4. Identificar quién se verá afectado;
  5. Implementación de procesos de capacitación;
  6. Probar una versión beta;
  7. Recopilación de comentarios;
  8. Iniciando un lanzamiento forzado.

¿Qué es un plan de gestión de cambios?

Un plan de gestión de cambios es un desglose detallado de cómo se aliviarán las tensiones al momento de introducir cambios en el lugar de trabajo. Implica anticipar los puntos de presión y crear estrategias para navegarlos antes de que se conviertan en un problema. Los planes de gestión de cambios a menudo necesitan sistemas de comunicación amplios y muy sólidos, programas de capacitación y algún tipo de circuito de retroalimentación de éxito/fracaso.

¿Qué son las herramientas de gestión del cambio?

Las herramientas de gestión de cambios son cualquier cosa que se pueda utilizar para aliviar las tensiones que surgen durante un cambio en el proceso, el personal o el software. Es posible que se necesiten herramientas de gestión de cambios para recopilar comentarios, implementar planes, estructurar programas de capacitación y más.

¿Cuáles son los tipos de software de gestión de cambios?

La gestión de cambios viene en muchas formas y tamaños, dependiendo de lo que esté cambiando. Existe un software de gestión de cambios para:

  • Software (gestión de cambios de software), despliegues y actualizaciones de TI
  • Capacitación e incorporación
  • Comentarios, encuestas y análisis de nuevas herramientas y procesos
  • Planificación de cambios y ejecución de escenarios hipotéticos para calcular el impacto

¿Cuál es la diferencia entre la gestión y el control de cambios?

La gestión del cambio a menudo se refiere a cómo el cambio afecta a las personas dentro de una organización y puede resaltar la comunicación, la capacitación y la retroalimentación para disminuir la interrupción del servicio y el retorno de inversión. El control de cambios es un elemento más técnico, por el cual los servicios que se cambian se documentan, planifican, lanzan y evalúan (generalmente manejado por TI).

Descripciones Generales de las 10 Mejores Herramientas de Gestión de Cambios

Change Management Tools - Featured graphic

¿Estás adoptando un nuevo software? ¿Un nuevo modelo de negocio? ¿Un nuevo programa de entrenamiento? Aquí están mis sugerencias principales de herramientas de gestión de cambios para comenzar tus andanzas en la gestión de cambios.

  1. The Change Shop -conjunto de herramientas para recopilar comentarios, hacer un seguimiento del progreso, crear planes de cambio, modelar escenarios hipotéticos y comparar tu progreso con el de otras empresas.
  2. Engage Your Team – software que te ayudará a encuestar a tu organización, generar informes y crear planes de implementación estratégicos.
  3. ESM Software – herramienta de gestión de estrategias de Balanced Scorecard para rastrear iniciativas, realizar revisiones y generar planes e informes.
  4. The Change Compass – herramienta de análisis y planificación de cambios basada en la nube. Herramienta de visualización y planificación de datos que ayuda a las organizaciones a visualizar los impactos del cambio en las personas y los clientes.
  5. Viima – plataforma de innovación para recopilar, analizar y priorizar ideas tanto en equipos pequeños como en grandes empresas.
  6. Howspace – plataforma para gestionar el cambio organizacional con funciones fáciles de usar: de sondeo, comunicación y programación.
  7. Whatfix – solución de gestión de cambios que ayuda a los empleados a adoptar un nuevo software al brindarles las herramientas para brindar capacitación en la aplicación.
  8. Giva – sistema de control de cambios basado en la nube utilizado por pequeñas y grandes organizaciones para la gestión de cambios de TI.
  9. WalkMe – herramienta de gestión de cambios galardonada que se utiliza para la transformación digital, la implementación de software y la capacitación de los empleados.
  10. AppLearn – plataforma SaaS creada para ayudar a organizaciones complejas a planificar, implementar y rastrear iniciativas de transformación digital.

Resumen de las Mejores Herramientas de Gestión de Cambios

SoftwareOpción GratuitaPrecioSitio Web
The Change ShopTheChangeShop logo - Change Management ToolsDemo gratuitadesde $29/mesEcha un vistazo a Change Shop
Engage Your Team
Engage your team logo - Change Management Tools
Demo gratuitadesde $20/participanteEcha un vistazo a Engage Your Team
ESM SoftwareESM Software logo - Change Management ToolsVersión gratuita$800/mesEcha un vistazo a ESM Software
The Change CompassChange compass logo - Change Management ToolsPrueba gratuita de 14 días

Versión gratuita

$40/usuario/mesEcha un vistazo a Change Compass
ViimaViima logo - Change Management ToolsVersión gratuitadesde $3/usuario/mesEcha un vistazo a Viima
HowspaceHowspace logo - Change Management ToolsPrueba gratuitadesde €195/mesEcha un vistazo a Howspace
WhatfixWhatfix logo - Change Management ToolsPrueba gratuitaPrecios personalizadosEcha un vistazo a Whatfix
GivaGiva logo - Change Management ToolsPrueba gratuita de 30 días$29/usuario/mesEcha un vistazo a Giva
WalkMeWalkMe logo - Change Management ToolsDemo gratuitaPrecios personalizadosEcha un vistazo a WalkMe
AppLearnAppLearn logo - Change Management ToolsDemo gratuitaPrecios personalizadosEcha un vistazo a AppLearn

Haz un Kit de Herramientas Completo Para Gestionar el Cambio Organizacional

Simplemente no hay una herramienta mágica en cuanto al software de gestión del control de cambios se refiere. Eso es porque el cambio ocurre en diferentes áreas y bajo diferentes contextos. Hemos desglosado algunas áreas comunes de las empresas que sufren cambios y hemos recomendado el software de gestión de cambios apropiado para cada categoría.

Herramientas de Gestión de Ideas

Quizás no sólo necesites un único cambio, quieres preparar a tu equipo para una constante innovación colaborativa. Querrás crear un espacio donde las personas puedan intercambiar ideas y obtener comentarios en tiempo real. Estas herramientas pueden ayudarte con eso.

  1. Qmarkets – una solución de software social para involucrar a los empleados y fomentar el pensamiento entre departamentos para presentar ideas innovadoras como parte de una campaña organizada o una sugerencia independiente.
  2. Ideascale – crea “comunidades” digitales para generar ideas de forma colectiva, votar sugerencias, conectar ideas similares mediante texto predictivo y ofrecer puntos e insignias como incentivo para los participantes.
  3. Brightidea – Crowdsourcing en una escala empresarial, con páginas de presentación de ideas adjuntas a etiquetas sugeridas, para agrupar proyectos similares, y luego rastrear la financiación y la implementación dentro de un tablero Kanban.

Herramientas de Incorporación

La incorporación de nuevos clientes y / o usuarios puede ser estresante y puede tomar mucho tiempo, tanto para ti como para el usuario final. Si tu página web o aplicación tiene actualizaciones frecuentes, navegación compleja o CTAs que requieren una explicación muy extensa, las herramientas de incorporación podrían ser de ayuda. Las herramientas de incorporación ayudan a aliviar las barreras de entrada para saltar a la experiencia de usuario y pueden convertir a los visitantes en clientes de toda la vida al enviarles las preguntas frecuentes.

  1. Tutorialize.me – crea tutoriales para ayudar a los recién llegados a navegar por tu sitio web o para resaltar los cambios para tus equipos a medida que van ocurriendo. Selecciona un elemento de página y luego define qué mensaje o proceso se inicia, ya sea un resumen de cuadro de texto o un cambio dinámico de página.
  2. Appcues – anuncia cambios e introduce a los usuarios en nuevas incorporaciones a tu producto con funciones de asignación y de recorridos con clics y luego monitorea el impacto de tu sistema de incorporación a través de varios análisis disponibles.
  3. Intercom – emplea chatbots para canalizar a las partes interesadas hacia su servicio, envíe mensajes específicos a bordo y active a los clientes, y brinde ayuda personalizada a escala con una bandeja de entrada colaborativa, automatización y soporte de autoservicio.
  4. Qstream – software para capacitación continua del personal con capacidad para identificar brechas de habilidades y rastrear el compromiso basado en la interacción del usuario final. Diversos análisis de rendimiento y ROI pueden ayudarte a las cosas que no funcionan.

Herramientas Para la Gestión de la Satisfacción del Cliente

Es difícil sobresalir en cualquier negocio si no tienes una estrategia sólida de servicio al cliente que incorpore áreas de cambio como quejas y mediación, crecimiento o cambio de base de consumidores y proyectos de divulgación de marketing. Estas herramientas pueden ayudarte a manejar muchas de las preocupaciones anteriores, y mucho más.

  1. Planhat – una herramienta Saas que ayuda a gestionar iniciativas de servicio al cliente mediante la integración de múltiples plataformas (como Salesforce y Zendesk) con capacidades de vistas generales de clientes, incorporación y gestión de ingresos.
  2. Gainsight – captura cada interacción del cliente en una base de datos robusta, accede a informes para ayudar a los llamados a la acción y aprovecha tanto las conversaciones individuales como los correos electrónicos personalizados y automatizados.
  3. Natero – compila correos electrónicos de clientes, chats, reuniones, tickets de soporte, historial de facturación y uso de productos, identifica clientes en riesgo, te prepara para las próximas renovaciones y monitorea los puntajes de salud del cliente a través de KPI personalizados, puntajes de CSM, tickets de soporte, NPS y más.
  4. CustomerSuccesBox – supervisa el estado de la cuenta, configura las herramientas de incorporación de clientes y segmenta las cuentas por tipo o personaliza mejor tu enfoque de CSM para cada una. Proporciona hitos, alertas personalizables y comentarios de campaña.

Software de Incorporación de Empleados

Crecimiento del equipo, rotación de personal, contratistas, ascensos, pasantes o estudiantes cooperativos… hay muchas razones por las que podrías necesitar automatizar partes de tu régimen de capacitación para aliviar el estrés tanto de la gerencia como de los aprendices. Usa estas herramientas para integrar nuevas contrataciones con un tiempo de inactividad mínimo para que puedan comenzar a trabajar de inmediato y sentirse parte del equipo de inmediato.

  1. Talmundo – obtén nuevas contrataciones integradas en el flujo de trabajo de la empresa con hojas de ruta personalizadas, opciones móviles y de escritorio para el compromiso, y un sistema de comentarios para los nuevos reclutas.
  2. KiSSFLOW –  flujos de trabajo automatizados, gestión de casos, formularios fluidos, flujo de trabajo visual e informes y análisis son solo algunas de las características a las que podrás acceder.
  3. Workday – un sistema ERP en la nube para finanzas, recursos humanos y planificación con capacidades de aprendizaje automático que te ayuda a identificar riesgos.
  4. Docebo – centraliza la organización de cursos, distribuye y administra capacitación online y dirigida por un instructor, haz un seguimiento de las certificaciones y mide los resultados con paneles y análisis personalizados.

Herramientas de Compromiso de los Empleados

No dejes que la rutina y la complacencia definan a tu equipo. Ayuda a que las personas se unan, colaboren, creen, descubran, vinculen, desarrollen y procesen nuevas ideas a través de herramientas diseñadas para impulsar el compromiso de los empleados.

  1. OfficeAccord – alertas automáticas enviadas a grupos de empleados específicos, gestión comunitaria para todo, desde eventos de la empresa hasta oportunidades de compartir viajes, y supervisar fechas importantes como cumpleaños y aniversarios de fechas de inicio.
  2. Qualtrics – las plataformas de XM se utilizan para recopilar, comprender y tomar medidas sobre los datos de la experiencia. Los informes y análisis sugieren qué productos y servicios desarrollar.
  3. TINYpulse – comentarios de los empleados en tiempo real con encuestas a los empleados, herramientas para la incorporación y el compromiso, y capacidades de entrevista de salida.
  4. Honestly – realiza encuestas a los empleados sobre las nueve métricas de compromiso, informes de compromiso y panel de control en tiempo real para resaltar los KPI.
  5. Officevibe – los empleados pueden compartir comentarios anónimos y los gerentes reciben informes semanales visuales que identifican los problemas específicos de su lugar de trabajo.

¿Necesitas Ayuda Para Reducir las Opciones?

Esta herramienta es bastante útil. Nos hemos asociado con Crozdesk para brindarte acceso a su “Buscador de software”.

Si ingresas algunos de los detalles sobre tu proyecto y las funciones que buscas en una herramienta de administración de proyectos, generará una lista de herramientas que coinciden con tus preferencias. Sólo debes proporcionar tu correo electrónico y te enviarán una bonita guía en PDF con un resumen de las mejores coincidencias.

¿Qué Hay en tus Sistemas de Gestión de los Cambios?

Los cambios no tienen que ser tan duros o difícil. Probablemente tengas que considerar docenas o cientos de cosas a medida que implementas algo nuevo y abandonas lo antiguo. Las herramientas de administración de cambios pueden hacer que el cambio sea menos desalentador para ti y tu equipo.

¿Qué software, herramientas o habilidades son más útiles para manejar los cambios en grandes o pequeñas empresas? Comparte tus ideas en los comentarios.

Ben Aston

About Ben Aston

Deja un comentario

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.