Cómo iniciar el proyectoGuías PrácticasMejores métodos de gestión de proyectos

Como Organizar Una Reunión de Equipo Interna Antes del Project Kickoff

By 17/07/2019septiembre 12th, 2019 No Comments
 

image

The project management software that keeps teams going. Collaborate as if you were right next to each other.
TRY FOR FREE.

Our friend and supporter

La reunión de equipo es un elemento en la gestión de proyectos que es olvidado por muchos. Sabemos que todos nosotros -los gerentes de proyectos- somos castores ansiosos. Es una parte innata de quienes somos. Nos encanta comenzar cosas y ver cómo se desarrollan. Pero en el caso de iniciar un proyecto con un cliente, no nos precipitemos: antes debemos prepararnos adecuadamente con una reunión de equipo antes del project kickoff (inicio del proyecto).

Pero antes de eso, si aún no lo has hecho, marca esta página como favorita y échale un vistazo a nuestra Reunión de inicio: la guía completa para comenzar proyectos con el pie derecho donde descubrirás nuestros mejores consejos y trucos para ser un maestro de las reuniones de inicio, además de las plantillas o modelos que puedes usar.

Mantén tu Castor Bajo Control

Tenemos que tomarlo en serio. La reunión de equipo de trabajo del proyecto no es sólo un precursor de la reunión de inicio con el cliente, es una piedra angular: establece el tono, el estilo y la visión de todo el proyecto. Es una oportunidad para educar a los miembros del equipo y desarrollar la cohesión y la relación para no mostrarnos indecisos frente a un cliente.

Comienza tu Proyecto Correctamente

Si no somos cuidadosos, las reuniones de los equipos (reuniones de inicio internas) a menudo pueden ser algo que queda relegado a una conversación de cinco minutos en el pasillo, unos minutos antes de la reunión de inicio con el cliente. Las reuniones internas del proyecto son difíciles, siempre es en esa reunión en la que las personas parecen optar por no participar. Pero si lo hacemos bien y comenzamos un proyecto correctamente, es mucho más probable que todo el proyecto sea un éxito.

Si no lo hacemos bien, o nos apresuramos antes de prepararnos adecuadamente, ya sea por entusiasmo por parte de nuestros clientes, o por cuestiones internas, podemos encontrarnos en una reunión caracterizada por una mesa redonda de presentaciones no informada, temas aburridos, y conversaciones sin propósito que, en el mejor de los casos, solo brindan una pequeña aclaración de la dirección y los objetivos del proyecto, y en el peor, la cancelación de un proyecto antes de que haya comenzado.

Haz Que la Reunión Inicial Con tu Cliente Sea un Éxito

Comenzar con un equipo informado y un plan deliberado te ayuda a sacar el máximo provecho de tu discusión: aprender lo más posible y tomar decisiones importantes del proyecto sin perder horas, dinero y tiempo personal valioso con el cliente.

Por lo tanto, suponiendo que hayas planeado con anticipación y le hayas dedicado más de cinco minutos a la preparación de la reunión de inicio interna, en este artículo propondremos una agenda de la reunión de trabajo en equipo del proyecto con los mejores métodos y exploraremos cómo podemos asegurarnos de que iniciamos nuestros proyectos con las mayores posibilidades de éxito.

Ejemplo de Agenda de Inicio Interno del Proyecto

Cada proyecto es único, pero es valioso asegurarnos de cubrir algunos de estos conceptos básicos para que nuestro equipo esté en la misma página:

  1. Cliente: ¿cuál es el trasfondo?
  2. Proyecto: ¿por qué estamos haciendo esto?
  3. Ámbito de aplicación: ¿qué estamos haciendo?
  4. Enfoque: ¿cómo vamos a hacer esto realidad?
  5. Roles: ¿quién está haciendo qué?
  6. Trabajo en equipo: ¿cómo vamos a trabajar juntos?
  7. Reunión: ¿Cuál es la agenda para el reunión con el cliente?
  8. De seguida: ¿Cómo mantenemos el impulso?
  9. Preguntas y Respuestas: ¿Qué no te hemos dicho?

Cliente: ¿Cuál es el Trasfondo?

Comienza sentando las bases para ayudar a todos a comprender el campo en el cual estás actuando. Compartir es importante, así que no te guardes ningún registro ni documentación para ti solamente. Comparte todo lo que sabes con el equipo para que puedan aclimatarse. Capacita y bríndale al equipo la información necesaria para que pueda ponerse al día. Para mantener el hilo de la reunión, probablemente valga la pena postergar las preguntas y respuestas hasta el final; de lo contrario, esta sección de la reunión en equipo puede terminar demorando un tiempo desproporcionadamente largo.

Comparte cómo llegaste a trabajar en el proyecto: ¿fue un premio directo de un cliente existente, es un cliente nuevo o es un amigo de los CEO’s? Explica lo que hiciste en el pasado con el cliente, o con diferentes clientes pero con proyectos similares, y ayuda al equipo a entender con quién está trabajando.

Todos sabemos que hay clientes de todo tipo. Pero habitualmente, para nuestros equipos, son simplemente las personas que siempre toman malas decisiones. Trata de posicionar a los clientes en una luz positiva. Y para prevenir que se equivoquen, explícale los distintivos del cliente a tu equipo. Hazles saber quiénes son (internos / externos), qué sabes de ellos, otros proyectos en los que han trabajado y cómo le gusta trabajar al cliente.

Proyecto: ¿Por qué Estamos Haciendo Esto?

Para ayudar aún más a poner el proyecto en perspectiva, debes ayudar a tus equipos a comprender por qué están haciendo el proyecto en primer lugar. Esto significa, desde la perspectiva del cliente, compartir los impulsores comerciales para iniciar el proyecto y garantizar que haya claridad en cuanto a lo que se considera como éxito o fracaso.

Y desde la perspectiva de la experiencia del cliente, comienza la discusión con el equipo a partir de cómo este proyecto mejora la vida de los clientes o ciudadanos y satisface sus necesidades. Desde el principio, maximizar la experiencia positiva del cliente debe ser la base de por qué estás involucrado en el proyecto. Aquí se empieza a presentar una visión de por qué el equipo debería preocuparse por el proyecto y ayudar a todos a comprender que lo que están haciendo es contribuir a algo que vale la pena.

Finalmente, desde la perspectiva de una agencia, debes tener claro qué significa el éxito más que simplemente entregar el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y al alcance acordado. ¿Cómo vas a crecer como agencia a causa del resultado de este proyecto? ¿Desarrollarás una nueva capacidad o competencia con una nueva tecnología?

Ámbito de Aplicación – ¿Qué Estamos Haciendo?

Cuando se establece el trasfondo, es hora de entrar en los detalles del alcance en la reunión de equipo. Normalmente, eso significa revisar el cronograma, la estimación y el SoW (enunciado de alcance del trabajo) para que todos comprendan el flujo del proyecto, las actividades y los productos o resultados. Sin aburrir a todos hasta la muerte, ayúdalos a comprender las peculiaridades del proyecto, para que todo el equipo esté consciente de las limitaciones desde el primer día.

Este es un buen momento para iniciar el registro de RAID (riesgos, suposiciones, problemas y dependencias). No hay nada como una revisión de SoW para que la gente hable sobre lo que va a salir mal. Cuanto antes lo sepas, mejor. Si alguien ha intentado esto antes y ha fallado, ¿por qué fue? ¿Y cómo puedes minimizar eso? Conocer la pista interna y la comprensión única de tu equipo acerca de proyectos similares ayudará a desarrollar una cultura de apertura y garantizará que las sorpresas se mantengan al mínimo.

Enfoque: ¿Cómo Vamos a Hacer Esto Realidad?

Revisar el SoW y las actividades y productos propuestos constituye una gran oportunidad en la reunión de equipo para discutir los puntos de vista del equipo: cualquier cosa que quieran cambiar en el proceso del proyecto o nuevos enfoques que quieran probar. Recuerda que lo nuevo no siempre es mejor, y lo probado con frecuencia funciona bien. Así que proyecta una visión clara y no pierdas el tiempo con idioteces técnicas o del proceso.

Suponiendo que el SoW ya haya sido aprobado, recuerda que si estás cambiando el enfoque, necesitas asegurarte de poder cumplir con los objetivos del proyecto del cliente (y de la agencia) y de seguir cumpliendo con lo prometido en términos de resultados. Esta no es solo una oportunidad para hacerte la vida más fácil.

No obstante, cultiva la propiedad del proyecto dentro del equipo. Para que el proyecto sea un éxito, el equipo debe sentir que es suyo. Al dejar tiempo y espacio para que tu equipo sugiera ideas, desafíe tu plan y cree una mejor manera de trabajar, terminarás con un enfoque mucho más sólido y un equipo mucho más comprometido.

Roles – ¿Quién Está Haciendo Qué?

Cuando el equipo ha tenido la oportunidad de comprender el proyecto y comenzar a comprender el contexto de cómo encajarían en él, vale la pena aclarar los roles y responsabilidades del equipo. Sería útil que asignaras sus roles al SoW y aclararas los resultados asociados con cada área, por qué existen y qué debe pasar para que se hagan realidad.

Podría ser útil desarrollar una matriz contra el SoW para definir un RACI (Comprometido, Responsable, Consultado, Informado) para los resultados y el equipo. El RACI ayudará a minimizar cualquier incertidumbre de responsabilidad e invariablemente ayuda a aclarar los niveles de comodidad de tus equipos con la entrega.

Trabajo en Equipo – ¿Cómo Vamos a Trabajar Juntos?

Cuando efectúes una reunión de equipo con uno que nunca haya trabajado en conjunto, habrá un rango de entendimiento sobre cómo el equipo debe trabajar en conjunto, cómo debe gestionarse la colaboración, cómo debe fluir la comunicación, cuándo debe reunirse el equipo, las herramientas que deben utilizarse. y qué sistemas utilizará para compartir los resultados o describir detalles de tareas o tickets específicos. Como Administradores de Proyectos, nuestra función es simplificar, hacer que todos se sientan cómodos y hacer que la gente se entusiasme por trabajar juntos en el proyecto.

Usualmente no hay enfoques correctos o incorrectos; pero para obtener la aceptación del equipo sería útil conferirles la mayor autonomía posible. Querrás que se sientan como si fueran maestros del proyecto. Define tus expectativas y deja que el equipo acuerde entre sí exactamente cómo lo logrará. Al aclarar el trabajo en equipo y acordar las partes básicas de cómo se llevará a cabo, estamos ayudando a gestionar las expectativas de nuestro equipo sobre lo que es aceptable y lo que no.

Inicio – ¿Cuál es la Agenda Para la Reunión Con el Cliente?

Como gestor del proyecto, ya debes tener un plan en marcha para la reunión de inicio con el cliente – el propósito de revisarlo con tu equipo es conseguir su participación y brindar un sentido de contexto y urgencia para los próximos pasos.

Si es posible, más allá de los elementos habituales de discusión que están en la agenda de la reunión, discute con tu equipo sobre si hay ejercicios útiles que se puedan ejecutar durante la reunión de inicio con el cliente para obtener algunas observaciones tempranas o iniciar el proyecto.

Acordar una agenda para la reunión con tu equipo puede ayudar a cristalizar tu enfoque y proporcionar un contexto útil para cualquier trabajo previo que se requiera. La planificación de la reunión también es una excelente manera de revisar las acciones y decisiones que se tomaron anteriormente en términos de alcance del proyecto, enfoque, roles y trabajo en equipo al planear cómo compartirlas con el cliente.

Además de acordar una agenda, piensa en programar otra reunión de equipo para ensayar lo que se va a decir, quién lo dirá, qué diapositivas mostrarás y ensayar cualquier actividad. Te sorprendería lo rápido que puedes refinar la agenda y el contenido de la reunión cuando lo ensayas correctamente. Este paso adicional ayudará a que tu equipo se sienta más cómodo, te permitirá comunicar claramente lo que esperas de ellos frente al cliente y les permitirá cumplir.

Internal Kickoff Meeting Agenda Template And Sample

This content is exclusive to DPM Pro Members!

image

DPM Pro Members get:
  • Instant access to expert-crafted TEMPLATES to save you time.
  • Workshops, mentorship, and community support to grow your career.
  • Ebooks to guide you through the PM role.
Want in?

JOIN OUR PRO MEMBERSHIP

Are you Pro Member? Sign in to unlock the content.

De Seguida – ¿Cómo Mantener el Impulso?

La tentación puede ser un poco casual cuando se inicia un proyecto: nadie sabe realmente lo que está sucediendo e incluso podría ser que tú, como gerente del proyecto, seas el último en incorporarse al proyecto. La forma en que gestionas las primeras reuniones e interacciones del proyecto, sienta las bases para el resto del proyecto.

Para mantener el impulso en el proyecto, asegúrate de tener muy en claro los próximos pasos, de que todos tengan claro qué deben hacer a continuación, cuándo deben hacerlo y cualquier hito de revisión en el camino. ¡Este es tu momento para ser grande y estar a cargo! En este punto, debes ser muy claro sobre lo que debe suceder para que la reunión de inicio con el cliente sea un éxito, y guiar al equipo a raíz de eso.

Preguntas y Respuestas – ¿Qué Nos Ha Faltado?

Finalmente, antes de cerrar la reunión de equipo, asegúrate de darle a la gente la oportunidad de hacer todas las preguntas que quisieron hacer en los primeros cinco minutos de la reunión, pero que les dijiste que tendrían que esperar hasta el final para hacerlas. Lo más probable es que ya lo hayas cubierto, pero es posible que haya cosas que fueron discutidas antes en la reunión de equipo y necesiten una aclaración. La realidad es que muchos de los elementos de esta agenda deberán discutirse continuamente antes de la reunión de inicio con el cliente.

¿Qué Opinas?

¿Qué opinas? ¿Qué nos ha faltado en la agenda de nuestra reunión inicial interna propuesta? Cada gerente de proyecto comienza sus proyectos de manera diferente. ¿Por qué no compartes con nosotros cómo empiezas tus proyectos? ¿De qué hablas?

 

Our friend and supporter:

image

The project management software that keeps teams going. Collaborate as if you were right next to each other.

TRY FOR FREE
Ben Aston

Ben Aston

Soy Ben Aston, gerente de proyectos digitales. He estado en la industria durante más de 10 años trabajando en el Reino Unido en las principales agencias digitales de Londres, incluidas Dare, Wunderman, Lowe y DDB. He entregado de todo, desde videos virales a CMS, juegos flash, anuncios publicitarios y eCRM a sitios de comercio electrónico. He tenido la suerte de trabajar en una amplia gama de grandes clientes; marcas automotrices como Land Rover, Volkswagen y Honda; Empresas de servicios públicos como BT, British Gas y Exxon, y de bienes de consumo como Unilever, así como también marcas de productos electrónicos, como por ejemplo Sony.

Deja un comentario