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Responsabilidades del Gerente de Proyectos: Esto es lo Que Realmente Deberías Estar Haciendo

By 28/01/2019 febrero 22nd, 2019 No Comments

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Las responsabilidades del gerente proyectos no pueden ser pasadas por alto. Digamos que eres gerente de proyectos. Has conseguido un excelente trabajo en una agencia de publicidad digital (o tal vez estés en el brazo digital del equipo de marketing de la empresa, o estés trabajando en proyectos para una organización sin fines de lucro, o en proyectos de sitios web para una institución educativa) y ya estás listo para tu primer proyecto! Ahora es el momento de mostrarles a todos de qué estás hecho.

Ahora también es el momento en que muchos gerentes de proyectos comienzan a preguntarse qué … exactamente … es lo que deben hacer primero.

Los gerentes de proyecto generalmente mantienen los proyectos en el camino correcto, interactuando tanto con el equipo interno como con el cliente. Somos las esponjas que absorben el impacto de todos los lados y nos aseguramos de que el proyecto siga avanzando constantemente. ¿Y ahora qué? No te preocupes, aquí te ayudaremos. ¡Leerás lo que REALMENTE necesitas hacer para brillar!

¿Qué Hace un Gerente de Proyectos?

Las responsabilidades del gerente de proyectos han cambiado mucho en los últimos 5-10 años. En el pasado, a los gerentes de proyectos se les encomendaba simplemente la ejecución de directrices. Tuvimos que luchar para demostrar nuestro valor, y muchas veces no conseguimos un puesto en la mesa de estrategia.

Hoy en día, los gerentes de proyecto tienen un alcance mucho más amplio, uno que incluye mucha más estrategia y liderazgo, lo cual es excelente no solo para el aumento de las habilidades de un gerente de proyectos, sino también para su remuneración. Los salarios de los gerentes de proyectos han aumentado a medida que han asumido más liderazgo en los proyectos.

Pero con ese alcance más amplio, hay muchas más expectativas sobre cómo debes hacer tu trabajo, a menudo sin el beneficio de la explicación o una guía paso a paso. A continuación, se explica cómo asegurarse de que puedes comenzar a dar el paso al frente e ir más allá del rol típico del Gerente de Proyectos.

Responsabilidades del Gerente de Proyectos: Esto es lo Que Realmente Deberías Estar Haciendo

project manager responsibilities - what does a project manager do?

Si observas cualquier descripción de trabajo para un gestor de proyectos, encontrarás algunas cosas similares: que mantenga el proyecto a tiempo, organizado y dentro del presupuesto. Y haces eso al registrar los requisitos, crear líneas de tiempo y segmentar y hacer un seguimiento del presupuesto. También sabes que tienes que motivar al equipo y asegurarte de que todo fluya.

Pero lo que te separará del resto es cómo haces cada una de estas cosas, lo que REALMENTE deberías estar haciendo. Así que repasemos esto por táctica:

1. Registra Los Requisitos

Crea requisitos para el proyecto en un documento de requisitos del proyecto o en historias de usuarios.

Hacemos esto tomando los elementos básicos del Enunciado de Alcance del Proyecto (SOW) o de las notas de los clientes y juntándolos para mostrar todos los elementos imprescindibles, detalles, establecer los objetivos del proyecto y brindar información pertinente que cualquier parte interesada o miembro del equipo del proyecto tendría que entender si fueran a estar trabajando en ese proyecto. Este es el “plano” del proyecto.

Lo que Realmente Deberías Estar Haciendo:

Definitivamente debes estar al tanto de lo que se necesita para hacer el proyecto que te fue asignado. Pero también debes comprender las necesidades comerciales generales del proyecto. Debes poder escribir tus requisitos / historias de usuario para que no sólo cumplan con el alcance del proyecto, sino que también satisfagan la necesidad real del mismo. La mejor manera de asegurarte de que comprendes la estrategia del proyecto es incluirte en el descubrimiento del proyecto y en la planificación inicial, pero no cualquier director de proyectos es capaz de hacer esto. Lo otro que puedes hacer es sumergirte en el resultado del descubrimiento y hacer preguntas estratégicas sobre el producto final.

Una vez que tengas un buen conocimiento de la estrategia del proyecto, podrá responder a la mayoría de las preguntas que surgirán durante el curso del proyecto. Debes poder ejecutar esa interferencia; proporcionar orientación estratégica que ayude a un proyecto a continuar sin esperar la entrada de información adicional para los elementos que no requieren una decisión del cliente. Cuando comencé a hacer esto para mis proyectos, pasé de ser el administrador de proyectos a ser El Administrador del Proyecto, y los proyectos que administré después se volvieron cada vez más estratégicos.

2. Mantén el Proyecto Organizado

Crea una estructura de carpetas para documentos y activos.

Los gestores de proyectos sabemos que tenemos que mantener toda la información relacionada con el proyecto en un solo lugar al que todos tengan acceso, para que las partes interesadas y los equipos de proyectos puedan encontrar la información que necesitan fácilmente. Por lo general, esto se mantiene en una unidad compartida, en Google Drive, en Dropbox o de alguna otra forma en que el equipo en general pueda encontrar activos e información.

Lo que Realmente Deberías Estar Haciendo:

Aunque categorizar y crear estructuras de carpetas significativas es una necesidad principal, también debes verificar que todo lo creado o proporcionado para un proyecto esté en el mejor orden posible, para que cuando sea necesario, esté listo. Esto podría significar asegurarse de que los gráficos de los activos sean del tipo y estructura de archivo correctos, que cualquier copia que se proporcione esté libre de formatos adicionales que puedan interferir con las reglas de CSS, o asegurarse de que el código de otra entidad esté empaquetado correctamente. Hacer esto al principio del proyecto es la mejor manera de asegurarte de que no pierdas tiempo ni dinero más tarde al tratar de arreglar algo que puedes evitar.

Una vez administré un proyecto que requería transferir más de 400 archivos PDF a un nuevo árbol de documentos en un sitio web. Pensé que era tan fácil como simplemente catalogarlos y asegurarme de que estuvieran listos para que nuestros desarrolladores los agregaran, pero tomé un tiempo adicional y abrí unos pocos para echar un vistazo más de cerca. Cuando lo hice, me di cuenta de que había 3 iteraciones de marcas diferentes para los documentos. Debido a que lo detecté temprano, el cliente tuvo tiempo de arreglarlo y proporcionar archivos PDF con la marca adecuada antes de que los agregáramos al sitio. Eso habría sido detectado en el control de calidad al final del proyecto, dando muy poco tiempo para que el cliente solucionara el problema antes de la fecha de lanzamiento.

3. Crea Una Línea de Tiempo

Enumera todas las tareas y trázalas en una línea de tiempo, calendario o ciclo de iteración.

Como administrador de proyectos, una de las primeras cosas que nos preguntamos es “¿qué tiene que pasar en este momento y qué tiene que pasar a continuación, para que este proyecto comience a tiempo?” La forma en que se crea esto realmente depende de la fecha límite del proyecto. Si es inamovible, deberías crear una línea de tiempo a partir de esa fecha final inamovible hacia atrás. Si es flexible, deberías crear una línea de tiempo a partir de la hora actual hasta una fecha de lanzamiento adecuada.

Lo que Realmente Deberías Estar Haciendo:

Este es el momento de comenzar a pensar en las contingencias. Sí, tienes que crear tu línea de tiempo habitual, ya sea en un calendario, un gráfico de Gantt, o un plan de iteración. Pero también es el momento perfecto para comenzar a pensar en dónde podrían salir mal las cosas y qué harás al respecto si eso sucede. Si estás trabajando en un proyecto de Waterfall y estás construyendo tu línea de tiempo con elementos que básicamente suceden en un formato en serie, comienza a buscar lugares donde, si fuera necesario, podrías hacer un trabajo paralelo. Comienza a ver lo que sería un Producto mínimo viable – MVP, por sus siglas en inglés – si tienes un proyecto con una fecha de finalización inamovible. Eso significa averiguar qué, como mínimo, funcionaría para hacer que un proyecto se realice a tiempo. Querrás tener algunas opciones que hayas pensado con anticipación, cuando estás calmado y no bajo la inmensa presión que generalmente rodea las crisis de la línea de tiempo. Esta es una de las responsabilidades del gerente de proyectos más importante y es clave para el éxito de un proyecto.

Una de mis opciones favoritas para tener en cuenta es la “Fase 2”. Es una buena manera de llegar a un MVP sin usar realmente la palabra “mínimo”, ya que a veces provoca pánico en algunas partes interesadas. Me doy cuenta de lo que podemos hacer como nuestro lanzamiento inicial y lo que podríamos lanzar pronto después para cumplir con el alcance del proyecto. Independientemente de las tácticas que elijas, sólo asegúrate de haber identificado dónde, en tu línea de tiempo, podrás ejecutarlas. Estas no tienen que ser compartidas con el cliente, o incluso con el equipo, son principalmente para que las guardes “en tu bolsillo” en caso de que algo suceda.

4. Seguimiento del Presupuesto

Asegúrate que el proyecto no corre el riesgo de costar más de lo esperado.

Por lo general, es la pregunta más básica para el liderazgo de equipo: ¿tenemos suficiente dinero para llevar a cabo este proyecto? La mayoría de las veces, los presupuestos se fijan en el momento en que el administrador del proyecto asume el control, por lo que el proceso consiste en tomar ese presupuesto y distribuirlo en la línea de tiempo que has creado, y hacer un seguimiento de los requisitos que has establecido. Los números tienen que ‘dar’, o el proyecto está en peligro de costar más de las ganancias que está aportando.

Lo que Realmente Deberías Estar Haciendo:

Esta es tu primera y mejor opción para asegurarte de tener el presupuesto suficiente para llevar a cabo el trabajo. Cuanto más avanza un proyecto, más difícil será plantear de manera razonable los problemas presupuestarios (a menos que haya solicitudes obvias fuera de alcance).

Una vez que sientas que tienes el presupuesto correcto, debes dividir el presupuesto general en intervalos de horas, tanto por función como por tarea. Tu presupuesto no sólo realiza un seguimiento de los gastos en un proyecto, sino que también establece límites para cada persona del equipo de proyecto. Junto con tus requisitos o historias de usuario, le da al equipo las pautas que necesita para tener éxito. No es suficiente decirle a alguien lo que necesita y cuándo lo necesita, debes decirle cuántas horas tienen para hacerlo. Después de todo, si tienes que hacer algo en 3 días, tomar 16 horas para hacerlo es muy diferente a tomar 4 horas. Me aseguro de dar las directrices a mi equipo para las tareas que tienen “tiempo de calendario” así como “presupuesto de horas”. Eso no sólo les da parámetros para tener éxito, sino que también les ayuda a elegir la mejor manera de completar una tarea. Si un desarrollador sabe que tiene 3 horas para completar una tarea en lugar de 6, puede decidir usar un complemento existente. Esa es una información invaluable para tenerla por adelantado, incluso antes de comenzar a trabajar.

Lee Más Sobre Cómo Estimar Proyectos (y, Por Lo tanto, Analizar Con Precisión el Presupuesto) en The Digital Project Manager.

5. Motiva al Equipo.

Asegúrate que el equipo tenga lo necesario para tener éxito.

La creación de toda la documentación, los plazos y los presupuestos es excelente, pero el equipo de proyecto (y tus clientes) necesitarán orientación para seguir avanzando en el proyecto. No es suficiente configurar el proyecto para el éxito: una vez que esos elementos están en su lugar, debes asegurarte de que las cosas sigan sucediendo de acuerdo con el plan, y todos tengan lo que necesitan para la tarea en cuestión.

Lo Que Realmente Deberías Estar Haciendo:

Asegurarse de que el equipo tenga los wireframes o la biblioteca de activos correcta es otra de las responsabilidades del gerente de proyectos que es demasiado importante. Lo que te hará ser un motivador fantástico, y un gestor de proyectos exitoso, es conocer a tu equipo. Cada uno de nosotros tiene algo que realmente nos hace funcionar. Algunas personas tienen una fecha límite. Algunas personas odian hablar por teléfono. Algunas personas necesitan muchos elogios para seguir avanzando. Como administrador de proyectos, tu trabajo no es aplastar estas peculiaridades, es trabajar con ellas para sacar lo mejor del equipo, es por ello  que debes pulir tus habilidades interpersonales. El primer paso es conocer qué son estas pequeñas idiosincrasias. Cuando el tiempo y la carga de trabajo lo permitan, haz el esfuerzo de conocerlos a todos en un nivel más personal. A medida que se sientan más cómodos contigo, comienza a indagar qué es lo que los hace trabajar bien y lo que generalmente hace que les resulte más difícil producir resultados de calidad. Escribe estas cosas por ti mismo y luego, a medida que el proyecto progrese, utiliza ese conocimiento para adaptar tu comunicación o estilo motivacional al equipo.

He trabajado para bastantes agencias de publicidad farmacéutica, que creo que son probablemente las más brutales en términos de proyectos exigentes e impredecibles. Es extremadamente difícil mantenerse motivado con algunos de los improbables plazos y la inexplicable burocracia necesaria para despegar una buena campaña de publicidad farmacéutica, y mucho menos mantener motivado al equipo. Fue difícil sacar tiempo, pero me las arreglé para conocer a mi desarrollador principal, y descubrí que odia ser interrumpido en persona en su escritorio cuando está trabajando, y le encantan los dulces. Las interrupciones no siempre fueron algo que tuve el lujo de evitar, así que lo que hice fue tocar la puerta suavemente, e inmediatamente preguntar si era un buen momento para hablar. Si no lo era, le decía “Vendré luego para averiguar cuándo podemos hablar, pero debe ser hoy”. También le dejaba una barrita de Kit-Kat. Le dejaba unos cuantos besos de Hershey a veces, no sólo cuando necesitaba hablar sobre algo. Nuestra relación de trabajo se consolidó rápidamente y siento que pude sacar lo mejor de él. Se trataba de saber qué lo hacía ser mejor, otra de las responsabilidades del gerente de proyectos que pasa desapercibida.

Conclusión

Si siempre buscas ir más allá de las tareas básicas de administración de proyectos y te aseguras de saber lo que REALMENTE deberías estar haciendo, te estarás preparando para asumir los proyectos más complejos y gratificantes. Tendrás dominados los conceptos básicos, además de las habilidades que a menudo no figuran en las descripciones de los puestos, sino que imponen el salario de un gerente de proyectos. Y verás que estás menos estresado, porque has mitigado muchos de los escollos típicos que un proyecto puede poner en tu camino.

Aquí hay algunas habilidades adicionales que los gestores de proyectos pueden usar para gestionar proyectos con aún más eficacia y liderazgo (incluidas las habilidades de presentación, que los administradores de proyectos ahora necesitan para mostrar su valor estratégico). Y encuentra más habilidades valiosas de Gestión de Proyectos que deberías cultivar en The Digital Project Manager.  Una vez que hayas perfeccionado tus habilidades, sal y ve si te espera una nueva oportunidad.

¿Qué Opinas?

Siempre estoy a la espera de consejos y trucos sobre lo que debería hacer cuando gestiono proyectos, así que si tienes algo para hacerme reflexionar, ¡asegúrate de comentar a continuación!

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