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Alle Projekte haben ihren Anfang an einem bestimmten Punkt. Aber wie du sie anfängst, kann oft bestimmen, wie der Rest der Projekt- oder Kundenbeziehung abläuft. Wenn du ein Projekt Kick off Meeting für ein Kunden durchführst, wird der Rest mit größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreich sein. Wenn es eher unglücklich läuft, dann wird das Projekt oder die Beziehung rückläufig verlaufen, bevor du überhaupt angefangen hast.

Aber bevor du anfängst, über das Kick Off Meeting des Kundenprojekts nachzudenken – hast du dich mit dem Kunden getroffen und ein ordentliches, internes Projekt Kick Off Meeting gehabt?

Wenn du es noch nicht durchgeführt hast, speichere dir diese Seite als Lesezeichen und schau dir unser „Kickoff Meeting – Der komplette Leitfaden für den Projektstart“ an, wo du unsere Top-Tipps und -Tricks zum Auftakt von Projekten entdecken wirst. Und lies ihn dir bis zum Ende dieses Beitrags durch, wo du eine Vorlage für die Eröffnungsagenda des Projekts findest.

Nun, zurück zu der Agenda für das Kundenprojekt Kick Off Meeting. Hier sind ein paar Hinweise, die man sich dabei merken sollte.

1. Achte darauf, wen du einlädst, um ein überfülltes Meeting zu verhindern

Lange bevor du das Meeting planst, solltest du sorgfältig darüber nachdenken, wen du dabei haben möchtest und wer das Meeting zu einem Erfolg machen wird. Wenn zu viele Personen im Raum sind, kann es sein, dass es zu voll wird, was zu einer totalen Lähmung des Meetings führen kann.

Wenn zu viele Leute im Raum sind, kann ein Meeting völlig unwirksam werden. Niemand ist sich ganz sicher, wer das Gespräch führt und wer das Sagen hat. Und in diesen Fällen endet es meist damit, dass nur ein oder zwei Personen das Gespräch führen. Warum also nicht einfach nur diese Personen einladen?

Wenn du dich andererseits nicht mit den richtigen Leuten triffst, wird es auch zu einer totalen Zeitverschwendung führen. Reduziere die Einladungen auf ein Minimum, aber stelle sicher, dass die wichtigen Leute da sind – wenn sie es nicht schaffen, verschiebe den Termin. Es ist besser, das Meeting zu verschieben und richtig zu machen, als das gleiche Meeting zweimal zu machen – das verschwendet noch mehr Zeit und wird sehr schnell das Budget unnötig belasten.

2. Bereite dich darauf vor und mache einen guten ersten Eindruck

Rauf dich nicht nur zu einem Kickoff Meeting, in der Hoffnung, dass vielleicht alles gut wird und du es einfach improvisieren kannst. Es bedarf einiger Überlegungen und Vorbereitungen.

Es gibt nichts Schlimmeres als ein Projekt Kick Off Meeting, bei dem niemand schlau daraus wird oder etwas davon versteht. Es ist ganz einfach, ein Meeting zu veranstalten und viel zu reden. Es ist aber nicht wirklich ein Schritt in Richtung Projektbeginn, weil man nicht die Informationen bekommen hat, die man braucht.

Vergewissere dich also, dass du dir über das Ziel des Meetings absolut im Klaren bist. Stelle dann sicher, dass du mit deinem Kundenkollegen in Einklang stehst. Manchmal ist ein Meeting eigentlich nur ein glorreiches Treffen und Begrüßen an sich und manchmal ist das in Ordnung. Aber wenn du das Meeting sinnvoll gestalten willst, dann solltest du dir darüber im Klaren sein, was deiner Meinung nach die nächsten/ersten Schritte im Projekt sein sollten. Finde heraus, was du brauchst, um dies zu erreichen.

3. Eine klare Agenda festlegen

Sobald du deine Ziele für das Kickoff Meeting festgelegt hast, solltest du an der Entwicklung einer Agenda arbeiten, die es dir ermöglicht, diese Ziele zu erreichen.

Wenn wir Kickoff Meetings durchführen, sind wir bestrebt, die grundlegenden Fragen zu beantworten:

  • Warum – Warum machen wir dieses Projekt überhaupt? Welche Geschäftsanforderungen erfüllt es? Wie wird dieses Projekt den Bedürfnissen der Verbraucher gerecht?
  • Was – Was ist die Lösung? Was werden wir tun / machen?
  • Wie – Wie werden wir zusammenarbeiten, um das Projekt zu realisieren?
  • Wann – Wann werden wir es tun?
  • Wo/Wer – Wo ist der Ausgangspunkt für den Auftakt? Wer wird was tun?

Nachfolgend findest du eine Beispiel-Agenda für ein Kick-Off-Meeting – obwohl ich es in einem Meeting nicht so gestalten würde, habe ich sie in die oben beschriebenen Abschnitte unterteilt, um deutlich zu machen, wie diese Agenda-Punkte mit ihnen übereinstimmen:

  • Einführungen – wenn möglich, inklusive einer Bürotour, bei der der Kunde das Team trifft, das an dem Projekt arbeiten wird.

Warum

  • Das große Ganze – versuche, den Kunden dazu zu bringen, dem Brief den Gesamtkontext zu erklären.
  • Projektbriefing – Lass den Kunden erläutern, was sein geschäftliches Anliegen ist und welche Bedürfnisse der Verbraucher hat und welche Lösung das Unternehmen hat.
  • Erfolg – Verständnis dafür, wie wir herausfinden, ob wir erfolgreich waren und wenn möglich, welche Fehler der Vorgänger gemacht hat.
  • Überprüfung der Geschäfts- und Benutzerziele
  • Überprüfung der Abhängigkeiten und Bedingungen von Prioritäten

Was

  • SOW (Scope of Work) Diskussion – Besprechung, was das genehmigte Budget abdeckt und was nicht.
  • Prozessüberprüfung – Überprüfung des Prozesses, der durchgeführt wird, um die Unternehmensziele zu erreichen und die Bedürfnisse der Verbraucher zu erfüllen.
  • Anforderungen – nach Möglichkeit eine Sitzung zur Erfassung von Ko-Kreationsanforderungen durchführen, um mit dem Ausarbeiten der Anforderungen zu beginnen.

Wie

  • Durchsicht des Kommunikationsplans – Bespreche, wie und wie oft du den Projektstatus kommunizierst.
  • Diskutiere das Risiko-, Problem- und Änderungsmanagement – erforsche die Einstellung des Kunden gegenüber Risiken und definiere deinen Lösungsansatz zur Bewältigung dieser Risiken.
  • Durchsicht der Rollen und Verantwortlichkeiten – Festlegung, wer der tägliche Ansprechpartner ist und an wen kommuniziert werden soll.
  • Durchsicht der Richtlinien für Kundenprojekte – Verständnis dafür, wer tatsächlich das Sagen hat und Verständnis dafür, wie lange es dauern wird, bis die Genehmigung der Leistungen erfolgt ist.

Wann

  • Zeitpläne überprüfen – Stelle sicher, dass jeder weiß, was wann passiert.

Wer/Wo

  • Bespreche die nächsten Schritte – wie geht es weiter? Wo liegt der Ausgangspunkt? Bestimme, wer für was verantwortlich ist und wann was getan werden muss.
  • Frage- und Antwortveranstaltung – gib den Menschen die Möglichkeit, das zu erwähnen, was noch nicht besprochen wurde.

4. Halte ein Pre-Kick-Off Meeting

Ich habe schon an Kick off Meetings teilgenommen, bei denen mehr als 5 Personen im Raum sind. Es ist tendenziell besser, wenn sich die Leute nicht zum ersten Mal treffen. Sobald du deine Agenda abgeschlossen hast, sitze nicht nur darauf und sei zufrieden. Schicke sie im Voraus an deinen Kunden und erhalte Feedback. Frag ihn, was er sonst noch diskutieren möchte und eröffne einen Dialog über den Inhalt des Meetings, bevor das Meeting stattfindet.

Wenn es möglich ist, solltest du eine Ausrede finden, um den Kunden vor dem Kick-off-Meeting zu treffen und mit ihm darüber zu sprechen. So wichtig wie das Treffen mit dem Kunden im Voraus ist, so wichtig ist es, dass du dich mit deinem Team triffst und das Projekt durchgehst, so dass klar ist, dass jeder die Sichtweise der Agentur versteht, bevor es losgeht. Dies wird dir auch bei der Planung des Meetings helfen und dich auf den Ablauf des Meetings vorbereiten.

5. Stelle sicher, dass die Dinge im Projekt Kick off Meeting reibungslos ablaufen

Wenn es um das Projekt Kickoff Meeting selbst geht, ist es als Projektmanager deine Aufgabe, dafür zu sorgen, dass du und dein Team vorbereitet sind. Stelle den Raum richtig auf, stelle sicher, dass der Projektor funktioniert, stelle sicher, dass der Empfang die Namen der teilnehmenden Kunden kennt. Drucke deine Agenda aus und bereite ein paar Erfrischungen vor. Kick off Meetings können manchmal ein wenig „kaltherzig“ sein, also solltest du etwas zum Wohlfühlen einbringen. Halte etwas bereit, das du zeigen und teilen kannst. Vielleicht könnte eine neue Technologie hilfreich sein, von der du denkst, dass sie auf ihr Projekt anwendbar ist. Oder sogar nur ein verwandtes Projekt, um die Leute zum Reden zu bringen.

Vergiss nicht, einen Kontaktbericht zu schreiben, um alle deine Diskussionen zu erfassen.

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Ben Aston

Ben Aston

Ich bin Ben Aston. Ich bin ein digitaler Projektmanager. Seit über 10 Jahren bin ich in der Branche tätig und arbeite in Großbritannien bei den renommiertesten Londoner Medienagenturen wie Dare, Wunderman, Lowe und DDB. Ich habe alles Mögliche realisiert, von viralen Videos über CMS', Flash-Spiele, Bannerwerbung und eCRM bis hin zu E-Commerce-Seiten. Ich hatte das große Glück, für eine Vielzahl von großen Unternehmen zu arbeiten: Automobilmarken wie Land Rover, Volkswagen und Honda, Energieversorger wie BT, British Gas und Exxon, FMCG-Marken wie Unilever und Marken aus der Unterhaltungselektronik wie Sony.

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