Warum ist Projektmanagement wichtig?
“Warum ist Projektmanagement wichtig?” – eine interessante Frage, die Kunden manchmal stellen. Man wird sich fragen: “Können wir nicht einfach das Team, das die Arbeit macht, einweisen und es managen? Das ist doch bestimmt billiger.”
Die Wahrheit ist, dass die Durchführung von Projekten ohne gutes Projektmanagement eine falsche Wirtschaft auslöst. Oft wird es als unnötige Belastung des Budgets empfunden. Es besteht kein Zweifel, dass es teuer sein kann – bis zu 20% des gesamten Projektbudgets. Aber kannst du es dir leisten, kein Projektmanagement zu haben? Was hält das Team und den Kunden ohne das Projektmanagement zusammen? Und wer kann ohne dieses durch die Höhen und Tiefen, Konflikte und Katastrophen bei Projekten navigieren?
Ein gutes Projektmanagement umfasst viel mehr als nur die Kontrolle über das eiserne Grundgerüst des Projektmanagements und die Einhaltung von Zeit, Budget und Umfang. Es vereint Kunden und Teams, schafft eine Vision für den Erfolg und bringt alle auf den gleichen Stand, was nötig ist, um auf Erfolgskurs zu bleiben. Wenn Projekte richtig gemanagt werden, wirkt sich dies positiv aus, was über die Fertigstellung von “diesem Zeugs” hinausgeht.
Warum ist Projektmanagement wichtig?
1. Strategische Anpassung
Projektmanagement ist wichtig, weil es sicherstellt, dass das, was geliefert wird, richtig ist. Es wird auch den tatsächlichen Wert der geschäftlichen Situation erhöhen.
Jeder Kunde hat strategische Ziele und die Projekte, die wir für ihn durchführen, fördern diese Ziele. Projektmanagement ist wichtig, weil es die Genauigkeit der Projektplanung sicherstellt, so dass sie gut in den breiteren Kontext der strategischen Rahmenbedingungen unseres Kunden passt. Ein gutes Projektmanagement sorgt dafür, dass die Ziele der Projekte eng mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen.
Bei der Festlegung eines soliden Geschäftsmodells und der methodischen Berechnung des ROI ist das Projektmanagement wichtig, da es dazu beitragen kann, sicherzustellen, dass das Richtige geliefert wird. Dies wird schlussendlich auch den echten Mehrwert generieren.
Natürlich ist es im Laufe der Projekte möglich, dass Risiken entstehen, die zu Problemen werden oder sich sogar die Geschäftsstrategie ändern kann. Aber ein Projektmanager wird sicherstellen, dass das Projekt Teil dieser Neuausrichtung ist. Projektmanagement ist hier wirklich wichtig, denn Projekte, die vom Kurs abweichen oder sich nicht an die Geschäftsanforderungen anpassen, können teuer und/oder unnötig werden.
2. Führung
Projektmanagement ist wichtig, weil es Führung und Kontrolle in die Projekte bringt.
Ohne Projektmanagement ist ein Team wie ein Schiff ohne Ruder; es bewegt sich, aber ohne Richtung, Kontrolle oder Ziel. Führung ermöglicht und befähigt ein Team, die beste Arbeit zu leisten. Projektmanagement bietet Führung und Vision, Motivation, die Bewältigung von Hürden, Coaching und Inspiration für das Team, damit es seine beste Arbeit leistet.
Projektmanager unterstützen das Team, sorgen aber auch für eindeutige Richtlinien in Bezug auf die Verantwortlichkeit. Mit einem Projektmanager vor Ort gibt es keine Unklarheiten darüber, wer die Verantwortung trägt und die Kontrolle über das Geschehen in einem Projekt hat. Projektmanager setzen Prozesse durch und halten auch alle im Team in Schach. Denn letztendlich tragen sie die Verantwortung dafür, ob das Projekt scheitert oder erfolgreich ist.
3. Klarer Fokus & Ziele
Projektmanagement ist wichtig, weil es gewährleistet, dass es einen richtigen Plan für die Umsetzung der strategischen Ziele gibt.
Wenn das Projektmanagement dem Team überlassen bleibt, um selbstständig zu arbeiten, wirst du feststellen, dass die Teams ohne richtigen Überblick arbeiten. Projekte haben keinen Fokus, können vage oder unklare Ziele haben und dem Team keine Gewissheit geben, was sie tun sollen und warum.
Als Projektmanager positionieren wir uns so, dass wir eine solche Situation verhindern und die rechtzeitige Erfüllung von Aufgaben vorantreiben können, indem wir ein Projekt in Aufgaben für unsere Teams aufteilen. Oftmals ist es die Zukunftsvision, die einen solchen Ansatz verfolgt, die ein gutes Projektmanagement von einem schlechten unterscheidet. Die Aufteilung in kleinere Arbeitsbereiche ermöglicht es den Teams, sich auf klare Ziele zu konzentrieren, ihre Anstrengungen auf die Erreichung des Endziels durch kleinere Schritte auszurichten und Risiken schnell zu erkennen, da das Risikomanagement im Projektmanagement wichtig ist.
Oftmals müssen sich die Ziele eines Projekts im Einklang mit einem sich realisierenden Risiko ändern. Auch hier könnte ein Projekt ohne dedizierte Aufsicht und Management schnell ins Stocken geraten, aber ein gutes Projektmanagement (und ein guter Projektmanager) ermöglicht es dem Team, sich auf seine Ziele zu konzentrieren und sich bei Bedarf neu zu organisieren.
4. Realistische Projektplanung
Projektmanagement ist wichtig, weil es sicherstellt, dass die richtigen Erwartungen an das, was bis wann und für wie viel geliefert werden kann, gestellt werden.
Ohne ein ordnungsgemäßes Projektmanagement können Budgetschätzungen und Projektdurchlaufzeiten festgelegt werden, die zu ehrgeizig sind oder an analogen Schätzwerten für Erkenntnisse aus ähnlichen Projekten fehlen. Letztendlich bedeutet dies, dass ohne gutes Projektmanagement Projekte verspätet und über das Budget hinaus abgewickelt werden.
Effektive Projektmanager sollten in der Lage sein, angemessene und erreichbare Fristen und Meilensteine zwischen Interessengruppen, Teams und Management auszuhandeln. Zu oft gefährdet die Dringlichkeit der Lieferung die notwendigen Schritte und letztlich die Qualität des Projektergebnisses.
Wir alle wissen, dass die meisten Aufgaben länger dauern werden, als ursprünglich angenommen; ein guter Projektmanager ist in der Lage, die verfügbaren Ressourcen zu analysieren und mit dem erforderlichen Zeitrahmen abzugleichen und einen realistischen Zeitplan zu entwickeln. Projektmanagement ist bei der Planung wirklich wichtig, da es die Objektivität der Planung erhöht.
Ein guter Projektmanager schafft einen klaren Prozess mit erreichbaren Fristen, der es jedem im Projektteam ermöglicht, innerhalb vernünftiger Grenzen zu arbeiten und keine unangemessenen Erwartungen zu haben.
5. Qualitätskontrolle
Projektmanagement ist wichtig, weil es die Qualität der Ergebnisse sicherstellt und immer wieder ins Schwarze trifft.
Auch die Projekte stehen in der Regel unter enormem Druck. Ohne einen engagierten Projektmanager, der die Unterstützung und den Rückhalt der Geschäftsleitung hat, werden Aufgaben unterschätzt, Termine verkürzt und Prozesse beschleunigt. Das Ergebnis ist eine schlechte Qualität der Arbeit. Ein engagiertes Projektmanagement stellt sicher, dass ein Projekt nicht nur über die Zeit und die Ressourcen verfügt. Es stellt auch sicher, dass die Ergebnisse in jeder Phase qualitätsgeprüft werden.
Ein gutes Projektmanagement erfordert Phasen, in denen die Teams die Ergebnisse hinsichtlich Qualität, Anwendbarkeit und ROI bewerten können. Es ist für die Qualitätssicherung von entscheidender Bedeutung, da es einen gestaffelten und abgestuften Prozess ermöglicht. Dies schafft Zeit für Teams, um deren Ergebnisse bei jedem Schritt des Prozesses zu überprüfen und zu testen.
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6. Risikomanagement
Projektmanagement ist wichtig, weil es sicherstellt, dass Risiken richtig gemanagt und gemildert werden, damit sie nicht zu Problemen werden.
Das Risikomanagement ist entscheidend für den Projekterfolg. Es ist verlockend, sie einfach unter den Teppich zu kehren, mit dem Kunden nicht darüber zu sprechen und auf das Beste zu hoffen. Aber ein robuster Prozess rund um die Identifizierung, Steuerung und Minderung von Risiken hilft zu verhindern, dass Risiken zu Problemen werden.
Eine gute Vorgehensweise im Projektmanagement erfordert von den Projektmanagern, dass sie alle potenziellen Risiken für das Projekt sorgfältig analysieren und quantifizieren. Außerdem muss ein Risikominderungsplan für das Projekt, sowie ein Notfallplan entwickelt werden, falls eines von beiden auftritt. Natürlich sollten Risiken entsprechend der Eintrittswahrscheinlichkeit priorisiert werden; außerdem sollten geeignete Maßnahmen für jedes Risiko festgelegt werden. Gutes Projektmanagement ist in diesem Zusammenhang wichtig, denn Projekte laufen nie nach Plan. Und wie wir mit Veränderungen umgehen und unsere Pläne anpassen, ist der Schlüssel zum erfolgreichen Gelingen von Projekten.
7. Ordnungsgemäßer Ablauf
Projektmanagement ist wichtig, weil es sicherstellt, dass die richtigen Leute die richtigen Dinge zur richtigen Zeit tun. Es stellt außerdem sicher, dass der richtige Projektprozess während des gesamten Projektablaufs eingehalten wird.
Überraschenderweise haben viele große und bekannte Unternehmen einen reaktiven Planungsprozess. Aber Reaktivität – im Gegensatz zu Proaktivität – kann oft dazu führen, dass Projekte in den Survival-Modus wechseln. Dies ist ein Zeitpunkt, zu dem Teams zusammenbrechen, Aufgaben dupliziert werden und die Planung reaktiv wird und Ineffizienz und Frustration im Team entsteht.
Eine korrekte Planung und Vorgehensweise kann einen großen Unterschied machen, da das Team weiß, wer was, wann und wie macht. Ein ordnungsgemäßer Prozess hilft bei der Klärung von Aufgaben, bei der Optimierung von Prozessen und Inputs. Darüber hinaus werden Risiken vorhergesehen und Kontrollen und Bilanzen erstellt, um sicherzustellen, dass das Projekt kontinuierlich mit der Gesamtstrategie abgestimmt ist. Projektmanagement ist hier von Bedeutung, denn ohne einen geordneten, leicht verständlichen Prozess riskieren Unternehmen das Scheitern eines Projekts, den Verlust des Mitarbeitervertrauens und die Verschwendung von Ressourcen.
8. Ständige Übersichtlichkeit
Projektmanagement ist wichtig, weil es sicherstellt, dass der Fortschritt eines Projekts verfolgt und ordnungsgemäß berichtet wird.
Statusberichte mögen langweilig und unnötig klingen – und wenn alles nach Plan läuft, fühlt es sich einfach wie eine Dokumentation für die Unterlagen an. Aber die kontinuierliche Projektaufsicht, die sicherstellt, dass ein Projekt genau nach dem ursprünglichen Plan verläuft, ist entscheidend, um sicherzustellen, dass ein Projekt auf Kurs bleibt.
Wenn eine ordnungsgemäße Aufsicht und ein Projektbericht vorhanden ist, ist leicht zu erkennen, wann ein Projekt anfängt, vom vorgesehenen Kurs abzuweichen. Je früher du Projektabweichungen erkennen kannst, desto einfacher ist es, den Kurs zu ändern.
Gute Projektmanager erstellen regelmäßig leicht verständliche Fortschritts- oder Statusberichte, die es den Beteiligten ermöglichen, das Projekt zu überprüfen. Typischerweise geben diese Statusberichte Einblicke in die abgeschlossene und geplante Arbeit, die geleisteten Stunden und wie sie sich mit den geplanten vergleichen lassen. Außerdem wird deutlich, wie das Projekt mit Meilensteinen, Risiken, Annahmen, Problemen und Abhängigkeiten umgeht und welche Ergebnisse das Projekt im weiteren Verlauf erzielt.
Diese Daten sind nicht nur für die Verfolgung des Fortschritts von unschätzbarem Wert, sondern helfen den Kunden auch, das Vertrauen der anderen Interessengruppen in ihr Unternehmen zu gewinnen. Dadurch erhält der Kunde eine einfache Übersicht über den Fortschritt eines Projekts.
9. Fachliche Kompetenz
Projektmanagement ist wichtig, weil jemand in der Lage sein muss zu verstehen, ob jeder das tut, was er sollte.
Mit ein paar Jahren Erfahrung werden Projektmanager viel über die verschiedenen Aspekte der Umsetzung der von ihnen verwalteten Projekte wissen. Sie wissen alles über die Arbeit, die ihre Teams ausführen, die Plattformen und Systeme, die sie nutzen, sowie über die Möglichkeiten und Grenzen und die Arten von Problemen, die typischerweise auftreten.
Mit dieser Art von Fachwissen können sie intelligente und fundierte Gespräche mit Kunden, Teams, Interessengruppen und Lieferanten führen. Sie sind gut gerüstet, um die Schnittstelle der Kommunikation in einem Projekt zu sein. Sie stellen sicher, dass im Laufe des Projekts zwischen verschiedenen Teams und Arbeitsphasen nichts vergessen oder übersehen wird.
Ohne Fachkompetenz im Projektmanagement kann man ein Projekt aus dem Gleichgewicht bringen – die Kreativen ignorieren die Grenzen der Technologie oder die Entwickler vergessen die kreative Vision des Projekts. Das Projektmanagement konzentriert das Team auf die Gesamtvision und bringt alle zusammen, um die richtigen Kompromisse zu finden, damit das Projekt ein Erfolg wird.
10. Managen und aus Erfolg und Misserfolg lernen
Projektmanagement ist wichtig, weil man aus den Erfolgen und Misserfolgen der Vergangenheit lernt.
Projektmanagement kann negative Praktiken überwinden. Wenn du Projekte durchführst, ist es wichtig, die gleichen Fehler nicht zweimal zu machen. Projektmanager nutzen Rückblicke oder Nachbewertungen, um zu überlegen, was gut gelaufen ist, was nicht so gut gelaufen ist und was für das nächste Projekt anders gemacht werden sollte.
So entsteht eine wertvolle Dokumentation, aus der sich in Zukunft “dos and don’ts” ableiten lassen. So kann das Unternehmen aus Misserfolgen und Erfolgen lernen. Ohne dieses Lernen machen Teams oft immer wieder die gleichen Fehler. Diese Rückblicke sind tolle Unterlagen, die du bei einem Projektstart-Meeting nutzen kannst. Sie erinnern das Team an Misserfolge wie die Unterschätzung von Projekten und Erfolge wie die Vorteile eines soliden Prozesses oder die Wichtigkeit, die Zeiterfassung auf dem Laufenden zu halten!
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Zusammenfassung, warum Projektmanagement wichtig ist
Warum ist Projektmanagement also wichtig? Ohne dieses sind Teams und Kunden einem chaotischen Management, unklaren Zielen, fehlenden Ressourcen, unrealistischer Planung, hohem Risiko, qualitativ schlechten Ergebnissen, Projekten, die das Budget überschreiten und verspätet geliefert werden, ausgesetzt.
Ein hervorragendes Projektmanagement ist wichtig, weil es Erfolg bringt. Projektmanagement schafft und befähigt zufriedene, motivierte Teams, die ihre Arbeitsabläufe kennen und so ihre beste Arbeit leisten. Und dieses Team, das auf Projektmanagement setzt, stellt sicher, dass das richtige Produkt bereitgestellt wird, das einen echten ROI liefert und die Kunden zufrieden stellt.
Was denkst du über das Thema?
Fragst du dich, warum Projektmanagement wichtig ist? Stimmst du dieser Einschätzung zu, weshalb Projektmanagement so bedeutsam ist? Gibt es noch andere Gründe, die berücksichtigt werden sollten? Ich würde gerne deine Meinung hören!