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Warum und wie man lessons learned dokumentiert (mit Lektionsvorlage)

By 13/08/2019November 1st, 2019 No Comments
 

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Projekte können viele wichtige Lektionen in Bezug auf Teams und Prozesse im Laufe der Zeit vermitteln. lessons learned können dann genutzt werden, um Prozesswechsel zu realisieren, effizientere Projekte durchzuführen und als Projektteam besser zu arbeiten. Projektfehler können auch viel über Prozesse und Kommunikation aussagen, wenn diese Fehler analysiert werden, um festzustellen, wo im Projekt sich ein Fehler eingeschlichen hat.

Aber eine häufig gestellte Frage ist: „Wie kann man die gelernten Lektionen dokumentieren? Es kann schwierig sein, die gewonnenen Erkenntnisse zu erfassen, ohne ein formalisiertes System zur Nutzung dieser Kenntnisse. Das Beste am Lernerfolg eines Projekts ist das Potenzial, sich beim nächsten Projekt zu verbessern – und hier kann eine Lektionsvorlage helfen!

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Das Wiederholen von gelernten Lektionen mit deinem Projektteam ist vergleichbar mit der Durchführung eines Rückblicks in einem agilen Team. Die Aufzeichnung der gelernten Lektionen ist jedoch tiefergehend, da die gelernten Lektionen über alle Projekte hinweg dokumentiert und dann in eine gemeinsame Lektionsdatenbank des Teams aufgenommen werden können.

Nach dem Start eines Projekts ist es eine gute Idee, Beurteilungen durchzuführen und die Erfolge und Verbesserungen zu analysieren, die während des gesamten Prozesses erforderlich sind (oder waren). Indem du die Erkenntnisse aus diesen Diskussionen nach der Veröffentlichung auf globale Lektionen in deinem Team anwendest, kannst du den Weg für mehr Lektionen ebnen. So kannst du bei jedem neuen Projekt, das du und dein Team durchführen, mehr Lernerfolge mit einer Excel-Projektvorlage erzielen.

Vorlagen für lessons learned

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1. lessons learned: Bericht

Die Vorlage für den Lernbericht dient dazu, persönliche und teambezogene Empfehlungen während und nach einem Projekt zu sammeln. Wir empfehlen, mindestens ein schnelles Treffen abzuhalten, um die gewonnenen Erfahrungen mit deinem Team zur Halbzeit eines Projekts durchzugehen. Diese Nachbesprechungen werden oft bis zum Projektstart durchgeführt, aber es können so viele Informationen verloren gehen, bevor das Projekt beginnt. Für die genauesten und aufschlussreichsten Ergebnisse kannst du diese Vorlage als Checkliste für lessons learned in Zusammenarbeit mit deinem Team verwenden, um diese Themen mindestens einmal vor Ende des Projekts zu besprechen.

Erfolge festhalten

„lessons learned“ bezeichnen in der Regel Verbesserungen, die in einem Team vorgenommen werden müssen. Aber es ist genauso wichtig, die Erfolge während eines Projekts zu erfassen – aber nicht nur zum Jubeln! Diese Erfolge können bewährte Verfahren ermitteln, die auf zukünftige Projekte und Prozesse angewendet werden können. Die Ergebnisse können in dem gesamten Unternehmen genutzt werden, so dass alle von den Erfahrungen aus jedem Projekt profitieren.

Es ist auch hilfreich, Erfolge zu erfassen, die auf das nächste Projekt übertragen werden sollen. Ob es sich nun um eine kurzfristige Prozessänderung, ein klares Bekenntnis zu bestehenden Prozessen, eine Optimierung der Kommunikation oder um etwas anderes handelte, es lohnt sich, dies zu dokumentieren. So wird deutlich, was mit dem nächsten Projekt, an dem du als Team arbeitest, weitergeführt werden kann und sollte!

Notwendige Verbesserungen

Auch die Erfassung von Gründen für Projektverbesserungen oder -probleme ist wichtig, um die gewonnenen Erfahrungen zu dokumentieren. Es reicht nicht aus, ein Projektproblem zu identifizieren – zu verstehen, woher das Problem stammt und welche Auswirkungen es hatte, gibt dem Problem mehr Kontext und hilft, Empfehlungen für weitere Verbesserungen zu erarbeiten. Aus diesem Grund schlagen wir vor, die Projektverbesserungen zu prüfen, indem man das Problem, die Auswirkungen und die Empfehlungen untergliedert. Dein Team hat vielleicht die Auswirkungen eines Problems bemerkt, bevor es das eigentliche Problem identifiziert hat – deshalb ist es hilfreich, diese Aspekte beim Durchgehen dieses Dokuments zu analysieren.

Zum Beispiel: Eine Projektproblematik könnte darin bestehen, dass der Projektzeitplan zu straff war und keine geeigneten Puffer für die Überprüfung und Bearbeitung durch den Kunden vor dem geplanten Starttermin zuließ. Die Auswirkung dieses Problems könnte darin gelegen haben, dass alle im Team überfordert waren, lange Nächte und lange Arbeitszeiten hatten – das alles, um einen Projekttermin einzuhalten. Eine Empfehlung wäre es, die Beteiligten in die Genehmigung des Projektplans einzubeziehen oder eine zusätzliche Bearbeitungsphase in den gesamten Projektprozess einzubinden. Wenn du während des Projekts eine Lösung für dieses Problem finden konntest (z.B. durch die Verwendung einer Klausel im Vertrag, um mehr Zeit für das Projekt zu gewinnen), sollte auch diese aufgezeichnet werden.

Liste der Nachprojekt-Lektionen

Nachdem du und dein Team alle diese Daten gemeinsam erfasst haben, müssen die Lektionen möglicherweise bearbeitet oder umformuliert werden, um sie in zukünftigen Projekten anzuwenden und in die Datenbank für lessons learned aufzunehmen. Wir haben eine Vorlage für die Lektionsliste nach dem Projekt erstellt, um die Erkenntnisse, die du mit deinem Team gesammelt hast, leicht in umsetzbare, einfach zu handhabende Elemente zu bündeln. Die hilfreichsten Lektionen sind 1-2 Sätze lang, prägnant und klar. Diese sollten auch spezifisch sein, um die gewonnenen Erfahrungen zu dokumentieren, warum diese wichtig sind und wann sie allgemein anwendbar sind.

Beispielsweise: „Zusätzlicher Puffer sollte in den Zeitplan integriert werden, damit die großen Stakeholdergruppen die Arbeit überprüfen können“. Dies ist eine punktgenaue, umsetzbare Lektion, die auf Projekte angewendet werden kann, die sich auf dieses Thema beziehen (große Stakeholdergruppen). Ein Beispiel für eine erfolgreiche Lektion könnte sein: „Tägliche Team-Checks über Slack erleichterten die proaktive Kommunikation und beseitigten Blockaden effizient“.

Wir empfehlen dir auch, zu bestimmen, in welchen Teil des Prozesses oder in welche Kategorie diese Lektion fällt – sobald du dies in die Datenbank für lessons learned einträgst, kann die Lektion dann leicht nach Kategorien sortiert werden. Auf diese Weise kannst du leichter nach Lektionen suchen, wenn du Teile deines Projektprozesses überprüfst, Verbesserungen bei Projektmanagement-Sitzungen vorschlägst oder Verbesserungsvorschläge für den Start eines neuen Projekts machst.

2. Datenbank für lessons learned

Sobald die ganze harte Arbeit des Lektionsberichts erledigt ist, ist der Rest ziemlich einfach ausgefüllt und bei Bedarf nutzbar! Die Datenbank-Vorlage für gelehrte Lektionen ist ein Multi-Projekt-Verzeichnis, das du bearbeiten kannst, um es den Bedürfnissen deines Teams anzupassen. Diese Excel-Tabelle ist die wichtigste Grundlage für alle deine Lektionen, die du in Projekten und im gesamten Projektmanagement-Team gelernt hast. Diese können als Referenz für den Start neuer Projekte verwendet werden. Darüber hinaus strebt das Team nach Verbesserungen der Prozesse im gesamten Unternehmen und dokumentiert Erfolge und wiederkehrende Probleme in allen Projekten, sobald sie auftreten.

Um diese Vorlage zu verwenden, musst du nur die Lektionsliste aus der Berichtsvorlage „lessons learned“ einfügen, Informationen über das Projekt hinzufügen und alle weiteren relevanten Hinweise. Nach der Eingabe der Lektionen kannst du nach Prozesskategorien und Projekttyp filtern und sortieren. Du könntest sogar Kategorien löschen oder hinzufügen, um eine einfachere oder umfassendere Sortierfunktion zu erhalten. Motiviere dein Projektteam, diese Vorlage zu verwenden. Führe die eigenen Team-Insights ein und benutze diese Lektionen für zukünftige Projekte.

Durch die Verwendung von Berichtsvorlagen bekommst du und dein Team die Möglichkeit, Erfahrungen zu sammeln und zu verbessern, die du bereits in früheren Projekten gemacht hast. Diese Daten sind nicht nur für die Projektplanung, sondern auch für die Prozessverbesserung und -bewertung nützlich. Die Dokumentation deiner Erkenntnisse bedeutet, dass du nun sofortigen Zugriff auf Informationen hast, die nicht mehr auf die harte Tour gelernt werden müssen. Die Protokollierung von Lektionen – zu denen auch Erfolge gehören – ermöglicht es dir und deinem Team, bei jedem Projekt, das du in Zukunft durchführst, eine Erfolgsstrategie zu verfolgen.

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Was hältst du davon?

Wie oft reflektierst du deine Erfahrungen und Projekte? Was war die wichtigste Lektion, die du in deiner Karriere gelernt hast? Hast du dir die Excel-Vorlage für lessons learned angesehen – findest du sie nützlich? Teile es uns in den Kommentaren mit!

 

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Natalie Semczuk

Natalie Semczuk

Natalie ist eine konsultative digitale Projektmanagerin, die remote arbeitet und im Südwesten der USA lebt. Ihre Arbeit konzentriert sich auf die Beratung kleiner bis mittlerer Agenturen und interner Webabteilungen bei der Verwaltung digitaler Projekte, Kundenservices und der Implementierung von Prozessen, die es Design- und Entwicklungsteams ermöglichen, besser zusammenzuarbeiten. Sie ist außerdem spezialisiert auf die Implementierung von Projektsystemen in Remote-Teams. Natalie leitet den PM Reactions Blog und genießt dystopische Literatur, Yoga und Kaffeetrinken. Du findest sie anderweitig auf Twitter @talkanatalka oder auf ihrer Website, talkanatalka.com.

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