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Projekt-Portfoliomanagement (PPM) ist ein Oberbegriff, der bezeichnet, wie wir den oft verwirrenden Mischmasch aus miteinander verbundenen, abhängigen und verknüpften Projekten verwalten. PPM betrachtet das Gesamtbild aller zusammengefaßten Projekte – Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft – und berechnet die optimale Priorisierung und Abfolge von Projekten, um den Kapitalertrag zu maximieren.

Auch wenn wir Projekte oft als diskrete, unabhängige Einheiten betrachten – die Wahrheit ist, dass wir selten Projekte im Alleingang managen. In Wirklichkeit sind sie untrennbar miteinander verbunden. Die Frage ist, wie sehr. Projekte sind immer miteinander verbunden, sei es durch Budget, Zeitleiste oder Ressourcen. Wie wir die Vielfalt der Projekte steuern und priorisieren, um den Erfolg über alle Projekte hinweg sicherzustellen – das ist das Thema Projekt-Portfoliomanagement.

Du kennst die Auswertung – deine Agentur hat 50 Projekte auf dem Laufenden und sie überschneiden sich alle. Einige von ihnen für den gleichen Kunden, alle mit den gleichen Ressourcen. Einige von ihnen werden von dir genutzt, um den Betrieb aufrechtzuerhalten – andere für die Aussicht auf Auszeichnungen und andere nur für reine Innovationen.

Project Portfolio Management Guide

Aber wie weiß man als Agenturinhaber, Programm-Manager oder Projektleiter, ob man gute Entscheidungen trifft? Woher weißt du, ob sich deine Teams und ihre Projekte auf die richtigen Dinge konzentrieren? Wir stellen uns alle dieselben Fragen – Ist das wirklich eine gute Idee? Was sollen wir denn wirklich tun? Welche Projekte sollten wir jetzt priorisieren? Wie können wir unsere Ressourcen am effizientesten einsetzen? Wie können wir all diese Projekte gleichzeitig und profitabel managen?

Dies sind die Arten von Fragen, die das Projektportfolio-Management (PPM) uns ermöglicht zu beantworten. In diesem Beitrag werden wir darüber diskutieren, wie man PPM erfolgreich implementiert, um maximale Erträge aus Projekten zu erzielen. Bei vielen konkurrierenden Projekten und Prioritäten, die die Ressourcen in verschiedene Richtungen strecken, ist gutes PPM das Einzige, was zwischen uns und schlechten Projektentscheidungen steht. Diese haben nichts als den schlechten Return on Investment zur Folge. Um ein klares Verständnis dafür zu erhalten, wie eine erfolgreiche Implementierung von PPM maximale Erträge aus Projekten ermöglicht, definieren wir zunächst den Kontext, der uns hilft zu verstehen:

Anschließend werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Schritte eines effektiven Portfolio-Projektmanagements sowie auf die Tools, die zur Verfügung stehen, um den Prozess effizienter und effektiver zu gestalten. Wie bei allem, in das es sich lohnt zu investieren, hat PPM Vorteile, wenn es erfolgreich implementiert wird. Daher möchten wir dir einen Überblick über die Vorteile von PPM geben.

Was ist Projekt-Portfoliomanagement (PPM)?

Unter Projektportfolio-Management versteht man die zentrale Verwaltung eines oder mehrerer Projektportfolios zur Erreichung strategischer Ziele. Es ist ein Weg, die Lücke zwischen Strategie und Umsetzung zu schließen und stellt sicher, dass ein Unternehmen seine Projektauswahl und seinen Durchführungserfolg nutzen kann.

PPM wird im Allgemeinen von Unternehmen verwendet, um die potenziellen Erträge eines Projekts zu identifizieren. Damit ist es Unternehmen, die in neue (und oft konkurrierende) Projekte investieren wollen, möglich, die mit jedem Projekt verbundenen Risiken vorherzusagen und eine fundierte Entscheidung zu treffen. Der Wert geht jedoch darüber hinaus. Es erleichtert auch die Teamkommunikation und stellt sicher, dass alle an Projekten beteiligten Parteien auf der gleichen Wellenlänge sind.

Wenn es richtig gemacht wird, ist PPM ein wertvolles Tool, um den Markteintritt aller Beteiligten in einem Unternehmen zu erreichen. Indem verschiedene Interessengruppen – darunter Kunden und Führungskräfte – in die Lage versetzt werden, das Gesamtbild zu sehen, konsistentes Feedback zu erhalten, Risiken zu verstehen, zu managen und zu mindern, ist es viel weniger wahrscheinlich, dass es Meinungsverschiedenheiten gibt, die oft der Fluch eines erfolgreichen Projektmanagements sein können. PPM verbessert auch Transparenz, Führung und Verantwortlichkeit.

Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagement und Portfoliomanagement?

Trotz der ähnlich klingenden Namen sind Projektmanagement und Portfoliomanagement eigentlich ganz unterschiedlich, vor allem in ihren Zwecken. Projektmanagement ist, wie du weißt, die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Tools und Techniken auf Projektaktivitäten, um die Projektanforderungen zu erfüllen. Seine Bedeutung kann nicht genug unterstrichen werden. Das Schlagwort im Projekt-Portfoliomanagement ist dagegen Portfolio. PPM befasst sich nicht in erster Linie mit der Durchführung von Projekten, sondern konzentriert sich darauf, zu entscheiden, an welchen Projekten man sich beteiligen soll und wie man sie finanziert, je nachdem, ob sie die Ziele und Vorgaben des Unternehmens unterstützen oder nicht. Projekte, die nicht in den Bereich der Unternehmensziele fallen, werden aus dem Wettbewerb genommen.

Wenn du zum Beispiel das Portfolio eines Technologieunternehmens verwalten würdest, würdest du mit hoher Wahrscheinlichkeit ein geplantes Bauvorhaben ablehnen, weil es nicht mit der von dem Unternehmen verfolgten Strategie übereinstimmt. Es konzentriert sich nur auf eine bestimmte Art von Technologieprojekten.

Was sind die Ziele des Portfoliomanagements?

Das Hauptziel von PPM ist es, den Nutzen, den ein Unternehmen aus den von ihm durchgeführten Projekten zieht, zu maximieren. Dazu gehört zwangsläufig die Auswahl von Projekten, die den richtigen Wert bieten, unter Berücksichtigung der einzusetzenden Ressourcen sowie der strategischen Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen. Weitere Ziele sind die Herstellung eines ausgewogenen Projektportfolios durch einen angemessenen Mix aus risikobehafteten und risikoarmen sowie lang- und kurzfristigen Projekten. Durch die optimale Mischung aus Projekten stellt PPM sicher, dass ein Unternehmen besser positioniert ist, um seine operativen und finanziellen Ziele zu erreichen.

Welche Rolle spielt der Projekt-Portfoliomanager?

Der Portfolio-Projektmanager ist als Person, die das Projektportfolio eines Unternehmens überwacht, ein wesentlicher Bestandteil der erfolgreichen Umsetzung der Strategie des Unternehmens. Häufig dreht sich die Rolle eines Projekt-Portfoliomanagers um die Verwaltung eines oder mehrerer Portfolios und die Arbeit mit verschiedenen Finanzverfahren und Finanzmodellen, um Projekte auf die strategischen Ziele des Unternehmens abzustimmen. Portfoliomanager entwickeln oft Managementstandards, um das Portfolio zu steuern und behalten einen umfassenden Überblick über alles im Portfolio.

Der Prozess des Projektportfolio-Managements

Der Prozess des Projekt-Portfoliomanagements wird in der Regel schrittweise durchgeführt und umfasst:

1. Ein Inventar erstellen und eine Strategie festlegen

Zunächst müssen alle Projekte in der Pipeline identifiziert werden, indem wichtige Projekt- und Organisationsinformationen gesammelt werden. Ordne diese ein, identifiziere die strategischen Ziele deines Unternehmens und stelle fest, ob diese Projekte diese strategischen Ziele unterstützen und wenn ja, welche.

Geschäftsstrategien sind die Grundlage des Projektportfolio-Managements und als solches ist es wichtig, eine Strategie im Auge zu behalten, bevor man fortfährt. Es ist auch ratsam, Antworten auf häufige Fragen vorzubereiten, die du in dieser Phase erwarten wirst. Häufige Fragen sind z. B. „Was ist Projektportfolio-Management“, „Wie viel wird das Unternehmen kosten“, „Wie wird uns das nützen“ und sogar „Warum brauchen wir Projektportfolio-Management“. Es ist immer gut, vorbereitet zu sein. Definiere, wie dein Prozess zur Priorisierung von Projekten aussehen soll.

Nachdem du eine Strategie festgelegt hast, musst du ein Umsetzungsteam aufbauen. Dein Umsetzungsteam sollte Mitglieder des technischen Teams (um bei neuen Systemen zu helfen) und Portfoliomanager umfassen, um nur einige Beispiele zu nennen. Möglicherweise benötigt das Umsetzungsteam ein Leitungsorgan, das in der Regel aus dem oberen Management besteht.

2. Analyse

Als nächstes analysierst du die aktuellen Stärken und Schwächen deines Projektportfolios. Bewerte die einzelnen Projekte individuell – Projektmeilensteine, potenzieller ROI, Berichtszeitplan und Ressourcenzuteilung. Nachdem du die Daten gesammelt hast, ist es im Allgemeinen eine gute Idee, sie nach Kategorien zu organisieren. Diese Kategorien können alles sein, was du für notwendig hältst. Im Allgemeinen beinhalten sie jedoch abgeschlossene und abgebrochene Projekte sowie Wachstums- und Survival-Kategorien. Bei der Durchführung dieser Analyse solltest du Fragen stellen, die darauf abzielen, herauszufinden, ob es Doppelspurigkeiten gibt oder ob einige bestehende Projekte aus Gründen der Effizienz besser kombiniert oder sogar ganz eingestellt werden sollten. Außerdem empfiehlt es sich, das Gesamtrisiko des ganzen Projektportfolios zu bewerten. Dazu wird die Wahrscheinlichkeit des technischen Erfolgs mit dem erwarteten Nutzen aus dem Projekt verglichen. Denke daran, einen guten Kommunikationsablauf zu haben, damit alle wichtigen Faktoren gründlich diskutiert werden.

3. Sicherstellen der Orientierung

Als nächstes solltest du eine Alignment-Analyse durchführen, die dir zeigt, ob deine wichtigen Ressourcen an wichtigen Projekten arbeiten und ob die Projekte, für die du dich entscheidest, wirklich mit allen strategischen Initiativen, die das Unternehmen durchführen möchte, übereinstimmen. Einige deiner Leitsätze sollten Folgendes beinhalten:

  • Der Grad der strategischen Übereinstimmung zwischen dem Portfolio und dem Unternehmen. Es ist wichtig, ein Gleichgewicht zwischen kurzfristigen Wachstumschancen, langfristigen Zielen und dem Streben nach langfristiger Innovation herzustellen.
  • Sicherstellen, dass die Verteilung der Projekte, einschließlich der Anzahl und Art der Projekte, wirtschaftlich sinnvoll auf verschiedene strategische Ziele ausgerichtet ist.
  • Die Wahrscheinlichkeit, dass das Endprodukt die erwartete Rentabilität liefert.
  • Eine Evaluierung der damit verbundenen Risiken. Es ist wichtig, einen breit angelegten, integrativen Ansatz für Risiken zu wählen und nicht nur finanziell zu messen, sondern auch Zeitplan-, Ressourcen- und Technologierisiken einzubeziehen.

4. Management

Als nächstes folgt der Managementaspekt des Prozesses. An dieser Stelle ist es notwendig, das Projektportfolio einzusehen. Du musst die notwendigen Entscheidungen über die Neuzuweisung von Budgets und Ressourcen oder die Neugewichtung auf der Grundlage von Informationen treffen, die du in den vorangegangenen Phasen des Prozesses erhalten hast. Möglicherweise musst du auch Projekte neu planen, die du vielleicht behalten möchtest, aber das Planungsrisiko nicht ganz mit deiner Strategie übereinstimmt. Natürlich ist die Zusammenarbeit absolut entscheidend, bevor diese Entscheidungen getroffen werden und das richtige Portfolio entsteht.

Am Ende sollte dein Portfolio eine gesunde Mischung aus Risiko und Ertrag aufweisen und den internen Anforderungen entsprechen.

5. Testen und anpassen

Zum Schluss solltest du testen und anpassen. Es gibt keine Garantie, dass du deinen PPM-Prozess sofort in den Griff bekommst. Tatsächlich solltest du das nicht erwarten. Du musst im ganzen Prozess anpassen und Änderungen vornehmen. Die Bedeutung von Anpassungen ist für jedes Unternehmen ganz unterschiedlich, so wie es auch sein sollte. Im Allgemeinen ist es jedoch eine gute Idee, das neue Portfolio mit ein paar Interessengruppen zu testen und bei Bedarf Feedback zu sammeln.

PPM kann ein recht komplexer Prozess sein, besonders am Anfang. Es gibt Vorlagen für das Projektportfolio-Management und Portfolio- und Projektmanagement-Software, die helfen können. Ich werde darauf noch ein wenig näher eingehen.

So gelingt ein erfolgreiches Projektportfolio-Management

Sobald dein Portfolio einmal ausgefahren ist, kann es schwierig sein, zu erkennen, wohin es von dort aus gehen soll. Hier sind ein paar Tipps für den Erfolg:

  • Die genaue Identifizierung von Risiken und den damit verbundenen Abhilfemaßnahmen ist von entscheidender Bedeutung und sollte priorisiert werden.
  • Fürchte dich nicht davor, Projekte abzubrechen, wenn sie nicht mehr mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen.
  • Architekten, IT-Planungsteams und C-Suite so auszustatten, dass sie die Ausführung an der Geschäftsstrategie ausrichten können.
  • Vereinfachung des Zeit- und Aufgabenmanagements für Projektmitarbeiter, um ihnen die Freiheit und Flexibilität zu geben, Aufgaben und Zeitdaten bei Bedarf zu erfassen.
  • Genaue Daten sind absolut entscheidend und sollten priorisiert werden. Das gilt auch für den Zugriff auf Daten, da Verzögerungen bei der Datenbeschaffung Auswirkungen auf deine Entscheidungsfähigkeit und deine Fähigkeit, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, haben können.
  • Verwende die richtigen Tools, um den Überblick zu behalten und den Prozess zu vereinfachen. Wenn du deinem Projektteam beispielsweise die Möglichkeit gibst, Zeiterfassungsbögen per Fernzugriff zu übermitteln oder den Beteiligten die Möglichkeit gibst, den Projektstatus zu verfolgen, kannst du eine Menge Zeit sparen.
  • Nicht im Kleinformat managen.

Projektportfolio-Management Software

Die Wahl der richtigen Projektportfolio-Management Software und -Tools ist oft der Schlüssel zum erfolgreichen PPM. Es gibt so viele mit unterschiedlichen Möglichkeiten. Wenn du z.B. nach „beste PPM-Software“ suchst, werden viele Programme auftauchen. Der Begriff „beste“ ist jedoch subjektiv. Etwas mag für ein Unternehmen das Beste sein, dafür aber für ein anderes völlig nutzlos. Es hängt ganz von deiner Situation ab und wie viele Projekte du hast.

Vielleicht ist der beste Weg, Software und Tools auszuwählen, diese Fragen im Hinterkopf zu behalten.

  • Wofür brauche ich das?
  • Möchte ich, dass meine PPM-Software webbasiert ist oder nicht?
  • Wie viele Personen werden diese Software nutzen?
  • Möchte ich Konflikte bewältigen können?
  • Ist diese Software für interne Mitarbeiter oder externe Kunden? Ist es für sie beide geeignet?
  • Ist es mir wichtig, wie die Benutzeroberfläche aussieht?
  • Wie einfach sollte die Software zu bedienen sein – bevorzugst du ein weniger leistungsfähiges Tool, das aber schnell zu lernen ist, oder etwas Stärkeres mit einer hohen Einarbeitungszeit?

Das sind einige gute Ausgangsfragen, die dir oftmals einen grundlegenden Überblick darüber geben, welche Software und Tools du brauchst. Es ist am besten, deine Situation ernsthaft zu prüfen, bevor du dich an ein Programm bindest. Hier sind 10 Projektportfolio-Management-Tools, die es wert sind, in Betracht gezogen zu werden:

Bevor du in eine PPM-Software eintauchst, schau dir die Demos und kostenlosen Testversionen an. Diese werden von vielen Anbietern von Projektportfolio-Management Software angeboten. Und wenn du merkst, dass du eigentlich kein PPM-Tool, sondern nur ein Projektmanagement-Tool brauchst, wirst du feststellen, dass es einfachere Projektmanagement-Tools gibt. Mit ihnen kannst du viele Dinge tun, wie z.B. Aufgaben und Teams über mehrere Projekte hinweg verwalten.

Vorteile des Projektportfolio-Managements

Das Projektportfolio-Management hat viele Vorteile, wie z.B. mehr Erfolg bei der Projektdurchführung, bessere Entscheidungsfindung und die Möglichkeit, hochwertige Projekte zu priorisieren. Unabhängig davon, wie wertvoll und erfolgreich ein Projekt auch sein mag, es kann trotzdem ein Opfer von Budgetüberschreitungen sein. Auch hier hilft PPM einem Unternehmen, dies zu vermeiden; es ermöglicht es Managern, die Überschreitung der Ausgaben im Keim zu ersticken, da es leicht zu erkennen ist, wo Ressourcen übermäßig zugeteilt wurden.

PPM kann auch ein echtes Tool im organisatorischen Veränderungsmanagement sein; mit einer effektiven PPM-Strategie kann ein Unternehmen die Methoden zur Projektabwicklung als Teil eines größeren Prozesses zur Änderung der operativen oder strategischen Ausrichtung einführen. Dabei werden Ineffizienzen beseitigt und die Konzentration auf geeignete Strategien zur Zielerreichung verbessert. Schließlich macht PPM ein Unternehmen auch agiler und es ist in der Lage, sich mit einem Minimum an Aufwand oder Unterbrechungen an Veränderungen anzupassen.

Ich habe versucht, dir eine präzise Übersicht über das zu geben, was in Wirklichkeit ein recht komplexer Prozess sein kann. Ein effizienter und effektiver PPM-Prozess wird natürlich nicht über Nacht stattfinden, aber mit den richtigen Tools und dem internen Engagement für den Prozess wird es gelingen. Um bei PPM erfolgreich zu sein, bedarf es letztendlich Engagement und Anpassungsfähigkeit.

Was meinst du dazu?

Teile deine Gedanken im Kommentar-Bereich mit uns. Wir würden uns freuen, von dir zu hören.

 

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Ben Aston

About Ben Aston

Ich bin Ben Aston. Ich bin ein digitaler Projektmanager. Seit über 10 Jahren bin ich in der Branche tätig und arbeite in Großbritannien bei den renommiertesten Londoner Medienagenturen wie Dare, Wunderman, Lowe und DDB. Ich habe alles Mögliche realisiert, von viralen Videos über CMS', Flash-Spiele, Bannerwerbung und eCRM bis hin zu E-Commerce-Seiten. Ich hatte das große Glück, für eine Vielzahl von großen Unternehmen zu arbeiten: Automobilmarken wie Land Rover, Volkswagen und Honda, Energieversorger wie BT, British Gas und Exxon, FMCG-Marken wie Unilever und Marken aus der Unterhaltungselektronik wie Sony.

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