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Wie man ein gutes internes Projekt Kick off Meeting durchführt

By 13/08/2019 November 1st, 2019 No Comments
 

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Wir Projektmanager sind alle eifrige Kerle. Es ist ein angeborener Part von dem, was wir sind. Wir lieben es, Dinge in Gang zu bringen und zu sehen, wie etwas passiert. Aber im Falle eines Projektbeginns mit einem Kunden sollten wir uns nicht überstürzen. Wir sollten uns erst dann richtig vorbereiten, wenn wir ein internes Projekt Kick off Meeting durchführen.

Aber bevor du das tust, solltest du diese Seite mit einem Lesezeichen versehen und dir unser Kick off Meeting – Der komplette Leitfaden für den Projektstart ansehen. Dort findest du unsere besten Tipps und Tricks zum Auftakt von Projekten und Vorlagen, die du verwenden kannst.

Informiere dein Team

Wir müssen dies ernst nehmen. Ein internes Projekt Kick off Meeting ist nicht nur ein Vorläufer des Kunden-Kick-Off-Meetings. Es ist ein Eckpfeiler – es gibt den Ton, den Stil und die Vision für das gesamte Projekt. Es ist eine Chance, das Team zu bilden und Zusammenhalt und Beziehung zu entwickeln. Noch bevor wir vor einem Kunden ins Wanken geraten.

Das Projekt richtig starten

Wenn wir nicht aufpassen, können interne Kick off Meetings oft etwas sein, das in ein fünfminütiges Gespräch im Flur verlagert wird. Fünf Minuten vor dem eigentlichen Kick-Off-Meeting des Kunden. Interne Projekt-Kick-Offs sind anstrengend. Es ist immer das Meeting, von dem sich die Leute offenbar zurückziehen. Wenn wir es aber richtig machen und ein Projekt richtig starten, ist das gesamte Projekt mit größerer Wahrscheinlichkeit ein Erfolg.

Wenn wir dies nicht richtig verstehen, oder wenn wir es vor der richtigen Vorbereitung eilig haben, könnte dies ein Meeting sein, das sich durch einen uninformierten runden Tisch mit Einführungen, langweiligen Eisbrechern und einem zwecklosen Gespräch auszeichnet. Dieses Gespräch klärt bestenfalls nur geringfügig die Richtung und die Ziele des Projekts. Im Extremfall sollte ein Projekt abgesagt werden, bevor es überhaupt begonnen hat.

So wird das Kick-Off-Meeting für deinen Kunden zum Erfolg.

Ein Kick-off mit einem informierten Team und einem gezielten Plan hilft dir, das Beste aus deiner Diskussion herauszuholen. Du lernst so viel wie möglich und triffst wichtige Projektentscheidungen, ohne wertvolle Stunden, Geld und persönliche Kundenzeit zu verschwenden.

In der Annahme, dass du vorausgeplant hast und mehr als fünf Minuten damit verbracht hast, dich auf das interne Kick-Off-Meeting vorzubereiten, werden wir in diesem Artikel eine Agenda für ein internes Kick off Meeting vorschlagen. Außerdem werden wir erkunden, wie wir sicherstellen können, dass wir unsere Projekte mit den besten Erfolgsaussichten starten.

Beispiel für ein internes Projekt Kick off Meeting: Die Agenda

Jedes Projekt ist einzigartig. Aber es ist wichtig sicherzustellen, dass wir einige dieser Grundlagen berücksichtigen, um unser Team auf die gleiche Augenhöhe zu bringen:

  1. Kunde – Was sind die Hintergründe?
  2. Projekt – Warum machen wir das?
  3. Umfang – Was tun wir?
  4. Vorgehensweise – Wie werden wir das erreichen?
  5. Positionen – Wer macht was?
  6. Teamarbeit – Wie werden wir zusammenarbeiten?
  7. Kickoff – Was steht auf der Agenda für das Kunden-Kickoff?
  8. Als nächstes – Wie halten wir die Dynamik aufrecht?
  9. F&A – Was haben wir dir noch nicht gesagt?

Kunde: Was sind die Hintergründe?

Fange mit einer Szenerie an. So kannst du jedem helfen, sich ein Bild davon zu machen. Sharing is Caring, also horte keine Logins oder Dokumentationen für dich selbst. Gib alles, was du weißt, an das Team weiter, damit es sich selbst einarbeiten kann. Befähige und rüste dein Team mit den notwendigen Informationen aus, damit es sich auf den neuesten Stand bringen kann. Um das Meeting auf Kurs zu halten, lohnt es sich wahrscheinlich, alle Fragen und Antworten bis zum Ende zu verschieben. Andernfalls kann dieser Teil des Meetings überproportional lange dauern.

Erzähle, wie du an dem Projekt gearbeitet hast. War es eine direkte Auszeichnung von einem bestehenden Kunden? Ist es ein ganz neuer Kunde oder ist es ein Freund des CEOs? Erläutere, was du in der Vergangenheit mit dem Kunden gemacht hast. Oder mit verschiedenen Kunden, aber ähnlichen Projekten. Hilf dem Team zu verstehen, mit wem du zusammenarbeitest.

Wir alle wissen, dass Kunden in allen möglichen Arten zu uns kommen. Aber oft sind es für unsere Teams einfach die Menschen, die immer wieder schlechte Entscheidungen treffen. Versuche, die Kunden in einem positiven Licht zu positionieren. Und um schwere Fälle von Foot-in-Mouth zu vermeiden, solltest du deinem Team die Besonderheiten des Kunden erklären. Lass sie wissen, wer sie sind (intern/extern), was wir über sie wissen, an welchen anderen Projekten sie gearbeitet haben und wie der Kunde gerne arbeitet.

Projekt: Warum tun wir das?

Um das Projekt weiter zu relativieren, musst du deinen Teams helfen zu verstehen, warum sie das Projekt überhaupt durchführen. Das bedeutet aus Kundensicht, dass die Business-Treiber für die Projektinitiierung gemeinsam genutzt werden. Außerdem wird sichergestellt, dass Klarheit darüber besteht, wie Erfolg – oder Misserfolg – aussieht.

Und aus der Sicht des Kundenerlebnisses beginnst du die Diskussion mit dem Team darüber, wie dieses Projekt das Leben der Kunden oder Bürger besser macht und ihren Bedürfnissen entspricht. Von Anfang an sollte die Maximierung der positiven Kundenerfahrung im Mittelpunkt stehen. Es ist der Beginn der Entwicklung einer Vision, warum sich das Team um das Projekt kümmern sollte. Es hilft jedem zu verstehen, dass das, was er tut, einen Beitrag zu etwas leistet, das sich lohnt.

Schließlich musst du dir aus Sicht der Agentur darüber im Klaren sein, was Erfolg bedeutet. Du musst nicht nur pünktlich, budgetgerecht und im vereinbarten Umfang liefern. Wie werden wir als Agentur durch dieses Projekt wachsen? Werden wir eine neue Fähigkeit oder Kompetenz mit einer neuen Technologie entwickeln?

Umfang – Was tun wir?

Wenn der Hintergrund festgelegt ist, ist es an der Zeit, mit dem Team in die Details des Umfangs einzusteigen. Normalerweise bedeutet das, den Zeitplan, die Schätzung und die SoW (Statement of Work) so zu überprüfen, dass jeder den Ablauf des Projekts, die Aktivitäten und die Ergebnisse oder Leistungen versteht. Ohne alle zu Tode zu langweilen, sollst du jedem helfen, die Eigenheiten des Projekts zu verstehen. So ist sich das gesamte Team der Einschränkungen vom ersten Tag an bewusst.

Dies ist ein guter Zeitpunkt, um das RAID-Protokoll (Risiken, Annahmen, Probleme-Issues und Abhängigkeiten-Dependencies) zu starten. Es gibt nichts Vergleichbares wie einen SoW-Review, um die Leute dazu zu bringen, darüber zu sprechen, was schief gehen wird. Je früher du es weißt, desto besser. Wenn jemand das schon einmal versucht hat und versagt hat, warum dann? Und wie kann man dagegen vorgehen? Das Wissen um die Insider-Tour und das einzigartige Verständnis deines Teams für ähnliche Projekte wird dazu beitragen, eine offene Atmosphäre zu entwickeln. Außerdem wird sichergestellt, dass Überraschungen auf ein Minimum reduziert werden.

Vorgehensweise – Wie werden wir das erreichen?

Die Überprüfung der SoW und der vorgeschlagenen Aktivitäten und Ergebnisse bietet eine großartige Gelegenheit, alles zu diskutieren. Dies gilt für alles, was das Team an dem Projektprozess ändern möchte oder für neue Ansätze, die es ausprobieren möchte. Denke daran, dass neu nicht immer besser ist. Bewährtes funktioniert oft ganz gut. Wähle also eine klare Vision und lande nicht in einer sinnlosen Gänsejagd an der Grenze der technischen oder prozessualen Dummheit.

Angenommen, die SoW wurde bereits genehmigt. Denke daran, dass du, wenn du den Ansatz änderst, sicherstellen musst, dass du immer noch in der Lage bist, die Projektziele des Kunden (und der Agentur) zu erreichen. Außerdem musst du sicherstellen, dass du immer noch das hältst, was du in Bezug auf die Ergebnisse versprochen hast. Das ist nicht nur eine Gelegenheit, sich das Leben zu erleichtern.

Dennoch sollte die Eigenverantwortung für das Projekt im Team gepflegt werden. Damit das Projekt ein Erfolg wird, muss das Team das Gefühl haben, dass es ihr Projekt ist. Indem du Zeit und Raum für dein Team lässt, um Ideen vorzuschlagen, deinen Plan zu hinterfragen und eine bessere Arbeitsweise zu finden, wirst du am Ende eine viel robustere Vorgehensweise und ein viel engagierteres Team entwickeln.

Aufgaben – Wer macht was?

Wenn das Team die Möglichkeit hatte, das Projekt zu verstehen und den Kontext zu verstehen, ist es sinnvoll, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Teams zu klären. Es kann hilfreich sein, wenn du in der Lage bist, ihre Rollen auf das SoW abzubilden. Außerdem kannst du die mit jedem Bereich verbundenen Leistungen klären, warum sie existieren und was passieren muss, um sie zu verwirklichen.

Es kann hilfreich sein, eine Matrix gegenüber dem SoW zu entwickeln, um eine RACI (Responsible-Zuständig, Accountable-Verantwortlich, Consulted-Konsultiert, Informed-Informiert) für die Ergebnisse und das Team zu definieren. Die RACI hilft, Unsicherheiten in Bezug auf die Verantwortung abzumildern und trägt stets dazu bei, den Komfort deines Teams bei der Bereitstellung zu gewährleisten.

Teamarbeit – Wie werden wir zusammenarbeiten?

Wenn du ein Team zusammenbringst, das noch nie zuvor zusammengearbeitet hat, wird es eine Reihe von Erkenntnissen darüber geben, wie das Team zusammenarbeiten soll. Wie soll die Zusammenarbeit gehandhabt werden, wie soll die Kommunikation ablaufen, wann soll das Team zusammenkommen? Welche Tools sollen verwendet werden? Welche Systeme werden verwendet, um Ergebnisse auszutauschen? Als PM’s ist es unsere Aufgabe, die Arbeit einfach zu machen, alle zu beruhigen und die Menschen für die Zusammenarbeit an dem Projekt zu begeistern.

Oftmals gibt es kein Recht oder Unrecht zu diesen Ansätzen. Aber um ein Buy-In von deinem Team zu bekommen, kann es hilfreich sein, ihnen so viel Autonomie wie möglich zu geben. Du willst, dass sie sich wie die Meister des Projekts fühlen. Definiere deine Erwartungen und lass das Team untereinander genau vereinbaren, wie es sie erfüllen wird. Durch die Klärung der Teamarbeit und die Vereinbarung der wichtigsten Punkte, wie das Ganze ablaufen wird, helfen wir, die Erwartungen unseres Teams an das, was akzeptabel ist und was nicht, zu erfüllen.

Kickoff – Wie sieht die Agenda für den Kunden-Kickoff aus?

Als Projektmanager solltest du bereits einen Plan für das Kickoff-Meeting mit dem Kunden haben. Ziel der Besprechung mit deinem Team ist es, den Einstieg zu finden und ein Gefühl für den Kontext und die Dringlichkeit für die nächsten Schritte zu vermitteln.

Wenn möglich, solltest du über die üblichen Diskussionspunkte hinaus, die auf der Eröffnungsagenda stehen, mit deinem Team besprechen, ob es nützliche Übungen gibt, die während des Kundenanpfangsgesprächs durchgeführt werden können. So kannst du frühzeitig Erkenntnisse gewinnen oder das Projekt starten.

Indem du mit deinem Team eine Agenda für das Meeting vereinbarst, kann dies helfen, den Fokus zu kristallisieren und einen hilfreichen Kontext für alle erforderlichen Vorarbeiten zu schaffen. Die Planung des Meetings ist auch eine gute Möglichkeit, Aktionen und Entscheidungen zu überprüfen. Sie können frühere Aktionen und Entscheidungen in Bezug auf Projektumfang, Vorgehensweise, Rollen und Teamarbeit bewerten. Das alles, während du planst, wie du sie mit dem Kunden teilen kannst.

Denke darüber hinaus darüber nach, ein weiteres Meeting zu planen. Du wirst überrascht sein, wie schnell du die Tagesordnung und den Inhalt der Besprechung verfeinern kannst, wenn du sie richtig einstudierst. Dieser zusätzliche Schritt hilft deinemTeam, sich wohler zu fühlen. Das ermöglicht es dir, dem Kunden klar zu kommunizieren, was du von ihm erwartest.

Internes Kick off Meeting Agenda: Vorlage und Beispiel

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Nächster Punkt – Wie halten wir die Dynamik aufrecht?

Die Versuchung kann beim Start eines Projekts etwas einfach sein. Niemand weiß wirklich, was los ist. Es kann sogar sein, dass du als Projektleiter tatsächlich der Letzte bist, der in das Projekt einbezogen wird. Die Art und Weise, wie du die ersten Treffen und Interaktionen des Projekts managst, schafft die Voraussetzungen für den Rest des Projekts.

Um die Dynamik im Projekt aufrechtzuerhalten, solltest du dir über die nächsten Schritte im Klaren sein. Stelle sicher, dass jeder weiß, was er als nächstes tun muss, wann er es tun muss und welche Meilensteine auf dem Weg dorthin erreicht werden müssen. Dies ist dein Moment, um wichtig und verantwortlich zu sein! An dieser Stelle musst du dir sehr genau darüber im Klaren sein, was passieren muss, damit das Kunden-Kick-Off-Meeting ein Erfolg wird und dein Team davon profitieren kann.

F&A – Was haben wir vergessen?

Bevor du das Meeting abschließt, stelle sicher, dass du den Leuten die Möglichkeit gibst, all die Fragen zu stellen, die sie in den ersten fünf Minuten des Meetings stellen wollten. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass du alles angesprochen hast. Aber es könnte sein, dass es Dinge gibt, auf die es sich lohnt zurückzukommen. In Wirklichkeit müssen viele der Punkte dieser Agenda vor dem Eröffnungsgespräch mit dem Kunden kontinuierlich diskutiert werden.

Was denkst du darüber?

Was denkst du darüber? Was haben wir bei unserem Entwurf für ein internes Kick off Meeting verpasst? Jeder Projektmanager beginnt seine Projekte anders. Erzähl uns doch einfach, wie du deine Projekte startest.

 

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Ben Aston

Ben Aston

Ich bin Ben Aston. Ich bin ein digitaler Projektmanager. Seit über 10 Jahren bin ich in der Branche tätig und arbeite in Großbritannien bei den renommiertesten Londoner Medienagenturen wie Dare, Wunderman, Lowe und DDB. Ich habe alles Mögliche realisiert, von viralen Videos über CMS', Flash-Spiele, Bannerwerbung und eCRM bis hin zu E-Commerce-Seiten. Ich hatte das große Glück, für eine Vielzahl von großen Unternehmen zu arbeiten: Automobilmarken wie Land Rover, Volkswagen und Honda, Energieversorger wie BT, British Gas und Exxon, FMCG-Marken wie Unilever und Marken aus der Unterhaltungselektronik wie Sony.

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