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In diesem verblüffend einfachen Guide erfährst du mehr über scrum meetings

By 09/10/2019 November 1st, 2019 No Comments
 

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Scrum meetings sind wichtige Elemente des agilen Software-Lieferprozesses. Es sind nicht nur Meetings, weil man Meetings veranstalten muss. Vielmehr bilden diese scrum meetings den Rahmen für Teams, um strukturiert zu arbeiten. Sie helfen, Erwartungen zu setzen, das Team in die Lage zu versetzen, effektiv zusammenzuarbeiten und letztlich die Ergebnisse zu steigern. Wenn sie jedoch nicht angemessen verwaltet werden, können sie Kalender überschwemmen und den Wert, den sie bieten sollen, überwältigen.

Diese scrum meetings erfüllen und ermöglichen mehrere Kern- und Ursprungsprinzipien. Wenn Teams bestimmte Veranstaltungen absagen, liegt das oft daran, dass sie den Wert in ihnen nicht mehr sehen. Das deutet darauf hin, dass sie auch die Prinzipien nicht mehr beachten.

Scrum Ceremonies

4 scrum meetings einfach gemacht

In diesem Artikel werden wir die vier scrum meetings aufrollen, indem wir uns mit ihren Zwecken, Teilnehmern und Tipps und Tricks befassen. So werden sie noch effektiver. Die vier scrum meetings sind:

  1. Sprint-Planung
  2. Tägliches Scrum
  3. Sprint Review
  4. Sprint Retrospektive

Es ist wichtig zu beachten, dass diese Meetings spezifisch für das Scrum-Framework sind. Dies ist ein agiler Prozess, den Teams auf der ganzen Welt nutzen, um Dinge zu entwickeln, die funktionieren. Scrum ist bewusst kompakt und einfach. Es kann jedoch schwierig sein, es zu managen. Es soll ein Rahmen für funktionsübergreifende Teams zur Lösung komplexer Probleme geschaffen werden.

Einfach ausgedrückt: Scrum ist eine Methode, um Agilität zu implementieren.

Die isolierte Durchführung dieser Meetings macht dein Team nicht automatisch agil. Sie müssen Teil eines größeren, gut verständlichen und gegliederten Prozesses sein. Diese sollten die Gespräche innerhalb des agilen Teams erleichtern, um Dinge zu erledigen. Und welcher Projektmanager mag es nicht, Dinge zu erledigen?

Bevor wir zu weit gehen, lasst uns kurz die drei Scrum-Positionen durchgehen.

3 scrum roles: product owner, scrum master, development team

Die 3 Scrum-Positionen: Produkteigentümer, Scrum-Master und Entwicklungsteam.

  1. Der Produkteigentümer – Diese Rolle repräsentiert den Kunden und das Unternehmen im Allgemeinen für das Produkt, an dem man gerade arbeitet. Sie besitzen den Backlog und sind bestrebt, vor jedem Sprint die zu bearbeitenden Elemente zu priorisieren. Sie treffen täglich wichtige Produktentscheidungen. Letztendlich setzen sie die Kundenbedürfnisse in umsetzbare Arbeitsaufgaben für das Entwicklungsteam um.
  2. Der Scrum Master – Diese Person ist dafür verantwortlich, dass das Team über alles verfügt, was es braucht, um einen Mehrwert zu liefern. Sie sind Coach, Berater, Anwalt, Befürworter, Hindernislöser, Moderator und Mediator in einem. Sie organisieren Meetings und kommunizieren Fortschritte und Blocker. Ein kleiner Tipp: Alles, was ein Projektleiter tun sollte, nur durch die Linse des Scrum.
  3. Das Entwicklungsteam – Dies ist eine Gruppe von funktionsübergreifenden Teammitgliedern. Sie alle konzentrieren sich auf die Bereitstellung von Arbeitssoftware. Es ist das einzigartige Schlagwort für alle Entwickler, Designer, QS und andere technische Aufgaben, die bei der eigentlichen Entwicklung eines Produkts zusammenarbeiten müssen. Im Idealfall ist diese Gruppe von 5-9 Personen ganz auf ein Scrum-Team ausgerichtet. In Wirklichkeit, und insbesondere bei Agenturen, könnte es etwas anders aussehen. Das Entwicklungsteam sollte selbstorganisierend und motiviert sein. Mit der richtigen Unterstützung durch den Scrum Master und dem Produkteigentümer können sie das auch sein.

Hinweis: Es gibt viele Online-Ressourcen und Bücher über Scrum und die verschiedenen Aufgaben, die du bei Bedarf weiterhin lesen kannst. Google ist dein Freund.

Jede dieser Positionen hat eine einzigartige Zugehörigkeit zu jeder der scrum meetings. Durch die Durchführung dieser Scrum-Meetings sollte jedes Mitglied des Scrum-Teams befähigt werden, seine beste Arbeit zu leisten. Jedes Meeting ist zeitaufwändig, zielgerichtet und im Dienste des gesamten Scrum-Teams. Mit anderen Worten, sie sind da, um die Lieferung von Software zu ermöglichen. Ohne lange nachzudenken: Lasst uns eintauchen.

Sprint-Planung

Was ist ein Sprint Planungsmeeting?

Die Sprintplanung ist die Scrum-Zeremonie, die entwickelt wurde, um sicherzustellen, dass das Team bereit ist, bei jedem Sprint das Richtige zu tun.

Wozu dient das Ganze?

Dieses Scrum-Meeting findet zu Beginn eines neuen Sprints statt und ist für den Produkteigentümer und das Entwicklungsteam konzipiert. Sie treffen sich und überprüfen den priorisierten Product Backlog. Durch eine Reihe von Diskussionen und Verhandlungen sollte das Team schließlich bei einem Sprint einen Backlog erstellen, der alle Elemente enthält, die es am Ende des Sprints zu erledigen gilt. Dies wird als Sprintziel bezeichnet. Das Sprintziel sollte ein versandfähiger Zuwachs an Arbeit sein. Das bedeutet, dass es am Ende eines Sprints demonstriert werden kann. Es muss vom gesamten Team beschlossen werden.

Der Produkteigentümer ist dafür verantwortlich, dass der Product Backlog vor Beginn der Sprint-Planung zur Überprüfung bereit steht. Dies bedeutet, dass Annahmekriterien, Anforderungen und notwendige Details ergänzt werden müssen, damit das Entwicklungsteam den Aufwand genau abschätzen kann. Der Produktverantwortliche muss auch in der Lage sein, alle Fragen oder Hypothesen zu klären, die das Entwicklungsteam über die Arbeit hat. Nur dann kann das Entwicklungsteam den Arbeitsaufwand, den sie während des Sprints leisten können, genau vorhersagen.

Wer ist anwesend?

Das Scrum-Team – Produkteigentümer, Entwicklungsteam & Scrum-Master.

Wie lange dauert es?

Die Länge der meisten scrum meetings hängt von der Länge des Sprints ab. In Bezug auf die Sprint-Planung sollte es das Doppelte der Länge des Sprints (in Stunden) sein. Wenn dein Sprint beispielsweise 2 Wochen lang ist, sollte die Sprint-Planungszeremonie nicht länger als 4 Stunden dauern. Für einen 1-wöchigen Sprint sollte es nicht länger als 2 Stunden dauern.

Gibt es hilfreiche Tipps?

  • User Stories lassen sich in kleinere Aufgaben aufteilen und bei der Sprint-Planung zuweisen, so dass jeder weiß, wofür er verantwortlich ist.
  • Ermutige das Team, Aufgaben, Fehler und alle Elemente, die dies erfordern, während dieses Scrum-Meetings zu skizzieren. Es sollte eine außerordentlich kollaborative Veranstaltung sein.
  • Sobald ein Sprintziel gesetzt ist, sollte es nicht durch konkurrierende Arbeiten unterbrochen werden. Der Produktverantwortliche kann den Sprint jedoch abbrechen, wenn das Ziel nicht mehr relevant ist.
  • Halte dich an das Zeitfenster. Achte auf die Uhr. Und wenn es soweit ist, hör auf.
  • Achte darauf, dass du während des Sprints jede Freizeit, Ferien, Feiertage oder andere Details der Planung im Auge behältst. So kannst du genau bestimmen, wie viel Arbeit erledigt werden kann.
  • Ebenso solltest du versuchen, die Geschwindigkeit des Teams zu messen, bevor du mit der Sprintplanung beginnst.
  • Denke daran: Du planst einen Sprint, keinen Marathon! Es ist ratsam, sich nicht von Elementen ablenken zu lassen, die nicht bereits vom Produkteigentümer festgelegt wurden.

Sonst noch etwas?

Die Sprint-Planung ermöglicht es dem Scrum-Team, die folgenden Fragen zu beantworten: “Was kann bei diesem nächsten Sprint erreicht werden? Und wie werden wir diese Aufgabe erfüllen?” Es trägt zur Prognostizierbarkeit bei und schafft eine kollaborative Umgebung, um das Ziel für jeden Sprint zu erreichen.

Eine detaillierte Aufschlüsselung der Zeitpunkte, Ziele und Agenda für die Sprint-Planung findest du in diesem Artikel zur Unterstützung von Scrum.

Tägliches Scrum (Tägliches Standup)

Was ist ein tägliches Scrum Meeting?

Das tägliche Scrum ist die Gelegenheit für das Team, sich zu treffen, einen Plan für die tägliche Arbeit zu erstellen und eventuelle Blocker zu identifizieren.

Wozu dient das Ganze?

Diese Scrum-Zeremonie bietet dem Team häufig die Gelegenheit, sich zu treffen und individuelle Fortschritte auf dem Weg zum Sprintziel zu besprechen. Es handelt sich dabei nicht um ein “Status-Update”. Vielmehr sollte es alle Hindernisse aufklären, die dem Team im Weg stehen. Der Scrum Master ist verantwortlich für die Räumung dieser Hindernisse für das Entwicklungsteam. So kann man sich auf die Ausführung der in der Sprint-Planung festgelegten Arbeiten konzentrieren.

Das tägliche Scrum ist mehr als nur ein Status-Update. Es ist ein Puls-Check, der alle Barrieren aufdecken sollte und den Fortschritt des Teams behindert.

Während des täglichen Scrum sollte jedes Mitglied des Entwicklungsteams die folgenden Fragen kurz beantworten:

  • Was hast du gestern gemacht?
  • Was wirst du heute tun?
  • Gibt es irgendwelche Barrieren auf dem Weg?

Jeder Teilnehmer an diesem Scrum-Meeting sollte sich gegenseitig zuhören und während des gesamten Meetings anwesend bleiben. Oftmals identifizieren Mitglieder des Entwicklungsteams anhand von Kommentaren während des täglichen Scrums Möglichkeiten zur Zusammenarbeit im Laufe des Tages.

Wer ist anwesend?

Der Scrum Master und das Entwicklungsteam. Der Produktverantwortliche ist ein optionaler Teilnehmer. Gelegentlich können auch externe Stakeholder eingeladen werden, um sich das tägliche Scrum anzuhören.

Wie lange dauert es?

Das dauert nicht lange! Es sollte nicht länger als 15 Minuten dauern. Leichter gesagt als getan.

Gibt es hilfreiche Tipps?

  • Der ScrumMaster ist dafür verantwortlich, mit diesem schnellen Scrum-Meeting Schritt zu halten. Ziehe es in Betracht, einen Timer einzustellen!
  • Halte die Besprechung jeden Tag zur gleichen Zeit ab (normalerweise morgens). Tu alles, was du kannst, um dies für das Scrum-Team so routiniert wie möglich zu machen. Wenn dein Team dezentralisiert ist, nutze Videokonferenz-Software, damit sich das Team noch sehen kann.
    Für Live-Stand-Ups empfiehlt es sich, einen Ball durch den Raum zu werfen, um zu bestimmen, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt sprechen soll.
  • Falls (oder wenn) etwas in dieser Besprechung zur Sprache kommt, das ein längeres Gespräch rechtfertigt, ermutige die Teammitglieder, sich zu synchronisieren. Sobald das tägliche Scrum abgeschlossen ist, sollten sie entscheiden, wann sie zusammenarbeiten möchten. Es kann unmittelbar nach der Sitzung oder später am Tag sein. Nochmals, lass sie sich selbst organisieren.
  • Es gibt Tools und Slack-Integrationen, wie z.B. Geekbot, die es ermöglichen, Standups asynchron durchzuführen. Diese können zwar unter bestimmten Umständen hilfreich sein, aber es wird empfohlen, dass diese Treffen persönlich oder über einen Videoanruf stattfinden.
  • Der Ton sollte leicht und lustig sein, aber mit dem Schwerpunkt auf der Sammlung und Kommunikation von Informationen.

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Sonst noch irgendwas?

Alternativ als tägliches Standup oder Scrum Meeting bezeichnet, sollte dieser schnelle Pulscheck das Team für den Tag gut aufstellen. Lass es nicht zu viel Zeit verschlingen. Sonst hat es den gegenteiligen Effekt. Dieses Meeting ermöglicht es dem Team, sich zu synchronisieren und Vertrauen aufzubauen. Lass das Team einander dafür einstehen, dass sie ihre Verpflichtungen täglich erfüllen.

Sprint Review

Was ist ein Sprint Review Meeting?

Der Sprint Review ist die Scrum-Zeremonie, bei der alle während des Sprints geleisteten Arbeiten den Beteiligten präsentiert werden können.

Was ist der Sinn und Zweck dieses Meetings?

Am Ende eines jeden Sprints bietet die Sprint Review eine Plattform für das Entwicklungsteam, um alle abgeschlossenen Arbeiten zu präsentieren. Dies ermöglicht es den Beteiligten, die Dinge schneller als bisher zu sehen. Außerdem kann das Produkt inspiziert oder angepasst werden, sobald es entwickelt wird. Sprint Reviews können in lockerer Form (“Demofreitag”) durchgeführt oder strukturierter gestaltet werden. Dies alles hängt von mehreren Variablen des Scrum-Teams ab, wie z.B. dem Produkt-Lebenszyklus und der Release-Planung.

Am wichtigsten ist, dass alle in dieser Zeit präsentierten Arbeiten vollständig nachweisbar sein sollten. Sie müssen der Definition von “fertig gestellt” entsprechen, von der das Team ausgeht. Das Team sollte sich befähigt fühlen, die Arbeit zu zeigen, die es im Laufe des Sprints geleistet hat. Es sollte sich nicht so anfühlen, als würden sie vor Gericht gestellt werden oder die Arbeit verteidigen müssen, die sie geleistet haben. Vielmehr sollte sie sich auf den Geschäftswert konzentrieren, der durch die Produktentwicklung erzielt wird.

Wer ist anwesend?

Das Scrum-Team – Produkteigentümer, Entwicklungsteam & Scrum-Master – und typischerweise eine Mischung aus Management, externen Interessengruppen, Kunden und sogar Entwicklern aus anderen Projekten. Was die Frage betrifft, wer dabei sein muss, so ist diese Scrum-Zeremonie fließender als die anderen. Der Produktverantwortliche und Scrum Master sollten vor der Sprint Review besprechen, wer beteiligt sein sollte. Sie sollten sich dafür einsetzen, dass sie teilnehmen.

Wie lange dauert das?

Eine Stunde wöchentlich während des Sprints. Als Beispiel sollte eine zweistündige Sprint Review für einen zweiwöchigen Sprint geplant werden.

Gibt es hilfreiche Tipps?

  • Der Scrum Master übernimmt alle administrativen Aufgaben, sorgt für die Buchung von Besprechungsräumen, stellt zusätzliche Präsentationshilfen zur Verfügung (z.B. Whiteboards oder Flipcharts). Auch die zeitliche Abfolge der Besprechung wird entsprechend berücksichtigt. Denke auch über eine Erfrischung nach.
  • Umsetzbare Rückmeldungen, die während der Sprint Review eingegangen sind, sollten in neue Produkt-Backlog-Elemente umgewandelt werden, um sie später zu priorisieren und zu diskutieren.
  • Die Vorbereitung auf dieses Treffen ist eine gute Idee! Da oft Stakeholder von außerhalb des Scrum-Teams anwesend sind, solltest du jede Probenzeit oder andere Vorbereitung einbauen, die notwendig ist, um das Team für den Erfolg vorzubereiten.
  • Der Sprint Review konzentriert sich auf Benutzererfahrung und Geschäftswert. Er sollte sich nicht so anfühlen, als würde das Entwicklungsteam nur beweisen wollen, dass die Dinge funktionieren.
  • Der Produkteigentümer sollte den Stakeholdern Fragen stellen, Feedback einholen und auch Antworten auf auftretende Fragen geben.

Sonst noch etwas?

Dieses Scrum-Meeting, das alternativ als Sprint-Demo bezeichnet wird, trägt dazu bei, Vertrauen zwischen den Beteiligten und dem Scrum-Team aufzubauen. Es ist der direkteste Weg, um frühzeitiges und regelmäßiges Feedback zu sammeln. Es wird schließlich in den Produkt-Backlog aufgenommen. Tue alles, was du kannst, um das Team glänzen zu lassen.

Sprint Retrospektive

Was ist ein Sprint Retrospektive Meeting?

Die Sprint Retrospektive ist die letzte Scrum-Zeremonie in der Reihenfolge. Sie ermöglicht es dem Team, auf die gerade abgeschlossene Arbeit zurückzublicken und Punkte zu identifizieren, die verbessert werden können.

Was ist der Zweck dieses Meetings?

Nachdem ein Sprint Review durchgeführt wurde, muss das Scrum-Team die Möglichkeit haben, über die gerade präsentierte Arbeit nachzudenken und Wege zur Verbesserung zu diskutieren. Die Sprint-Retrospektive ist dieses Treffen. Es gibt dem Scrum-Team eine Plattform, um Dinge zu diskutieren, die gut laufen, Dinge, die besser laufen könnten, und einige Vorschläge für Änderungen. Einige häufig gestellte Fragen sind:

  • Was ist im letzten Sprint gut gelaufen?
  • Was lief nicht so gut?
  • Welche Dinge könnten wir anders machen, um uns zu verbessern?

Letztendlich sollte diese Scrum-Zeremonie einen tadellosen Raum für die Mitglieder des Teams bieten, um ihr ehrliches Feedback und ihre Empfehlungen für Verbesserungen zu geben. Es sollte den Wandel vorantreiben. Alle verwertbaren Rückmeldungen sollten gesammelt und zugeordnet werden. So können die Mitglieder des Scrum-Teams verstehen, wer wofür verantwortlich ist.

Bei Agile dreht sich alles um ständige Verbesserung, und diese Veranstaltung wurde speziell konzipiert, um dem Scrum-Team zu helfen.

Wer ist anwesend?

Der Scrum Master und das Entwicklungsteam. Der Produktverantwortliche ist ein optionaler Teilnehmer. Es sollten keine externen Stakeholder an der Retro-Veranstaltung beteiligt sein.

Wie lange dauert es?

In der Regel sollten Retrospektiven nicht länger als 1,5 Stunden für einen zweiwöchigen Sprint dauern. Wenn deine Sprints einen Monat dauern, sollte der Retro nicht länger als 3 Stunden dauern.

Noch weitere hilfreiche Tipps?

  • Konzentriert euch auf die kontinuierliche Verbesserung und sammelt Informationen, die auf Fakten und nicht nur auf Empfindungen basieren.
  • Halte die Dinge auf dem Laufenden und überlege dir, wie du das Team während dieses Scrum-Meetings einbinden kannst. Es gibt eine Vielzahl von Ressourcen, die Beispiele liefern, um diese Meetings effektiver zu gestalten. Ein Beispiel findest du hier.
  • Generiere aussagekräftige Erkenntnisse aus dem Gespräch. Wenn du spürst, dass es zwischen den Zeilen noch mehr zu lesen gibt, ermutige die Teammitglieder, noch tiefer in die Materie einzudringen.
  • Sollte ein Verbesserungsvorschlag gemacht werden, befrage andere Mitglieder des Scrum-Teams, ob sie alle einverstanden sind. Wenn ja, solltest du herausfinden, wie diese Empfehlung umgesetzt werden kann.
  • Schaffe eine Umgebung, in der das Gespräch leichter vonstatten geht. Erwäge es, Essen, farbige Marker, Klebezettel und andere Dinge mitzubringen, um die Teilnahme zu stärken.
  • Wiederhole vorangegangene Vorschläge, um zu bestimmen, ob das Team diese weiter umsetzen soll.
  • Die Fähigkeit des Teams zur Selbstorganisation stärken.

Sonst noch etwas?

Wenn wir technisch werden, ist die Sprint-Retrospektive keine offizielle Scrum-Zeremonie. Es ist jedoch eine sehr verbreitete Komponente von Scrum und anderen Methoden. Dies kann helfen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und das Risiko für zukünftige Sprints zu minimieren. Diese Treffen zeigen oft Empfehlungen auf, um besser zu sein und Risiken zu minimieren. Als Scrum Master solltest du das Team coachen, so dass es während der gesamten Veranstaltung ehrliches Feedback gibt und respektvoll ist.

Praktische und nützliche Vergleichstabelle

Zeitdruck? In dieser kurzen Tabelle findest du einen Vergleich und einen Überblick über jede Scrum-Zeremonie.

4 Scrum ceremonies side by side: sprint planning meeting, daily scrum, sprint review meeting, sprint retrospective meeting

4 Scrum Meetings aneinandergereiht: Sprint-Planungstreffen, tägliches Scrum, Sprint-Review-Meeting, Sprint-Retrospektive-Meeting.

Was denkst du dazu?

Unabhängig davon, welches Projektmanagement-Tool du nutzt oder an welchem Produkt du arbeitest. scrum meetings sind darauf ausgelegt, Ergebnisse zu liefern. Ich habe festgestellt, dass diese Meetings zweifellos Struktur schaffen und gut verlaufen. Wir bekommen alle ein gemeinsames Verständnis davon, wofür jede Scrum-Zeremonie gut ist. Auch hier ist Scrum nur ein Framework, mit dem du Software auf agile Weise bereitstellen kannst.

Jedes Team ist jedoch anders. Es gibt nicht “den” perfekten Prozess. Der einfachste Rat, den ich bisher hörte, ist, die Prinzipien im Hinterkopf zu behalten! Denke an deine Sprint-Meetings als Produkt: Behalte die Übersicht und verbessere dich stetig.

Zögere nicht, einen Kommentar zu deinen Erfahrungen mit scrum meetings zu hinterlassen und lass uns voneinander lernen.

 

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Alexa Alfonso

Alexa Alfonso

Alexa Alfonso ist ehemalige Projektmanagerin bei Crema und ist heute als Business Development Strategistin tätig. Crema ist ein Technologie- und Innovationsunternehmen, das mit geförderten Start-ups, Kleinunternehmen und Unternehmenskunden zusammenarbeitet. Ziel ist es, die eigenen Web- und Mobilanwendungen zu prototypisieren, zu testen und zu entwickeln. Wenn sie nicht in ihrem KC-Büro ist, findet man sie im Fitnessstudio und trainiert daran, immer stärker zu werden oder sie zaubert in der Küche etwas Leckeres oder schmiedet Pläne für die kommenden Reisen.

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