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Halte dein Projekt mit einem Projektbericht auf Kurs

By 13/08/2019 November 1st, 2019 No Comments
 

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Ein Projektbericht ist genau das. Der aktuelle Stand deines Projekts. Es ist ein wichtiges Kommunikationsmittel, das von Produzenten und Projektmanagern genutzt wird, um Kunden, Teammitglieder und Stakeholder darüber zu informieren, was los ist.

Es gibt zwar viele verschiedene Formate von einem Projektbericht, aber es gibt noch mehr Möglichkeiten, diese überwältigend, ärgerlich und letztendlich – ungelesen von deinen Kunden und deinem Team – zu gestalten.

Worüber wir in diesem Artikel sprechen werden, ist:

  1. Was die kritischen Elemente eines Projektberichts ist.
  2. Optionale Elemente und was in deinem Projektbericht zu vermeiden ist.
  3. Schritte zur Erstellung eines wöchentlichen Statusberichts

Ich werde dir sogar eine Checkliste und eine Statusberichtsvorlage zur Verfügung stellen, damit du für den Erfolg gerüstet bist.

Project Status Report

Was ist ein Projektbericht und warum ist er wichtig?

Ein Projektbericht enthält alle unternehmenswichtigen Bemühungen, Fortschritte und Risiken, die mit einem einzelnen Projekt verbunden sind. Eine Momentaufnahme davon, wo sich die Dinge gerade bewegen.

Die besten Projektberichte schaffen Verantwortlichkeit und Eigenverantwortung innerhalb deines Teams. Sie decken Probleme auf, mindern Risiken und vor allem – stellen sicher, dass du auf dem richtigen Weg zu deinen Projektzielen bist.

Für den Kunden bieten Projektberichte einen hohen Mehrwert. Er gibt ihnen das Vertrauen, dass ihr Geld einen positiven Wert liefert. Ein Projektbericht kann sie für ihre Bosse gut aussehen lassen. Er kann sicherstellen, dass die Finanzierung auch in Zukunft gewährleistet ist. Er kann auch total deinen Arsch retten, indem du eine Papierspur hast, falls die Dinge aus den Fugen geraten.

Projektberichte werden erstellt, nachdem dein Projektplan erstellt wurde und die Dinge in Bewegung sind. Wenn wir superpräzise werden wollen, dann während der Monitoring & Controlling-Phase. In der Regel werden sie wöchentlich oder monatlich verschickt. Ach, du kannst es sogar täglich tun – aber nur wenn nötig.

Projektberichte können in einer Vielzahl von Varianten geliefert werden. Es gibt keinen perfekten Weg, dies zu tun. E-Mail. Durch ein PM-Tool. Mündlich, und dann mit einem PDF weiterverarbeitet. Die Möglichkeiten und Kombinationen sind endlos.

Projektberichte sind und sollten nicht die Aufgabe von Produzenten und PMs sein, da sie Teil der Auftragsverantwortung sind. Es ist die Pflicht eines Produzenten/Projektleiters, aussagekräftige und nützliche Statusberichte zu erstellen. Nicht nur, um den Statusbericht zu erstellen, den niemand liest.

Unterscheiden sich die Projektberichte zwischen internen Mitarbeitern und Kunden?

Die Antwort ist “manchmal”. Ich hasse diese Art von Antwort, aber so ist es nun mal.

Ich gehöre zur Liga, die immer transparent mit dem Kunden ist. Ich denke, dass die Führung des internen Teams für den Kunden transparent sein sollte, wenn er es wünscht. Es sollte nichts geben, was du vor deinem Kunden “versteckst”.

ABER hier ist die Ausnahme.

Dein Kunde bevorzugt andere Inhalte in seinem Statusbericht als dein internes Team. Dann pass dich absolut an die Wünsche an. Vergewissere dich nur, dass du verstehst, was deren Erwartungen sind.

So erstellst du einen Projektbericht

Was beinhaltet das Ganze?

In deinem Statusbericht musst du Folgendes angeben:

1. Projektname/Kundenname
2. Projektvision

Dies sollte ein einfacher Satz darüber sein, was dein Projekt ausmacht und was das Hauptziel/Vision ist. Eine 10.000ft Ansicht. Die gute Nachricht ist, dass du, wenn es einmal erledigt ist, es nicht mehr überarbeiten musst.

Beispiele:
  • Steigerung des Kombucha-Online-Umsatzes durch die Implementierung einer Drip-E-Mail-Marketing-Kampagne.
  • Qualifizierte Kunden dazu bringen, Kombucha über mobile Geräte auf der Grundlage einer verbesserten Benutzeroberfläche zu “kaufen”.
  • Launche bis Juni 2018 eine Website, die es Kunden ermöglicht, Killer Kombucha zu kaufen. Killer Kombucha hat die höchste Qualität und den besten Geschmack in seiner Kategorie.

3. Projektgesundheit

Es gibt ein paar verschiedene Möglichkeiten, wie man das Ganze drehen und wenden kann. Aber ich mag die “Ampelmethode” sehr. Grün für das Gute. Gelb für einige Probleme. Rot für “das ist ein heißes Durcheinander”. Ein Hinweis zur Unterstützung ist immer hilfreich.

Beispiel:

  • Grün: Wir haben die Genehmigung für Drip-E-Mail-Designs erhalten. Zur Zeit gibt es keine Budgetprobleme.

Ein weiterer Punkt, den ich dir sehr ans Herz legen möchte, ist die Projektausgaben und die Zeitachse. Indem du deinen Kunden und deinem Team regelmäßig Updates darüber zur Verfügung stellst, wie sich das Projekt im Rahmen von Budget und Zeitrahmen entwickelt, wirst du das Bewusstsein fördern und den Wert der Projektarbeit steigern. Dies ist auch eine ausgezeichnete Aufzeichnung für dich, um Trends zu sehen und zu verhindern, dass dein Projekt aus den Fugen gerät.

weekly project status report example - project health

Beispiel für einen wöchentlichen Projektbericht: Die Projektgesundheit einbeziehen.

4. Was wir in diesem ZEITRAHMEN abgeschlossen haben

Diese sollten im Bullet-Format aufgelistet werden. Fasse diese kurz und einfach zusammen. Das sind keine Jira-Tickets. Erkläre nicht das “Wie”, sondern nur das Was.

Beispiel:

Einholung der Genehmigung für 3 Drip-E-Mail-Designs

[mit dem Link zum genehmigten Ergebnis]

  • Abgeschlossene Übergabe an das Entwicklungsteam & bestätigte Lieferzeitplanung

5. Was wir für den nächsten ZEITRAHMEN planen

Übersichtliche, präzise Aufgabenliste, die hier im Bullet-Format präsentiert wird.

Beispiel:
  • Entwicklung der drei E-Mails
  • Durchführung von internen QS- und Tests
  • Übergabe an den Kunden QS & Prüfung

6. Probleme/Blocker

Hier kannst du alle roten Flaggen oder Hindernisse anbringen, die dich daran hindern, vorwärts zu kommen.

Beispiel:
  • Wenn wir bis zum 02.06. kein Kundenfeedback erhalten, besteht die Gefahr, dass wir die E-Mail nicht am selben Tag an die Verbraucher senden können, an dem das Produkt im Handel erhältlich sein wird.

7. Kommende Aufgaben & Meilensteine

Eine 360 Grad Ansicht des Geschehens. Gibt es etwas, das der Zuschauer überprüfen sollte? Was kommt als nächstes?

Beispiele:
  • tt/mm: Kunden QS & Prüfung
  • tt/mm: E-Mail-Bereitstellung
weekly project status report example

Beispiel für einen wöchentlichen Projektbericht.

Hier sind einige optionale Punkte, die du basierend auf deinem Projekt einbeziehen kannst:

  • Verknüpfungen zu deiner Projektzeitplanung
  • Verknüpfungen zu abgeschlossenen Leistungen
  • Aktionselemente
  • Lustige Gifs, Links zu Team-Playlisten, etc.
  • Wöchentlicher Dank oder Dank an Teammitglieder und Kunden
  • Links zu relevanten Artikeln/Branchentrends
  • Ein RAID-Protokoll

Das solltest du nicht mit einschließen:

Projektberichte – Bewährte Verfahren

Okay, jetzt, da wir wissen, was ein Projektbericht ist und was er beinhaltet – hier ist, wie man ihn ausfüllt.

1. Einen hässlichen, ersten Entwurf schreiben

Das erste, was du tun solltest, ist, einen hässlichen, ersten Entwurf deines Statusberichts zu erstellen. Ich habe den hässlichen, ersten Entwurf von “Everybody Writes” von Ann Handley entdeckt und ihn auf viele Aktivitäten als PM angewendet.

Im Grunde genommen ist dies der Ort, an dem du einfach nur ein Wort ausspuckst. Es wird alles, was du über das Projekt weißt, in deiner festgelegten Vorlage wiederholen. Für mich ist dies die Zeit, in der ich zurückdenke und mich auf das, was vor sich geht, freue. Diese Übung ist wichtig, weil sie es dir ermöglicht, die Ereignisse in deinem Projekt wirklich zu durchdenken und zu verarbeiten. Es ermöglicht dir, alle Informationen auszutauschen – ohne dich selbst bei der Bearbeitung und Formatierung zu bestrafen.

Dann machst du eine Pause.

2. Bearbeiten

Schau zurück und bearbeite deinen Statusbericht. Du solltest sicherstellen, dass dein Statusbericht korrekt und fehlerfrei ist. Das Versenden perfekter Berichte zeigt deinen Kunden und deinem Team, dass du Zeit und Gedanken in den Statusbericht gesteckt hast. Ebenso, dass er wichtig und nützlich ist. Einfache Fehler können die Botschaft vermitteln, dass es dir egal ist.

Vergewissere dich noch einmal, dass dein Statusbericht Folgendes enthält:

  • Projektname/Kundenname
  • Projektvision
  • Projektgesundheit
  • Was kürzlich fertig gestellt wurde
  • Was du als nächstes erledigen willst
  • Probleme/Blocker
  • Kommende Aufgaben & Meilensteine

Ebenfalls zu beachten ist folgendes:

  • Kannst du die Dinge einfacher sagen? Noch direkter?
  • Korrekte Grammatik, Interpunktion, Rechtschreibung, etc.
  • Ergänze alles, was du vergessen hast, oder was sich seit deinem ersten Entwurf geändert hat.
  • Kannst du es auf eine Seite reduzieren? Nicht erforderlich – aber das hilft dir, eine Informationsflut zu vermeiden.

3. Senden & Bereitstellen

Jetzt hast du deinen Projektbericht erstellt und er ist bereit zum Übermitteln. Gut gemacht! Hier sind einige Tipps, um sicherzustellen, dass es vom Team und deinem Kunden positiv aufgenommen wird.

Versüße das Ganze, bevor du es verschickst

Wichtig ist dabei, dass du dein Team und deine Kunden mit etwas “Zuckerbrot” versorgst. Diese wertvolle Kunst habe ich vor einigen Jahren von einem Chef gelernt. Sei höflich. Sei nett. Scheue dich nicht, diesen Statusbericht mit einer Dosis schriftlicher Freude zu liefern. Mit anderen Worten, vermeide es, sich wie ein Roboter anzuhören.

Deine Projektberichte werden positiver aufgenommen, wenn sie eine durchdachte Notiz haben und nicht nur einen Link “mehr erfährst du hier”. Dadurch wird anderen mitgeteilt, dass das jeweilige Dokument nicht wichtig ist.

Bereitstellung neben einem Statusmeeting

Es ist üblich, dass Statusberichte zeitgleich mit einem Statusberichts-Meeting erstellt werden. Es dient als allgemeine Agenda und hinterlässt einen wichtigen Aspekt für andere. Dies ist nicht erforderlich, aber es bietet dem Team und/oder dem Kunden sicherlich eine großartige Gelegenheit, das Projekt zu diskutieren und alle Risiken, Herausforderungen und Bedenken zu diskutieren. Erstelle den Statusbericht erneut, wenn während der Statusbesprechung Änderungen vorgenommen wurden.

Effektive Möglichkeiten, einen Statusbericht zu versenden

Slack, E-Mail, Basecamp, Teamweek, etc. Wähle eine Methode und halte dich daran. Ich möchte versuchen, dich zu ermutigen, mehrere Medien zu vermeiden, damit du weniger Arbeit für dich selbst hast und das Publikum weiß, wie und wann alles bereitgestellt wird.

4. Bestätigen

Das Letzte, was du tun kannst, ist, den Statusbericht zu “senden” und auszuchecken. Dein Team und dein Kunde sind für das Durchlesen verantwortlich – es ist deine Aufgabe, diese Verantwortung zu übernehmen.

Fordere das Publikum deines Berichts auf, zu bestätigen, dass es den Bericht innerhalb von 24 Stunden gelesen hat. Ein einfaches “alles klar” oder Daumen hoch Emoji über Slack wäre super. Gibt es Fragen? Du solltest sicherstellen, dass der Projektbericht gelesen wird und ein effektives Mittel zur Projektkommunikation ist.

Jeder, der nicht reagiert – verfolge das direkt. Erwidere nicht alles und weise sie zurecht. Das ist eine schlechte Maniere.

5. Prüfen & Wiederholen!

Der letzte Ratschlag, den ich habe, ist, dein Publikum zu bitten, Feedback zu geben. Dies ist ein Dokument für sie. Du willst sichergehen, dass es hilft – nicht schadet.

Checke gelegentlich das Ganze ab, um zu sehen, ob es etwas gibt, das du reduzieren, aufnehmen oder verbessern kannst. So können deine Statusberichte dein Team und deine Kunden besser unterstützen.

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