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Die besten Productivity Apps: Steigere 2021 deine Produktivität

Eine Übersicht über die besten Produktivitäts-Apps, die deine Arbeit automatisieren, verfolgen und synchronisieren, damit das tun kannst, was wichtig ist.

By 26/01/2021 No Comments

10 der besten Produktivitäts-Apps (einschließlich kostenloser Alternativen)

Die folgenden productivity apps können dir helfen, eine Vielzahl von Aufgaben zu erledigen. Während du herumstöberst, solltest du nach einer Produktivitätssoftware suchen, die Aufgaben automatisiert oder wichtige Daten aufzeichnet, damit du deine Gedanken entlasten und Zeit für effektive, wirkungsvolle Arbeit freimachen kannst.

  1. monday.com
  2. Hubstaff - Best for managing remote and field teams
  3. Wrike - Best productivity app for team collaboration
  4. Collabio Spaces - Best for PDF editing & e-signatures
  5. Blink - Communication tool that brings deskless employees the same tech their desk-based colleagues enjoy.
  6. Todoist
  7. Buffer
  8. Just Say No
  9. Missinglettr
  10. QuuuPromote

Wir leben in merkwürdigen Zeiten – neben einer schnell wachsenden Industrie von Mindfulness-Anwendungen, die uns helfen sollen, weniger zu tun, nutzen wir alle Arten von productivity apps, die uns helfen sollen, mehr zu erreichen.

Wenn du in der digitalen Branche tätig bist, hast du wahrscheinlich schon einmal eine bestimmte Produktivitätssoftware ausprobiert. Was ist aber eine Produktivitätssoftware? Die Produktivitäts-Tools decken einen weiten Bereich ab, von einfachen To-Do-Listen bis hin zu Produktivitäts-Tracker-Tools, die die Leistung messen, die du an einem bestimmten Tag erbringst.

Productivity Apps & Productivity Software Of 2021 DPM Logo Soup 2021

Wenn du an Apps denkst, die für dich gut funktionieren, denk daran, dass die besten Organisations-Apps oder die besten Erinnerungs-Apps nur die “besten” sind, wenn sie dir in deinem speziellen Fall helfen, die richtige Arbeit auf die Weise zu erledigen, die für dich durchweg gut funktioniert.

Kurz gesagt, die besten productivity apps sind Tools, die dir dabei helfen, effektiv zu arbeiten.

Wie man effektiv und produktiv ist

Zu oft konzentrieren wir uns auf die Produktivität als eine Frage des Umfangs: Wie viel verdiene ich und wie schnell? Um wirklich effektiv arbeiten zu können, müssen wir unsere Überlegungen zur Produktivität neu ausrichten: Es geht eigentlich darum, deine Zeit besser zu nutzen.

Wie nutzt du deine Zeit besser?

Zuerst müssen wir herausfinden, wie wir unsere Zeit am produktivsten nutzen können. Halte inne und frage dich selbst:

  • Was hat es für einen Einfluss, wenn ich diese scheinbar dringende Sache jetzt nicht durchziehe? (Weil diese dringende Sache eigentlich wahrscheinlich nicht so wichtig ist!)
  • Welche Aktivitäten sind für mich am wichtigsten?
  • Was kann ich (und nur ich) machen, was, wenn es gut gemacht wird, einen wahren Unterschied machen wird?

Eine gute Möglichkeit, diese Fragen zu beantworten, ist die Verwendung einer Prioritätenmatrix, um Aufgaben entsprechend ihrer Dringlichkeit und Bedeutung aufzulisten. Ich verwende gerne die untenstehende Matrix, basierend auf der Eisenhower Matrix:

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Eisenhower Matrix Erklärung

Eine einfache Aufteilung dieses Diagramms zeigt uns, wie wir eine Aufgabe angehen müssen:

Priorität #1: Es ist dringend und wichtig. Los, tu es.

Priorität #2:Es ist nicht dringend, aber trotzdem wichtig. Bestimme alle Punkte, die verhindern, dass der Prozess voranschreitet. Bestimme den idealen Zeitpunkt, die Person und die Methode, um die Aufgabe auszuführen.

Priorität #3:Es ist dringend, aber nicht wichtig. Delegiere die Aufgabe an die zuständige Person, damit du dich auf wichtige Aufgaben konzentrieren kannst.

Priorität #4:Es ist nicht dringend und auch nicht wichtig, es ist die vierte Priorität. Entferne die Aufgabe.

Am Ende eines jeden Tages solltest du 10 Minuten damit verbringen, herauszufinden, wie dein Tag morgen aussehen wird – was wirst du tun, entscheiden, delegieren und löschen?

Dann solltest du dir diese productivity apps ansehen. Ich habe diejenigen herausgesucht, die dir helfen können, die wichtige Arbeit zu erledigen, in deiner Zeit effektiv zu sein, indem du sie automatisierst, verfolgst, synchronisierst und erinnerst – so hast du mehr Zeit, die Arbeit zu erledigen, die am wichtigsten ist!

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Priorität #1: Es ist dringend und wichtig. Los, tu es.

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Deine wichtigsten Aufgaben bedürfen der Regel “Jetzt erledigen”. In diesem Sinne, wenn du eine Aufgabe siehst, die weniger als 2 Minuten dauert, dann erledige sie einfach sofort (Warum? Weil es mehr Zeit braucht, sie auf deine Aufgabenliste zu setzen und sie dann zu planen und zu priorisieren).

Eine Aufgabe mit hoher Priorität zu starten und mit dieser Aufgabe fortzufahren, bis sie zu 100% abgeschlossen ist, ist der wahre Härtetest für deinen Charakter. Es ist nicht einfach, aber es geht darum, wie produktiv du sein wirst. Das erfordert Selbstdisziplin, aber wir können es uns mit ein paar Produktivitätstools leichter machen.

Priorität #2: Es ist nicht dringend, aber trotzdem wichtig. Bestimme alle wichtigen Punkte.

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Wenn etwas wichtig, aber nicht unbedingt dringend ist, musst du dir einen Moment Zeit nehmen, um einen geeigneten Plan für den Umgang mit diesem Thema zu finden. Hör auf, dich abseits zu bewegen – plane, die wichtigen Dinge richtig zu erledigen.

Wir können uns total überfordert fühlen, weil wir in zu viele Richtungen gezogen werden – es fühlt sich an, als gäbe es zu viel auf dem Tisch und keine Möglichkeit, alle glücklich zu machen. Um Entscheidungen zu treffen, die für uns, unser Team und unsere Projekte am sinnvollsten sind, brauchen wir einen klaren Überblick über alle unsere Aufgaben, Prioritäten und Fortschritte.

Die folgenden Produktivitätsanwendungen helfen insbesondere bei der Priorisierung von Aufgaben – bei der Überprüfung der Pipeline, der Verfolgung des Fortschritts und der Bereitstellung aller Informationen, um solide Entscheidungen zu treffen, während wir unsere Arbeit verwalten.

Priorität #3: Es ist dringend, aber nicht wichtig. Delegiere.

productivity-apps-eisenhower-matrix-delegate Einige Leute haben es leicht, Aufgaben zu delegieren, während andere einen sehr starken Impuls spüren, es einfach “selbst zu tun”. So schwer es auch sein mag, Aufgaben an andere Personen weiterzugeben, so einfach ist es doch, Aufgaben an eine Maschine weiterzugeben. Es gibt eine Vielzahl von productivity apps, mit denen wir in kürzester Zeit mehr erreichen können, indem wir unseren Workflows mehr Automatisierung hinzufügen und einen Algorithmus die geschäftige Arbeit erledigen lassen.

Priorität #4: Es ist nicht dringend und auch nicht wichtig. Lösche es.

productivity-apps-eisenhower-matrix-deleteLetztendlich können wir manchmal effektiver sein, wenn wir weniger tun. Es gibt endlose Möglichkeiten (und viele productivity apps, die dir helfen), zu tollen Ideen “Ja” zu sagen. Zugleich bedeutet es, dass du “nein” zu den richtigen Dingen sagen musst, um sie ausführen zu können. Lerne, wie man Grenzen setzt und sage nein.

Es ist toll, nett und freundlich zu sein und den Leuten zu helfen. Das Problem ist, dass wir nicht immer die Zeit haben. Das gibt uns die Möglichkeit, zu wenig oder gar nichts zu liefern. Du wirst niemandem einen Gefallen tun, wenn du dich für etwas entscheidest, bei dem du nicht wirklich deine beste Arbeit abliefern kannst.

Hier ist eine großartige Produktivitäts-App, mit der du Aufgaben vom Tisch wischen und Grenzen entwickeln kannst, indem du dir ein System anlegst, mit dem du einfach “nein” sagen kannst:

  • 14 days free trial
  • From $17/month for 2 users

monday.com

Users can follow up with team members on active tasks, ensuring everyone is on the same page.

monday.com is an easy-to-learn productivity tool that helps you manage tasks and the workflows that carry the task from start to finish. It’s a great tool for getting a clear view of the work that needs to be done and the status of each task at a glance.

monday.com is vaguely similar to a spreadsheet at its core, but a much nicer-looking one that lets you quickly toggle between multiple views of work (view as a list, on a map, on a Kanban board, in a spreadsheet, and other views). It also provides alerts, notifications, and the ability to attach files and communicate with colleagues.

monday.com’s features include a customizable task board for managing task status, assignee, due date, hours spent, etc. Users can upload and attach files to cards, make comments, mention teammates, and more. You can measure your productivity through reporting dashboards that can collect data from multiple boards.

monday.com’s integrations include Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform and many more, accessible via Zapier. For help setting up integrations, the company’s customer support is available 24/7 by phone or email.

monday.com pricing starts at $17/month for two users.

  • freemium version
  • 14 days free trial
  • From $7/user/month

Hubstaff - Best for managing remote and field teams

Time tracking software for web or mobile that lets you track what team member is working on what task in what business category.

Hubstaff is a lightweight, native time tracking software that includes screenshots, time tracking, and project management tools. It’s been designed well with a simple interface and design that makes it really easy for your team to enter their time and for you to track their progress.

Budget management is straightforward—using Hubstaff, you can easily set time limits and budgets for your team to bill against with a maximum number of hours you want a member to be able to work in a week and the app will automatically prevent them from exceeding the limit.

When you’re working with a distributed team it can be hard to verify exactly what people are doing and how they’re spending their time so Hubstaff has some pretty handy snooping tools to give you insight into what your team is doing in the time they’re logging to your project with screenshots and activity levels. Now you can also see which applications your team members are using and what URLs they are browsing while they’re tracking time.

Integrations are well supported across stacks of different tools including project management tools Asana, Jira, and Basecamp, payments, accounting and invoicing integrations including QuickBooks, Paypal as well as Salesforce and Zendesk among others.

Hubstaff is free to use for 1 employee. Paid plans cost from $7/user/month and come with a 14-day free trial.

  • freemium version
  • 14 days free trial
  • From $9.80/user/month

Wrike - Best productivity app for team collaboration

Measure productivity on Gantt charts, lists, boards, tables, and more.

Wrike is an award-winning, easy-to-use productivity software trusted by 20,000+ organizations worldwide. The tool is suitable for teams of anywhere from five team members to an unlimited number of members. It’s highly configurable and allows users to customize workflows, dashboards, reports, request forms, and more.

Wrike’s simple interface enables users to switch between Kanban boards, interactive drag-and-drop Gantt charts, and traditional workload views, allowing them to choose how to visualize their priorities.

Wrike is available on Mac and Windows operating systems, and also features task lists, subtasks, schedules, shared workflows, file sharing, and real-time communication and collaboration. Unlock advanced insights with performance reporting tools, resource management and allocation, and more.

Wrike has an easy-to-use, intuitive interface and navigation with distinct spaces, folders, and tasks. Toggle quickly from the home screen between timesheets, dashboards, calendars, reports, and activity stream.

Wrike offers 400+ pre-built native integrations, including integrations with the most popular file management software from Microsoft, Google, and Dropbox, along with sales and marketing software from Salesforce and Marketo.

Pricing starts at $9.80 per user per month. There are four different price points, including a free version and plans which offer the ability to invite free external collaborators.

  • 3 days free trial
  • From $6/month

Collabio Spaces - Best for PDF editing & e-signatures

Collabio Spaces provides team collaboration and documents editing for iOS and MacOS, both locally or online.

Collabio Spaces for iOS and MacOS is an easy way to organize and edit text documents, spreadsheets, scanned documents, and PDFs off-line. Use your phone, tablet, or laptop to collaborate and co-author documents locally (without internet) or online with remote P2P communication tools that are currently testing in beta. You can edit documents with all possible rich text and paragraph formatting features and can even incorporate audio comments.

You can create a document from scratch or upload documents that you already have on your device. With Collabio’s spreadsheet tools, you can calculate, sort, and filter data using an incredible intuitive and easy-to-use interface. Similarly, you can view and highlight PDFs, add comments, and even include handwritten annotations.

Collabio also has a scan feature for text recognition. You can scan, take photos, run text recognition, and edit ready-to-use texts and images. Additionally, you can add e-signatures to your documents, which advertising agencies will appreciate for new client paperwork, contracts, and even internal employee onboarding documentation. All documents can be organized into folders—called “spaces”— than can be labeled according to purpose, department, or file type.

Collabio works with DOCX, ODT, XLSX and ODS file formats and lets you view documents with well-known file types such as XLS, CSV, PPT, PPTX, JPG, GIF, and TIFF.

Collabio Spaces costs $6/month and offers a 3-7 day free trial.

  • 14 days free trial
  • From $3.40 user/month and enterprise pricing POA

Blink - Communication tool that brings deskless employees the same tech their desk-based colleagues enjoy.

The Blink Feed helps keep employees informed of top-down company communications.

Blink is a communication tool for the unique needs of deskless workers, who, until now, didn’t have the same quality technology as their colleagues in HQ. It’s an app that includes workplace messaging, a social media style company Feed for top-down communications, directory, cloud storage, workplace analytics, polls, and a few other useful features.

Blink is built around the concept of workplace messaging as the central functionality, so peer-to-peer direct messaging, group chats, and top-down communications via the company Feed all play an important role. Moderators and admins who post in the company Feed also have the option of turning on and off push notification for each post depending on importance. Blink also features polls, powerful integrations, and digital forms for reporting.

Analytics for admins features prominently through the app: post by post analytics, Org-wide, and Team analytics within the Admin Portal, and Hub analytics that measures interactions and adoption within the document storage and reporting section of the app.

Blink is a straight-out-of-the box SaaS communication software; no technical knowledge is necessary to get started and to invite colleagues to the platform. Its user-friendly, brandable interface is designed with familiar social media style features (think emojis and like buttons) that encourage engagement from employees—even less tech-savvy ones.

You can use existing integrations with 3rd party systems such as Jira, Trello, Office 365, and G-Suite or build new integrations to your existing systems using Blink’s public APIs. Blink supports Android, iOS, Windows, and Mac, and you can access Blink via your browser.

Blink costs from $3.40 user/month. They offer a free 14-day trial and you can book a demo through the homepage.

  • 30 days free trial
  • From $29/user/year

Todoist

Todoist's activity feed helps team members view task and project updates in real-time.

Todoist is similar to Wunderlist, providing a simple interface for creating, sharing, and prioritizing tasks. You can collaborate by sharing out your lists and assigning tasks to others, and you can use labels and priority tags to bring organization to your task lists. They have also rolled out a smart rescheduling feature that suggests an optimal time to schedule tasks that need to be pushed out to a future date based upon past behavior and what you’ve already got on your plate.

Todoist integrations include Google Drive, Google Maps, Dropbox, Apple Maps, Calendar Sync, Slack, Zapier, and hundreds more apps.

Todoist offers a free basic plan, but if you need more options you can upgrade for $29/user/year. It is available for MacOS, Android, Windows, iOS.

  • freemium version
  • 14 days free trial
  • From $15/month

Buffer

Buffer's social media management capabilities help team members save time and complete social media activities faster.

Similar to Missinglettr, Buffer is designed to save time managing social media, letting you schedule posts, analyze and track their performance, and manage multiple social media accounts from within a single interface. For any business that struggles to keep up with social media or to maintain a consistent presence, you can build campaigns in advance and automate many of your social media activities with this tool.

Buffer integrates well with Twitter, Facebook, Google+, LinkedIn, Pinterest and Instagram.

Buffer offers a free plan for up to 3 social media accounts and 10 scheduled posts. Anything more than that costs from $15/month. It is available for iOS, Android, and as a Chrome extension.

Just Say No

Just Say No helps users refuse tasks or habits that get in the way of productivity.

Just Say No is one of the more unconventional productivity apps—this tool is designed to help you “say no” to tasks or habits that you need a little help turning off. This app helps you set up goals for getting rid of pesky habits and set yourself up for success with inspirational quotes and images. It even allows you to set up shortcuts to reaching out to friends who can keep you accountable to your goals. Whether it’s saying “no” to drinking, nail-biting, or impulse buying, or staying at the office late, Just Say No provides a platform to track your progress and your money saved by breaking bad habits.

Just Say No is free and is available on iOS.

  • freemium version
  • 14 days free trial
  • From $15/month

Missinglettr

Missinglettr streamlines the review and approval process so users can speed up campaign launches.

If you struggle to keep up with your social media plan, Missinglettr is a great tool for offloading and automating some of the tasks involved with maintaining your social media. Missinglettr scrapes your website for new content and automatically generates a social media campaign, which you can customize with text, images, and hashtags (similar to Buffer). You can choose from their pre-made drip campaigns (6-month, 12-month, blast, etc) and simply toggle on and off the social media platforms, you’d like each post to be shared on.

Missinglettr integrates with your blog and your social media accounts like Facebook, LinkedIn, and Twitter in order to automate your social media drip campaigns.

Missinglettr has a free version if you have one site, and for more sites, it costs from $15/month. It’s a SaaS solution, so it’s available anywhere on the web, but there’s no mobile app (yet?).

  • From $40/month

QuuuPromote

Review and approve content and tasks completed by freelancers to speed up your social media process.

Another way to delegate some of your social media-related tasks is to employ other people to promote your content for you. QuuuPromote is an app for connecting with influencers who are paid to share your content (articles, videos, podcasts, infographics) across various social media platforms. When using this tool, you still have to do some of the grunt work to set up your campaigns. However, once you’ve set it up (your related links, relevant topics, etc), other people help in sharing out your content, hopefully reaching a wider audience than you could reach on your own.

QuuuPromote costs from $40/month .

Zusammenfassung der besten productivity apps

Weitere Produktivitäts-Tools

Ich hatte noch nicht die Gelegenheit, alle diese Tools eingehend zu überprüfen, aber hier sind noch ein paar weitere, um herauszufinden, ob die in diesem Bericht vorgestellten Tools nicht deinen Bedürfnissen entsprechen:

Brauchst Du Hilfe Bei Der Eingrenzung Der Optionen?

Dieses Tool ist ziemlich nützlich. In Zusammenarbeit mit Crozdesk haben wir uns bemüht, dir Zugang zu dem „Software-Finder“ zu geben.

Wenn du einige der Details über dein Projekt und die Funktionen, die du in einem Projektmanagement-Tool suchst, eingibst, wird eine Liste von Tools erstellt, die deinen Präferenzen entsprechen. Du gibst deine E-Mail an das Team weiter und es schickt dir einen nützlichen PDF-Leitfaden mit einer Zusammenfassung deiner besten Übereinstimmungen.

Auswahlkriterien für die productivity apps

Wenn du dir Produktivitätssoftware ansiehst, ist es wichtig, eines im Auge zu behalten: Weil Produktivität sehr stark von deinen Einstellungen und persönlichen Gewohnheiten abhängt, ist das Produktivitäts-Tool selbst nur so effektiv.

Allerdings haben wir bei der Überprüfung dieser Tools die folgenden Auswahlkriterien in dieser Liste der Apps für die Produktivität verwendet:

  • Benutzerfreundlichkeit: Ist die Oberfläche einfach und das System der App leicht zu verstehen? Verwirren die Features in der App, oder sind sie nützlich? Wir haben nur Apps ausgewählt, die wirklich einfach zu bedienen sind, ohne zusätzlichen Aufwand!
  • Organisation und Priorisierung: Verfügt die Produktivitäts-App für To-Do-Listen-Apps über ein klares System zur Organisation und Reorganisation von Aufgaben? Zur Kennzeichnung von Prioritäten und zur Bewältigung der wichtigsten Aufgaben?
  • Zugänglichkeit: Ist es auf mehreren Betriebssystemen verfügbar? Es gibt mehrere Mac productivity apps, die auf Android nicht verfügbar sind, wie z.B. Omni Focus. Wir haben jedoch versucht, bei Anwendungen zu bleiben, die auf mehreren Geräten verfügbar sind.
  • Berichterstattung: Welche Arten von Berichtsfunktionen umfasst die App? Kannst du die für Aufgaben aufgewendete Zeit verfolgen, die Produktivität über die Zeit vergleichen oder mithilfe von Analysen messen, ob diese tatsächlich für dich funktionieren?
  • Integrationen: Lässt sie sich in einige der anderen besten Organisations-Apps, Erinnerungs-Apps, Produktivitäts-Tracker-Apps usw. integrieren? Wir sind auf der Suche nach Apps, die mit anderen Tools synchronisiert werden können, um so viel wie möglich von deinem Aufgabenmanagement zu automatisieren.
  • Preis: Macht das Preissystem Sinn für den Nutzen, den die App bietet? In den meisten Fällen kannst du eine Freemium-Version für den persönlichen Gebrauch verwenden. Bezahlte Tarife kosten in der Regel etwa $6/Monat.

Was meinst du dazu?

Welche productivity apps verwendest du, um organisiert und effektiv zu arbeiten? Findest du, dass diese nützlich sind, oder bevorzugst du andere Priorisierungsmethoden? Erzähle uns den Tools, mit denen wir wirklich produktiv sein können.

Ben Aston

About Ben Aston

Ich bin Ben Aston. Ich bin ein digitaler Projektmanager. Seit über 10 Jahren bin ich in der Branche tätig und arbeite in Großbritannien bei den renommiertesten Londoner Medienagenturen wie Dare, Wunderman, Lowe und DDB. Ich habe alles Mögliche realisiert, von viralen Videos über CMS', Flash-Spiele, Bannerwerbung und eCRM bis hin zu E-Commerce-Seiten. Ich hatte das große Glück, für eine Vielzahl von großen Unternehmen zu arbeiten: Automobilmarken wie Land Rover, Volkswagen und Honda, Energieversorger wie BT, British Gas und Exxon, FMCG-Marken wie Unilever und Marken aus der Unterhaltungselektronik wie Sony.

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