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Die besten Productivity Apps: Steigere 2020 deine Produktivität

By 26/01/2020 No Comments

Wir leben in merkwürdigen Zeiten – neben einer schnell wachsenden Industrie von Mindfulness-Anwendungen, die uns helfen sollen, weniger zu tun, nutzen wir alle Arten von productivity apps, die uns helfen sollen, mehr zu erreichen.

Wenn du in der digitalen Branche tätig bist, hast du wahrscheinlich schon einmal eine bestimmte Produktivitätssoftware ausprobiert. Was ist aber eine Produktivitätssoftware? Die Produktivitäts-Tools decken einen weiten Bereich ab, von einfachen To-Do-Listen bis hin zu Produktivitäts-Tracker-Tools, die die Leistung messen, die du an einem bestimmten Tag erbringst.

18 der besten Produktivitäts-Apps (einschließlich kostenloser Alternativen)

Die folgenden productivity apps können dir helfen, eine Vielzahl von Aufgaben zu erledigen. Während du herumstöberst, solltest du nach einer Produktivitätssoftware suchen, die Aufgaben automatisiert oder wichtige Daten aufzeichnet, damit du deine Gedanken entlasten und Zeit für effektive, wirkungsvolle Arbeit freimachen kannst.

Productivity Apps logo soup

Wenn du an Apps denkst, die für dich gut funktionieren, denk daran, dass die besten Organisations-Apps oder die besten Erinnerungs-Apps nur die “besten” sind, wenn sie dir in deinem speziellen Fall helfen, die richtige Arbeit auf die Weise zu erledigen, die für dich durchweg gut funktioniert.

Kurz gesagt, die besten productivity apps sind Tools, die dir dabei helfen, effektiv zu arbeiten.

Wie man effektiv und produktiv ist

Zu oft konzentrieren wir uns auf die Produktivität als eine Frage des Umfangs: Wie viel verdiene ich und wie schnell? Um wirklich effektiv arbeiten zu können, müssen wir unsere Überlegungen zur Produktivität neu ausrichten: Es geht eigentlich darum, deine Zeit besser zu nutzen.

Wie nutzt du deine Zeit besser?

Zuerst müssen wir herausfinden, wie wir unsere Zeit am produktivsten nutzen können. Halte inne und frage dich selbst:

  • Was hat es für einen Einfluss, wenn ich diese scheinbar dringende Sache jetzt nicht durchziehe? (Weil diese dringende Sache eigentlich wahrscheinlich nicht so wichtig ist!)
  • Welche Aktivitäten sind für mich am wichtigsten?
  • Was kann ich (und nur ich) machen, was, wenn es gut gemacht wird, einen wahren Unterschied machen wird?

Eine gute Möglichkeit, diese Fragen zu beantworten, ist die Verwendung einer Prioritätenmatrix, um Aufgaben entsprechend ihrer Dringlichkeit und Bedeutung aufzulisten. Ich verwende gerne die untenstehende Matrix, basierend auf der Eisenhower Matrix:

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Eisenhower Matrix Erklärung

Eine einfache Aufteilung dieses Diagramms zeigt uns, wie wir eine Aufgabe angehen müssen:

Priorität #1: Es ist dringend und wichtig. Los, tu es.

Priorität #2:Es ist nicht dringend, aber trotzdem wichtig. Bestimme alle Punkte, die verhindern, dass der Prozess voranschreitet. Bestimme den idealen Zeitpunkt, die Person und die Methode, um die Aufgabe auszuführen.

Priorität #3:Es ist dringend, aber nicht wichtig. Delegiere die Aufgabe an die zuständige Person, damit du dich auf wichtige Aufgaben konzentrieren kannst.

Priorität #4:Es ist nicht dringend und auch nicht wichtig, es ist die vierte Priorität. Entferne die Aufgabe.

Am Ende eines jeden Tages solltest du 10 Minuten damit verbringen, herauszufinden, wie dein Tag morgen aussehen wird – was wirst du tun, entscheiden, delegieren und löschen?

Dann solltest du dir diese productivity apps ansehen. Ich habe diejenigen herausgesucht, die dir helfen können, die wichtige Arbeit zu erledigen, in deiner Zeit effektiv zu sein, indem du sie automatisierst, verfolgst, synchronisierst und erinnerst – so hast du mehr Zeit, die Arbeit zu erledigen, die am wichtigsten ist!

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Priorität #1: Es ist dringend und wichtig. Los, tu es.

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Deine wichtigsten Aufgaben bedürfen der Regel “Jetzt erledigen”. In diesem Sinne, wenn du eine Aufgabe siehst, die weniger als 2 Minuten dauert, dann erledige sie einfach sofort (Warum? Weil es mehr Zeit braucht, sie auf deine Aufgabenliste zu setzen und sie dann zu planen und zu priorisieren).

Eine Aufgabe mit hoher Priorität zu starten und mit dieser Aufgabe fortzufahren, bis sie zu 100% abgeschlossen ist, ist der wahre Härtetest für deinen Charakter. Es ist nicht einfach, aber es geht darum, wie produktiv du sein wirst. Das erfordert Selbstdisziplin, aber wir können es uns mit ein paar Produktivitätstools leichter machen.

Priorität #2: Es ist nicht dringend, aber trotzdem wichtig. Bestimme alle wichtigen Punkte.

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Wenn etwas wichtig, aber nicht unbedingt dringend ist, musst du dir einen Moment Zeit nehmen, um einen geeigneten Plan für den Umgang mit diesem Thema zu finden. Hör auf, dich abseits zu bewegen – plane, die wichtigen Dinge richtig zu erledigen.

Wir können uns total überfordert fühlen, weil wir in zu viele Richtungen gezogen werden – es fühlt sich an, als gäbe es zu viel auf dem Tisch und keine Möglichkeit, alle glücklich zu machen. Um Entscheidungen zu treffen, die für uns, unser Team und unsere Projekte am sinnvollsten sind, brauchen wir einen klaren Überblick über alle unsere Aufgaben, Prioritäten und Fortschritte.

Die folgenden Produktivitätsanwendungen helfen insbesondere bei der Priorisierung von Aufgaben – bei der Überprüfung der Pipeline, der Verfolgung des Fortschritts und der Bereitstellung aller Informationen, um solide Entscheidungen zu treffen, während wir unsere Arbeit verwalten.

Priorität #3: Es ist dringend, aber nicht wichtig. Delegiere.

productivity-apps-eisenhower-matrix-delegate Einige Leute haben es leicht, Aufgaben zu delegieren, während andere einen sehr starken Impuls spüren, es einfach “selbst zu tun”. So schwer es auch sein mag, Aufgaben an andere Personen weiterzugeben, so einfach ist es doch, Aufgaben an eine Maschine weiterzugeben. Es gibt eine Vielzahl von productivity apps, mit denen wir in kürzester Zeit mehr erreichen können, indem wir unseren Workflows mehr Automatisierung hinzufügen und einen Algorithmus die geschäftige Arbeit erledigen lassen.

Priorität #4: Es ist nicht dringend und auch nicht wichtig. Lösche es.

productivity-apps-eisenhower-matrix-deleteLetztendlich können wir manchmal effektiver sein, wenn wir weniger tun. Es gibt endlose Möglichkeiten (und viele productivity apps, die dir helfen), zu tollen Ideen “Ja” zu sagen. Zugleich bedeutet es, dass du “nein” zu den richtigen Dingen sagen musst, um sie ausführen zu können. Lerne, wie man Grenzen setzt und sage nein.

Es ist toll, nett und freundlich zu sein und den Leuten zu helfen. Das Problem ist, dass wir nicht immer die Zeit haben. Das gibt uns die Möglichkeit, zu wenig oder gar nichts zu liefern. Du wirst niemandem einen Gefallen tun, wenn du dich für etwas entscheidest, bei dem du nicht wirklich deine beste Arbeit abliefern kannst.

Hier ist eine großartige Produktivitäts-App, mit der du Aufgaben vom Tisch wischen und Grenzen entwickeln kannst, indem du dir ein System anlegst, mit dem du einfach “nein” sagen kannst:

  • free 14 day trial
  • From $17/month for 2 users

1. monday.com

monday.com is an easy-to-learn productivity tool that helps you manage tasks and the workflows that carry the task from start to finish. It’s a great tool for getting a clear view of the work that needs to be done and the status of each task at a glance.

monday.com is vaguely similar to a spreadsheet at its core, but a much nicer-looking one that lets you quickly toggle between multiple views of work (view as a list, on a map, on a Kanban board, in a spreadsheet, and other views). It also provides alerts, notifications, and the ability to attach files and communicate with colleagues.

monday.com’s features include a customizable task board for managing task status, assignee, due date, hours spent, etc. Users can upload and attach files to cards, make comments, mention teammates, and more. You can measure your productivity through reporting dashboards that can collect data from multiple boards.

monday.com’s integrations include Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform and many more, accessible via Zapier. For help setting up integrations, the company’s customer support is available 24/7 by phone or email.

monday.com pricing starts at $17/month for two users.

  • 30 days free trial
  • From $29/user/year

2. Todoist

Todoist is similar to Wunderlist, providing a simple interface for creating, sharing, and prioritizing tasks. You can collaborate by sharing out your lists and assigning tasks to others, and you can use labels and priority tags to bring organization to your task lists. They have also rolled out a smart rescheduling feature that suggests an optimal time to schedule tasks that need to be pushed out to a future date based upon past behavior and what you’ve already got on your plate.

Todoist integrations include Google Drive, Google Maps, Dropbox, Apple Maps, Calendar Sync, Slack, Zapier, and hundreds more apps.

Todoist offers a free basic plan, but if you need more options you can upgrade for $29/user/year. It is available for MacOS, Android, Windows, iOS.

  • freemium version
  • Free 14-day trial
  • From $20/month

3. Zapier

Zapier moves info between your web apps automatically, similarly to  IFTTT, so you can focus on your most important work. You can use this to create automated workflows from any app—for example, you can set it up to automatically save attachments from incoming emails in a Dropbox folder and then create an alert in Slack reminding you to check out the file. This tool is designed to help you delegate the more mundane actions of managing tasks so that you can focus on more important work!

Zapier integrations include just about every app under the sun because that’s what it’s designed to do (Google Drive, Gmail, Trello, Twitter, Slack, MailChimp, and hundreds more).

Zapier costs from $20/month and is available on all operating systems.

  • freemium version
  • Free trial
  • From $6.67/user/month

4. Slack

If you’re doing a lot of task management and delegation within a team, Slack is a best-in-class tool for team collaboration. Slack provides a platform for you to communicate with team members-this includes private chats and group channels, file sharing, tagging and mentions, and loads of integrations with productivity apps in order to sync up your activities. You can use this tool to break out of endless email threads and enjoy a more transparent, easy-to-follow flow of communication and resources between you and your collaborators.

Slack integrations include Teamline, Workstreams, ClickUp, Asana, Sentry, SimplePoll, Trello, and dozens of development, management, communication, finance, media, marketing, design, wellness, and other apps.

Slack offers a free version with limited functioning, and if you want to upgrade, it costs $6.67/user/month. It is available on macOS, Windows, Linux, iOS, Android, Windows Phone (beta).

  • freemium version
  • Free 14 day trial
  • From $15/month

5. Buffer

Similar to Missinglettr, Buffer is designed to save time managing social media, letting you schedule posts, analyze and track their performance, and manage multiple social media accounts from within a single interface. For any business that struggles to keep up with social media or to maintain a consistent presence, you can build campaigns in advance and automate many of your social media activities with this tool.

Buffer integrates well with Twitter, Facebook, Google+, LinkedIn, Pinterest and Instagram.

Buffer offers a free plan for up to 3 social media accounts and 10 scheduled posts. Anything more than that costs from $15/month. It is available for iOS, Android, and as a Chrome extension.

  • freemium version
  • Free 14 day trial
  • From $15/month

6. Missinglettr

If you struggle to keep up with your social media plan, Missinglettr is a great tool for offloading and automating some of the tasks involved with maintaining your social media. Missinglettr scrapes your website for new content and automatically generates a social media campaign, which you can customize with text, images, and hashtags (similar to Buffer). You can choose from their pre-made drip campaigns (6-month, 12-month, blast, etc) and simply toggle on and off the social media platforms, you’d like each post to be shared on.

Missinglettr integrates with your blog and your social media accounts like Facebook, LinkedIn, and Twitter in order to automate your social media drip campaigns.

Missinglettr has a free version if you have one site, and for more sites, it costs from $15/month. It’s a SaaS solution, so it’s available anywhere on the web, but there’s no mobile app (yet?).

  • freemium version
  • Freemium
  • From $29/month

7. Upflow

Upflow is designed to automate some of the burden of keeping your social media accounts active. This tool help you curate content, putting your campaigns on autopilot, automatically add the right hashtags, and schedule social media content across all major platforms. The analytics features on this social media tool are fairly basic but provide useful charts for tracking engagement rate and seeing how your campaigns perform over time.

Upflow integrations include social media platforms: Twitter, Facebook, LinkedIn, Pinterest, Tumblr, and its competitor social media scheduling app, Buffer

Upflow has a free Hobby version, and the paid plans cost from $29/month.

  • From $40/month

8. QuuuPromote

Another way to delegate some of your social media-related tasks is to employ other people to promote your content for you. QuuuPromote is an app for connecting with influencers who are paid to share your content (articles, videos, podcasts, infographics) across various social media platforms. When using this tool, you still have to do some of the grunt work to set up your campaigns. However, once you’ve set it up (your related links, relevant topics, etc), other people help in sharing out your content, hopefully reaching a wider audience than you could reach on your own.

QuuuPromote costs from $40/month .

9. Just Say No

Just Say No is one of the more unconventional productivity apps—this tool is designed to help you “say no” to tasks or habits that you need a little help turning off. This app helps you set up goals for getting rid of pesky habits and set yourself up for success with inspirational quotes and images. It even allows you to set up shortcuts to reaching out to friends who can keep you accountable to your goals. Whether it’s saying “no” to drinking, nail-biting, or impulse buying, or staying at the office late, Just Say No provides a platform to track your progress and your money saved by breaking bad habits.

Just Say No is free and is available on iOS.

  • Free 15 day trial
  • From $49.99 for Mac, $9.99 for iPhone and watch $19.99 for iPad macOS 10.11+, iOS 10+

10. Things 3

The productivity app Things from Cultured Code has undergone several iterations, evolving into one of the best organization apps out there, with a beautiful aesthetic that simply feels good to use. Things 3 isn’t a productivity tracker, per se, because it doesn’t really attempt to measure or analyze your ability to cross things off your to-do list. Instead, this is a dynamic to-do list app with an intuitive drag-and-drop organization and a refreshingly simple interface that allows you to create and organize your task lists in whatever way makes the most sense to you.

This top Productivity app is fully integrated with all the latest macOS technologies: Touch Bar, Today Widget, Calendars, Siri  Reminders, Share Extension, Handoff, and AppleScript. If you need more integrations, use Zapier to connect with 1000s of other apps, including Trello, Gmail, Slack, Evernote, Asana, Jira, and the list goes on.

Things 3 is available for macOS 10+ and iOS 10+ and it costs $9.99 for iPhone and watches, $19.99 for iPad, and $49.99 for Mac.

Zusammenfassung der besten productivity apps

Software Overview Free Option Price Site
monday.com monday.com logo Read monday.com features & functionality

free 14 day trial

From $17/month for 2 users Check out monday.com
Todoist Todoist logo Read Todoist features & functionality

30 days free trial

From $29/user/year Check out Todoist
Zapier Zapier logo Read Zapier features & functionality Freemium version

Free 14-day trial

From $20/month Check out Zapier
Slack Slack logo Read Slack features & functionality Freemium version

Free trial

From $6.67/user/month Check out Slack
Buffer Buffer logo Read Buffer features & functionality Freemium version

Free 14 day trial

From $15/month Check out Buffer
Missinglettr Missinglettr logo Read Missinglettr features & functionality Freemium version

Free 14 day trial

From $15/month Check out Missinglettr
Upflow Upflow logo Read Upflow features & functionality Freemium version

Freemium

From $29/month Check out Upflow
QuuuPromote QuuuPromote logo Read QuuuPromote features & functionality Not Available From $40/month Check out QuuuPromote
Just Say No Just Say No logo Read Just Say No features & functionality Not Available Free Check out Just Say No
Things 3 Things 3 logo Read Things 3 features & functionality

Free 15 day trial

From $49.99 for Mac, $9.99 for iPhone and watch $19.99 for iPad macOS 10.11+, iOS 10+ Check out Things 3

Weitere Produktivitäts-Tools

Ich hatte noch nicht die Gelegenheit, alle diese Tools eingehend zu überprüfen, aber hier sind noch ein paar weitere, um herauszufinden, ob die in diesem Bericht vorgestellten Tools nicht deinen Bedürfnissen entsprechen:

    1. GrowApp
    2. Last Pass
    3. HelloSign
    4. RescueTime
    5. Pushbullet
    6. PhraseExpress
    7. Taskque
    8. Hive
    9. Goals.com
    10. Slite

Brauchst Du Hilfe Bei Der Eingrenzung Der Optionen?

Dieses Tool ist ziemlich nützlich. In Zusammenarbeit mit Crozdesk haben wir uns bemüht, dir Zugang zu dem „Software-Finder“ zu geben.

Wenn du einige der Details über dein Projekt und die Funktionen, die du in einem Projektmanagement-Tool suchst, eingibst, wird eine Liste von Tools erstellt, die deinen Präferenzen entsprechen. Du gibst deine E-Mail an das Team weiter und es schickt dir einen nützlichen PDF-Leitfaden mit einer Zusammenfassung deiner besten Übereinstimmungen.

Auswahlkriterien für die productivity apps

Wenn du dir Produktivitätssoftware ansiehst, ist es wichtig, eines im Auge zu behalten: Weil Produktivität sehr stark von deinen Einstellungen und persönlichen Gewohnheiten abhängt, ist das Produktivitäts-Tool selbst nur so effektiv.

Allerdings haben wir bei der Überprüfung dieser Tools die folgenden Auswahlkriterien in dieser Liste der Apps für die Produktivität verwendet:

  • Benutzerfreundlichkeit: Ist die Oberfläche einfach und das System der App leicht zu verstehen? Verwirren die Features in der App, oder sind sie nützlich? Wir haben nur Apps ausgewählt, die wirklich einfach zu bedienen sind, ohne zusätzlichen Aufwand!
  • Organisation und Priorisierung: Verfügt die Produktivitäts-App für To-Do-Listen-Apps über ein klares System zur Organisation und Reorganisation von Aufgaben? Zur Kennzeichnung von Prioritäten und zur Bewältigung der wichtigsten Aufgaben?
  • Zugänglichkeit: Ist es auf mehreren Betriebssystemen verfügbar? Es gibt mehrere Mac productivity apps, die auf Android nicht verfügbar sind, wie z.B. Omni Focus. Wir haben jedoch versucht, bei Anwendungen zu bleiben, die auf mehreren Geräten verfügbar sind.
  • Berichterstattung: Welche Arten von Berichtsfunktionen umfasst die App? Kannst du die für Aufgaben aufgewendete Zeit verfolgen, die Produktivität über die Zeit vergleichen oder mithilfe von Analysen messen, ob diese tatsächlich für dich funktionieren?
  • Integrationen: Lässt sie sich in einige der anderen besten Organisations-Apps, Erinnerungs-Apps, Produktivitäts-Tracker-Apps usw. integrieren? Wir sind auf der Suche nach Apps, die mit anderen Tools synchronisiert werden können, um so viel wie möglich von deinem Aufgabenmanagement zu automatisieren.
  • Preis: Macht das Preissystem Sinn für den Nutzen, den die App bietet? In den meisten Fällen kannst du eine Freemium-Version für den persönlichen Gebrauch verwenden. Bezahlte Tarife kosten in der Regel etwa $6/Monat.

Was meinst du dazu?

Welche productivity apps verwendest du, um organisiert und effektiv zu arbeiten? Findest du, dass diese nützlich sind, oder bevorzugst du andere Priorisierungsmethoden? Erzähle uns den Tools, mit denen wir wirklich produktiv sein können.

Ben Aston

About Ben Aston

Ich bin Ben Aston. Ich bin ein digitaler Projektmanager. Seit über 10 Jahren bin ich in der Branche tätig und arbeite in Großbritannien bei den renommiertesten Londoner Medienagenturen wie Dare, Wunderman, Lowe und DDB. Ich habe alles Mögliche realisiert, von viralen Videos über CMS', Flash-Spiele, Bannerwerbung und eCRM bis hin zu E-Commerce-Seiten. Ich hatte das große Glück, für eine Vielzahl von großen Unternehmen zu arbeiten: Automobilmarken wie Land Rover, Volkswagen und Honda, Energieversorger wie BT, British Gas und Exxon, FMCG-Marken wie Unilever und Marken aus der Unterhaltungselektronik wie Sony.

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