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Die 10 besten Kommunikationstools für motivierte und effektivere Teamgespräche

Fühlst du dich bei den ganzen E-Mails und Ad-hoc-Texten verloren? Hier sind die besten Kommunikationstools, um die Arbeit zu optimieren.

By 03/01/2021 No Comments

Es gibt viele Möglichkeiten, wenn es um die ideale Kommunikationssoftware für dein Team geht. Diese 10 Kommunikationstools haben sich jedoch in unserer Bewertung durchgesetzt:

  1. monday.com - Best communication tool for project management
  2. Volley - Best free video messaging software
  3. TeamGantt - Best external communication tool
  4. ProWorkflow - Best for email and project communication integration
  5. Teamwork - Best marketing communication tool
  6. Nutcache - Best for internal team communications
  7. Pastel - Best communication tool for website and UX design
  8. Gain - Best communication tool for social media content
  9. Hive - Best communication tool for completing project work
  10. Ryver - Best communication tool for remote teams

Braucht man wirklich ein Kommunikationstool? Wenn wir im Büro nebeneinander sitzen, können wir alle problemlos miteinander kommunizieren – aber was ist, wenn wir mit Remote-Teams, asynchron oder in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten?

Projekte geraten oft wegen simpler Missverständnisse aus der Bahn – weil Diskussionen, die stattfinden sollten, nicht zu Stande kommen. So können Kommunikationstools helfen, Gespräche zu vereinfachen und die Herausforderungen zu lösen.

Communication Tools DPM Logo Soup 2021

Seien wir ehrlich, die Führung (oder Zugehörigkeit zu einem erfolgreichen Team) ist eine anspruchsvolle Herausforderung. Es ist wichtig, schnell und einfach Gespräche führen zu können, um Aufklärung und Orientierung zu gewährleisten. Es ist natürlich entscheidend, die richtigen Infos zu haben – aber sie zur richtigen Zeit zu haben, ist das Beste. Mit diesen Tools kannst du die Arbeit durch klare und pünktliche Teamkommunikation unterstützen.

Viele Kommunikations-Apps auf dem Markt sind heutzutage preiswert (oder kostenlos) – ein echtes Muss für Agenturen, Studios und Start-ups, die die Arbeit von schnelllebigen Projekten koordinieren müssen, bei denen die Teams verteilt arbeiten. Tatsächlich verlassen sich viele junge Unternehmen stark auf Apps für die Arbeitskommunikation, bis sie bereit sind, auf eine umfassendere Projektmanagementsoftware umzusteigen.

Hier bewerten wir Tools, die speziell für die Online-Kommunikation am Arbeitsplatz entwickelt wurden. Du erfährst, wie du das richtige Tool auswählst, um die Kommunikation deines Teams nach vorne zu bringen.

Was sind Kommunikationstools für Teams? (Und wie können diese dir helfen?)

Kommunikationstools sind Apps, die als virtueller Online-Meeting-Raum für Teammitglieder genutzt werden können. Sie unterstützen dein Team bei der Konversation, dem Austausch wichtiger Projektdaten, dem Austausch von Dateien und der gemeinsamen Durchführung von Aufträgen. Außerdem werden die anderen Teammitglieder über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten.

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Wenn du auch nur an einem einzigen Tag im Projektmanagement tätig bist, weißt du, welche wichtige Rolle eine gute Kommunikation im Team spielt. Einige der leistungsfähigeren Projektmanagement-Softwaretools, die es gibt, bieten bereits Funktionen für die Teamkommunikation. Doch hier erforschen wir die besten, auf Kommunikation spezialisierten Tools. Heutzutage ist es kein Luxus, mit jedem Teammitglied online und verbunden zu sein, sondern ein Standard – und zwar ein sehr guter.

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Die besten Kommunikationstools zur Verbesserung der Teamleistung

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Die besten Kommunikationstools im Überblick

  • 14 days free trial
  • From $17/month for two users

monday.com - Best communication tool for project management

monday.com allows users to link messages to tasks, as well as mention users in comments to ensure relevant team members are notified.

monday.com is an intuitive platform where teams can track processes and workflows, communicate within and across teams, and bring all of their tools together under one system. Its simplistic design and flexible features mean teams can get started in minutes.

Teams can communicate easily by mentioning one another on updates and host conversations in context around certain projects or tasks. Sharing files is easy with Google Drive and Dropbox integrations and continuing the conversation on other platforms is made simple with Zoom and Slack integrations.

monday.com acts as a central place for teams to track projects, manage time, build and share reports, send messages, and easily understand and improve their workflow.

monday.com has over 40 integrations including Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Zendesk, Typeform, and many more that are accessible via Zapier. monday.com allows teams to collaborate and communicate from everywhere—ensuring transparency and real-time updates.

monday.com costs from $17/month for two users.

  • Freemium version

Volley - Best free video messaging software

Volley video messaging for teams

Volley gives project teams a new way to move work forward using asynchronous video messaging. Unlike text-first communication methods, Volley’s video-first approach provides teams a way to communicate faster with more context, richness, and humanity.

Volley was built specifically for remote teams who are collaborating on projects. You can easily create a workspace and invite your team which will allow them to create channels and conversations with one another. Your team can use both the mobile (iOS, Android) and desktop (Mac, Windows) apps to stay connected. You can also publish volleys directly to Slack channels with a simple integration.

With Volley, teams and project managers can do everything from sending a video volley for a standup, kicking off code review with a screen recording, explaining a concept on your whiteboard, and/or forwarding praise from a client in a team channel. You can organize videos by workspace or channel, mark items for follow up, and integrate with tools you already use (like Slack and MS Teams).

Volley is a relatively new product which is free for teams to use with their “free forever” version. There isn’t one yet, but a premium version is said to be in the works.

  • freemium version
  • 14 days free trial
  • From $24.95/month

TeamGantt - Best external communication tool

Share project milestones and progress both internally and externally.

TeamGantt is an online project management solution that works right in your browser, making it compatible with any OS. Users can plan and manage projects using Gantt charts and invite co-workers, teammates, and friends to view and collaborate on your work.

Users can see every project update and document on a single page and quickly share them with both internal and external stakeholders, making communication efficient and reliable.

TeamGantt’s project management software lets you keep all of your tasks, documents, conversations, and team availability in one place. You can also connect documents and conversations directly to the associated task or milestone.

TeamGantt integrates with Slack, Trello, Basecamp, Google Calendar, iCal, and Outlook. Or, build a custom integration using TeamGantt’s public RESTful API.

TeamGantt is free for up to 3 users and 1 project. Paid plans cost from $24.95/month.

  • 14 days free trial
  • From $10/user/month

ProWorkflow - Best for email and project communication integration

Keep clients informed by integrating contact details and communication within the software.

Created in 2002, ProWorkflow was designed as a project management and communication solution. An internal messaging system connects users to one another as well as external clients. Make messages public or private, according to need, and facilitate workflow by attaching images and files. Incorporated, as well, is a WYSIWYG editor.

This tool also supplies comprehensive messaging features that are integrated with your existing email. Recipients can reply to the message from their email client and replies are added to the project discussion. The ProWorkflow mobile app works with a touchscreen smartphone or tablet and offers core features like message notification alerts, shared notes, internal project requests, and free client & contractor access.

ProWorkflow integrates with tools like Xero, Quickbooks, KashFlow, FreshBooks, MYOB AccountRight, Box Storage, DropBox, Google Drive, Microsoft OneDrive, and hundreds more through Zapier.

ProWorkflow costs from $10/user/month, which includes a maximum of 10 active projects.

  • freemium version
  • 30 days free trial
  • From $9/month

Teamwork - Best marketing communication tool

Send team members direct messages within the Teamwork platform, and filter conversations as needed.

Used by over 20,000 companies, Teamwork has all the project management functions you would expect plus features keyed-in to communication needs, like Teamwork Chat, a centralized work board, templates for project consistency, and user capacity check-ins.

Teamwork Projects excels in levels of collaboration that any marketing team will find useful, like task-specific communication channels, social media content channels, real-time activity logs, and “notebooks” for additional data compilation.

Integrations include Gmail, HubSpot, Slack, Float, Numerics, Automate.io, timeBro, Userback, Easy Insight, Integromat, Chatify, PieSync, and hundreds more through Zapier.

The user interface can be intimidating compared to alternatives, which may be difficult if you need to onboard a variety of external clients. Additional graphics or more digestible data on the dashboard, for example, would be welcome. This lost them a few points in the UX category of the review.

Teamwork Projects costs from $9/month and has a freemium version of the software for up to 2 projects.

  • 14 days free trial
  • From $6/user/month

Nutcache - Best for internal team communications

Communication is built-in to projects, tasks, and workflows on Nutcache.

Nutcache is a project management tool with a suite of communication and collaboration tools built into daily workflow processes.

Use the Gantt chart to plan, track, and visually organize your tasks with easy drag, drop, and, click editing techniques. Nutcache offers tools to prioritize and focus on critical tasks: build custom workflows and attach multiple assignees to a task, break down each phase of your project, make adjustments to reschedule your tasks, and visualize project deadlines.

Integrations include Dynacom Accounting, PayPal, 2Checkout, Stripe, Authorized.Net, QuickBooks Online, Google Sign In, Google Drive, GitHub, Slack, and hundreds of other apps through Zapier.

Nutcache costs from $6/user/month with a “Pro” plan that requires 5 users.

  • freemium version
  • 14 days free trial
  • From $49/month

Pastel - Best communication tool for website and UX design

Users can leave feedback and comments directly on wireframes and live websites.

Pastel is a communication tool specifically made for website design and feedback. Type in a website URL and share a link with anyone to invite them to comment on elements of the website. Every comment is pinned to a specific element and records information like screen resolution and browser type to solve UX/UI issues faster.

You can toggle between commenting and browsing to navigate your website projects and take note of all suggestions and feedback. Make any changes to your website and Pastel will pull in the latest version to keep everyone in the loop-this is a pretty cool feature.

In addition to live websites, you can upload wireframes and mockups to get fast design feedback from your clients and teammates. You can also make your conversations more actionable by exporting comments, screen size, browser type, and screenshots to enrich each task.

Pastel integrations include export options for Trello, Asana, Monday, Jira, as well as additional export possibilities to a webhook or Zapier.

Pastel is free to use for 1 user with unlimited canvases. Paid plans start at $49/month.

  • 30 days free trial
  • From $99/month

Gain - Best communication tool for social media content

Users can comment on and approve content in real time.

Gain is designed to bring content producers and their clients together. Seamless communication with excellent feedback loops and collaboration prompts allow product approvals to move faster, so no notes are missed.

With this tool, you can share your content with your clients no matter what program it was built in originally. Whether it’s a JPEG, PDF, Photoshop file, PowerPoint, or even a Google spreadsheet, Gain will create previews for your approvers and team members to review and collaborate on.

Communication in this tool is easy: share feedback, tag team members, assign tasks and keep a complete record of every activity as you track progress.

Gain integrates easily with Canva. No additional integrations are noted.

Gain costs from $99/month. If you pay for a full year up front, you can get 2 months free.

  • 14 days free trial
  • From $12/user/month

Hive - Best communication tool for completing project work

Hive users can send direct messages as well as comment on tasks and cards.

Hive is a robust tool for project management, collaboration, and flexible task coordination. It lets users organize projects in a Gantt chart, Kanban board, table, or calendar, and also easily switch between each layout, depending on the communication style they prefer. Updates are reflected across all project views so the whole team is informed no matter what option they use.

Hive enables users to easily collaborate by sending messages directly to individuals or groups. Need to share a document? Upload it directly to a task, project, or message. Hive’s Forms feature eliminates constant emails and collects all necessary information through simple fill-in-the-blanks.

It’s worth noting that if you’re switching to Hive from another tool, you can import tasks from tools including Asana, Trello, Basecamp, Smartsheet, and a few others. Hive integrates with Google Drive, Salesforce, Jira, Dropbox, Slack, Zoom, One Drive, Box, and more than one thousand other tools through Zapier.

Hive costs from $12/user/month.

  • freemium version
  • 14 days free trial
  • From $5/user/month

Ryver - Best communication tool for remote teams

Ryver helps you keep your conversations organized in different channels, with viewing options like chat, posts, files, people, and more.

Next, we have a Slack alternative communication software that openly presents itself as Slack’s biggest competitor. Ryver is more of a hybrid tool, supplying both communication and task management features. On top of its communication arsenal, Ryver offers task management features like task boards, file sharing, task checklists, etc.

Ryver supports video and audio conferencing; group, private and guest messaging systems; and screen-to-screen sharing. Ryver’s streamlined threading of communication data is top-notch, but the push notification system might require a third-party app to work flawlessly, depending on how you’ll be using it.

Ryver integrates with a whole bunch of popular apps, including Jira, Trello, Google Docs, SalesForce, GitHub, Asana, Dropbox, Google Drive, and OneDrive.

Ryver costs from $5/user/month.

Zusammenfassende Übersicht zu den Kommunikationstools

Software Overview Free Option Price Site
monday.com monday.com logo Read monday.com features & functionality

14 days free trial

From $17/month for two users Check out monday.com
Volley Volley logo Read Volley features & functionality

Freemium version

Check out Volley
TeamGantt TeamGantt logo Read TeamGantt features & functionality Freemium version

14 days free trial

From $24.95/month Check out TeamGantt
ProWorkflow ProWorkflow logo Read ProWorkflow features & functionality

14 days free trial

From $10/user/month Check out ProWorkflow
Teamwork Teamwork logo Read Teamwork features & functionality Freemium version

30 days free trial

From $9/month Check out Teamwork
Nutcache Nutcache logo Read Nutcache features & functionality

14 days free trial

From $6/user/month Check out Nutcache
Pastel Pastel logo Read Pastel features & functionality Freemium version

14 days free trial

From $49/month Check out Pastel
Gain Gain logo Read Gain features & functionality

30 days free trial

From $99/month Check out Gain
Hive Hive logo Read Hive features & functionality

14 days free trial

From $12/user/month Check out Hive
Ryver Ryver logo Read Ryver features & functionality Freemium version

14 days free trial

From $5/user/month Check out Ryver

Weitere Kommunikationssoftware, die für dich nützlich sein könnte

Es gibt so viele Kommunikationstools auf dem Markt – hier findest du ein paar gute Alternativen, die wir in diesem Bericht nicht vorgestellt haben. Sieh sie dir an!

Möchtest du die Optionen eingrenzen?

Dieses Tool ist ziemlich nützlich. In Zusammenarbeit mit Crozdesk haben wir uns bemüht, dir Zugang zu dem “Software-Finder” zu geben.

Wenn du einige der Details über dein Projekt und die Funktionen, die du in einem Projektmanagement-Tool suchst, eingibst, wird eine Liste von Tools erstellt, die deinen Präferenzen entsprechen. Du gibst deine E-Mail an das Team weiter und es schickt dir einen nützlichen PDF-Leitfaden mit einer Zusammenfassung deiner besten Übereinstimmungen.

Auswahlkriterien für Kommunikationstools

Auf der einfachsten Ebene betrachten wir Tools, die speziell für die Kommunikation zwischen Arbeitsteams entwickelt wurden, unabhängig davon, ob es sich um Remote-Teams oder interne Teams handelt. Bei der Bewertung der besten Kommunikationstools haben wir auf die folgenden Kriterien geachtet:

  1. Messaging – Textbasierte Kommunikation ist das A und O in der Kommunikation. Die besten Kommunikationstools bieten mehrere Möglichkeiten der Nachrichtenübermittlung, darunter Direktnachrichten, privater Chat, Gruppenchat, Thread-Diskussionen, offene Foren und Team- oder Gruppen-Messaging. Team Messaging Apps ermöglichen es dir, Dokumente hochzuladen und zu teilen, sowie überaus wichtige Kätzchen-GIF’s oder die neuesten Memes.
  2. Gruppen-/Privatnachrichten –Unter allen Messaging-Funktionen ist es von grundlegender Bedeutung, dass du mit dem Tool sowohl private, persönliche 1-zu-1-Nachrichten als auch Gruppennachrichten senden kannst.
  3. Threading –Eine wichtige Komponente der Kommunikation ist es, genau zu wissen, an welchem Punkt eines bestimmten Projekts man sich befindet. Kommunikationstools sollten eine durchgängige Verbindung aufweisen, die eine leicht durchsuchbare Aufzeichnung der vergangenen Kommunikation ermöglicht.
  4. Notifications –Wann immer eine Nachricht, ein Anruf, ein Threadwechsel oder eine andere Art von Kommunikation stattfindet, müssen die richtigen Personen benachrichtigt werden. Die Benachrichtigungsfunktion sollte es dir ermöglichen, deine Einstellungen zu aktualisieren, damit dein Benachrichtigungsfeed alle relevanten Updates enthält, ohne deinen Feed mit nicht verwandten Updates zu überladen.
  5. Videoanrufe –Videoanrufe sind eine unverzichtbare Funktion für mobile Teams, aber auch ein hervorragendes Tool für Agenturen, die Meetings mit Kunden aus anderen Städten durchführen müssen. Wir achten mindestens auf qualitativ hochwertige Videoanrufe. Darüber hinaus unterstützen einige Kommunikationstools Live-Video-Feeds und Videokonferenzen mit einfachem Gastzugang (ein Muss, wenn du Teilnehmer einladen möchtest, die nicht zu deinem Unternehmen gehören).
  6. Bildschirmfreigabe – Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Wenn du also genau das, was du auf deinem Bildschirm siehst, mit Teammitgliedern teilen und sie durch die Details führen kannst, kann das eine Menge Zeit sparen. Dies ist besonders wichtig für Geschäftskommunikationstools, bei denen du Kunden durch dein digitales Produkt oder deinen Fortschritt führen musst.
  7. Integration – Eigenständige Kommunikationstools sollten sich in die Plattformen integrieren lassen, auf denen dein Team unterwiesen wird und seine Arbeit tatsächlich ausführt – so dass es sich in Projektmanagement-Software, Ressourcenmanagement-Software, Projektplanungs-Tools, Entwicklungsplattformen, kreative Tools, Dokumentationstools und Arbeitszeit integrieren lässt.
  8. Preis – Team-Kommunikationssoftware ist oft kostenlos als Basisversion erhältlich und im Durchschnitt liegen die Preise für Kommunikationstools im Bereich zwischen 3 und 7 US-Dollar/Benutzer/Monat.

Wie wähle ich die besten Online Kommunikationstools für mein Team aus?

Eines ist sicher: Wenn die Kommunikation schlecht ist, ist das Team schlecht. Der Einsatz des richtigen Kommunikationstools ist eine Möglichkeit, deine Teams auf Erfolgskurs zu bringen. Lass uns darüber diskutieren, was bei der Wahl zwischen den Kommunikationstools für dein Team zu berücksichtigen ist.

Wozu brauchst du eine Kommunikationssoftware?

Rüstest du von einem alten Kommunikationssystem auf ein neues auf und musst bestehende Daten importieren oder fängst du neu an? Und welche Bedürfnisse hat dein Team? Wenn du über Video kommunizierst, dann solltest du Slack, oder beliebte Slack-Alternativen wie Flock oder Ryver in Betracht ziehen. Wenn dein Team keine Video- oder Audioanrufe benötigt, sind vielleicht Slenke oder Rocket Chat das Richtige für dich.

Wie groß ist dein Team?

Es kann schwierig sein, alle dazu zu bringen, die gleiche App zu benutzen, besonders wenn dein Team groß und vielfältig in Bezug auf Fachkompetenz, Standort, Projekt, etc. ist. Robuste Tools mit unterschiedlichen Benutzerberechtigungen und Gastzugriff, wie Microsoft Teams, eignen sich hervorragend für große, verteilte Teams. Wenn du ein engmaschiges, technisch versiertes Team hast, ist Rocket Chat eine gute Wahl, weil es über die Fähigkeiten und ein Open-Source-Tool verfügt.

Wie passt es in deinen Workflow?

Dies ist oft eine Frage der Integration. Erstelle eine Liste der Werkzeuge, die du verwendest, um die Projekte zu erledigen. Wenn du bereits eine Sammlung von Zeiterfassungs-, Rechnungsstellungs- (etc.) Apps hast, dann betrachte Fleep oder Zoho Cliq, mit einer großen Bibliothek von vorgefertigten Integrationen. Wenn dein Toolkit dagegen minimal ist, du aber sehen kannst, wie sich dein Betrieb skaliert, probiere eine Anwendung wie Slenke aus. Diese bietet Funktionen für Projektmanagement und Aufgabenmanagement, die dir bei der Skalierung helfen. Erstelle eine Liste deiner Integrationsanforderungen und überprüfe diese zweimal – und es schadet nicht, deine Teammitglieder zu fragen, was sie für zusätzliche Software verwenden und was sie bevorzugen.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Die meisten Kommunikationstools sind intuitiv zu bedienen und als Online-App konfigurierbar. Wenn du es jedoch bevorzugst, auf deinen eigenen Servern zu hosten, dauert das etwas länger. Rocket Chat hat ein professionelles Team, das dir hilft und Slack ist eine beliebte Wahl mit guter Betreuung. Wie dem auch sei, es hängt von der Datensicherheit und der Menge an Datenverkehr ab, die dein Team erwartet.

Wie sieht die Lernkurve aus?

Egal, ob du ein neues Kommunikationssystem besorgst oder von einem alten aufrüstest, alle Beteiligten müssen sich an die Veränderungen gewöhnen. Das Änderungsmanagement wird oft durch einfach zu bedienende Schnittstellen erleichtert. Teamwork Chat ist ein Beispiel für ein visuell einfaches, leicht zu bedienendes Tool. Denke daran, dass dein Team nicht das einzige ist, das es benutzt – du könntest Kunden oder Personen in deinem Alltag haben, die nicht Teil deiner täglichen Prozesse sind und Zugang zu Videokonferenzen benötigen; wenn dies der Fall ist, stelle sicher, dass es ein intuitives Kundenportal gibt.

Wie hoch sind die Kosten?

Wie hoch ist dein Budget für ein Kommunikationstool? Investitionen in Kommunikationstools sind eine gute Idee, aber denk daran, dass weniger oft mehr ist – die gute Nachricht ist, dass viele Kommunikationstools eine unentgeltliche Version mit eingeschränkter Funktionalität haben. Die Version der kostenlosen Kommunikationstools kann die Bedürfnisse deines Teams bestens erfüllen und bietet alle “Must-Haves”, ohne dabei mit den “Nice-to-Haves” zu kompliziert zu sein.

Was denkst du?

Welche Erfahrungen hast du mit Team-Kommunikationssoftware gemacht? Bist du ein Slack-Fan oder bevorzugst du eine der Alternativen? Lass uns unten ein Kommentar da oder schließe dich unserer Community digitaler Projektmanager auf Slack an, um Fragen zu stellen, Antworten zu erhalten und die Themen zu diskutieren, für die du dich interessierst.

Ben Aston

About Ben Aston

Ich bin Ben Aston. Ich bin ein digitaler Projektmanager. Seit über 10 Jahren bin ich in der Branche tätig und arbeite in Großbritannien bei den renommiertesten Londoner Medienagenturen wie Dare, Wunderman, Lowe und DDB. Ich habe alles Mögliche realisiert, von viralen Videos über CMS', Flash-Spiele, Bannerwerbung und eCRM bis hin zu E-Commerce-Seiten. Ich hatte das große Glück, für eine Vielzahl von großen Unternehmen zu arbeiten: Automobilmarken wie Land Rover, Volkswagen und Honda, Energieversorger wie BT, British Gas und Exxon, FMCG-Marken wie Unilever und Marken aus der Unterhaltungselektronik wie Sony.

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