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Steigere die Effizienz deines Teams: Die beste Workflow Management System 2020

By 22/01/2020 No Comments
 

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Ein solides Workflow-Management-Tool dient als Leitfaden für den aktuellen Stand der Projektaufgaben, die im Laufe des Projekts durchgeführt werden müssen. Die Projektergebnisse werden dabei in ihrer Gesamtheit durch verschiedene Prozesse, Kontrollen und Bilanzen geformt.

Workflow Management Software Logo SoupDie Workflow-Management-System fügt deinem Workflow eine Struktur- und Transparenzebene hinzu. So kannst du Ideen in Produkte und Konzepte in Prozesse umsetzen. Diese Tools helfen dir, sicherzustellen, dass das Projekt ordnungsgemäß durchgeführt wird und die Qualität des Projekts erhalten bleibt. Sie unterstützen dich bei der Planung von Aufgaben, der Zusammenarbeit mit anderen, der Verwaltung von Workloads, der Erstellung und Freigabe von Dokumentationen und der Auswertung von Fortschritten. Heutzutage ist die Workflow-Management-Software ein Muss, um Teams zusammenzuhalten, insbesondere angesichts der wachsenden Komplexität und Schnelligkeit unserer zahlreichen, verteilten Mitarbeiter.

Mit den neuen Möglichkeiten der Automatisierung und der Verfügbarkeit nützlicher Daten für die Entscheidungsfindung lassen sich so viel bessere Ergebnisse erzielen als mit einer To-Do-Liste. So kannst du dein Team mit einem umfassenden Ökosystem von Business Process Management Tools (BPM-Tools) unterstützen, um effiziente, optimierte Arbeitsabläufe zu schaffen.

Der Trick dabei ist, zu wissen, wie du die beste Workflow-Management-Systeme für dein Team, deine Geschäftsziele und dein Budget auswählen solltest. Hier ist eine Zusammenstellung der besten Workflow-Management-Software zusammen mit den wichtigsten Kriterien, die bei der Auswahl eines Workflow-Tools zu berücksichtigen sind.

Was leistet eine Workflow-Management-System? (Und wie kann sie dir helfen?)

Was ist eine Workflow-System?

Im Grunde genommen ist ein Workflow-Management-System (WMS) eine Zusammenstellung von Funktionen zum Einrichten, Ausführen und Überwachen von Geschäftsaufgaben.

Was tut eine Workflow-System?

Workflow-Management-System hat viele Namen – man könnte sie als BPM-Software oder einfach als Prozessmanagement-Software bezeichnen. Unabhängig davon, wie du sie nennst, bieten alle Workflow-Tools eine Benutzeroberfläche, um deinen Workflow visuell darzustellen und die vielen beweglichen Elemente zu optimieren.

Ways - Workflow Management SoftwareFreelancer, Agenturen, Unternehmen und alle anderen können von einem Workflow-Tool profitieren. Ziel ist es, die Produktivität zu steigern, Kosten zu senken, die Kommunikation zu verbessern und einen reibungslosen Informationsaustausch innerhalb eines Projekts zu ermöglichen. Mit Workflow-Management-Software kann man von der Terminüberwachung auf individueller Ebene bis hin zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben auf Projektebene sowie der Bewertung und Optimierung der Projektleistung auf Geschäftsebene alles tun.

Eine Workflow-Software automatisiert diese Prozesse. Es trägt zu einem BPM-Framework oder -methodik bei.

Was ist ein BPM Framework?

Ein BPM-Framework (Business Process Management) ist ein prozessorientiertes Framework, das die Definition und den Einblick in die koordinierten Aufgaben eines Unternehmens ermöglicht.

Was ist BPM-Methodik?

Die BPM-Methodik zielt darauf ab, die Unternehmensprozesse von Anfang bis Ende zu vereinfachen, um Produktivität und Effizienz zu steigern. Die BPM-Methodik umfasst die Analyse von Geschäftsprozessen, die Erstellung neuer Frameworks und die Überwachung von Prozessen zur kontinuierlichen Optimierung.

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Die beste Workflow-Management-Software, um die Effizienz deines Teams zu steigern

Featured - Workflow Management SoftwareDie Vielfalt der BPM-Tools allein reicht aus, um dich zu überwältigen! Wir nehmen die folgenden Tools unter die Lupe:

  1. monday.com – https://monday.com
  2. Orchestly – https://www.orchestly.com/
  3. Hive – https://hive.com/
  4. VOGSY – https://www.vogsy.com/
  5. Kissflow – https://kissflow.com/
  6. ProcessMaker – https://www.processmaker.com/
  7. DoneDone – https://www.donedone.com/
  8. Admation – https://www.admation.com/
  9. Cflow – https://www.cflowapps.com/
  10. Wrike – https://www.wrike.com/

At the bottom of the post, we include a table summarizing basic info about the tools described in this article as well as an explanation of our selection criteria, so you can understand how we made this list of workflow management software.

Zusammenfassung der besten Workflow-Management-Software

Hier findest du eine Tabelle mit grundlegenden Informationen zu den in diesem Artikel beschriebenen Tools. Informiere dich über die Preise und die Verfügbarkeit kostenloser Tests, um einen schnellen direkten Vergleich durchzuführen.

Software Kostenlose Option Preis Bewertung Seite
monday.commonday logo Kostenlose 14-tägige Testversion Ab $17/monatlich für 2 Benutzer 9.8 Hier geht es zu monday.com
Orchestlyorchestly logo image Kostenlose 15-tägige Testversion Ab $8/Benutzer/Monat 9 Hier geht es zu Orchestly
Hivehive logo - workflow management software Kostenlose 14-tägige Testversion Ab $12/Benutzer/Monat 9.8 Hier geht es zu Hive
VOGSYvogsy logo image Kostenlose Demo und Workshops Ab $19/Benutzer/Monat 9.5 Hier geht es zu VOGSY
KissFlowKissflow logo - Workflow management software Kostenlose 14-tägige Testversion Ab $149/monatlich für 30 Benutzer 10 Hier geht es zu KissFlow
ProcessMakerprocessmaker logo - workflow management software Kostenlose 30-Tage Testversion Ab $1.500/Monat 10 Hier geht es zu Process Maker
DoneDone
donedone logo - workflow management software
Kostenlose 30-tägige Testversion Ab $5/Benutzer/Monat 10 Hier geht es zu DoneDone
AdmationAdmation Logo Image Kostenlose Demo und Testversion Ab $30/Benutzer/Monat 8.8 Hier geht es zu Admation
Cflowcflow logo Freemium-Version
Kostenlose Testversion und Demo
Ab $5/Benutzer/Monat 10 Hier geht es zu Cflow
Wrikewrike logo Freemium-Version
14-tägige kostenlose Testversion der kostenpflichtigen Produkte
Ab $9.80/Benutzer/Monat 10 Hier geht es zu Wrike

Weitere Workflow-Management-Software, die es wert ist, in Betracht gezogen zu werden

Ich hatte noch keine Gelegenheit, diese richtig zu analysieren, aber wenn die in der Review enthaltenen Tools nichts für dich sind, solltest du dir diese zusätzlichen BPM-Tools ansehen:

  1. Flokzu – https://www.flokzu.com/
  2. Casual PM – https://casual.pm/
  3. Ruum by SAP – https://www.ruumapp.com/
  4. Scoro – https://www.scoro.com/
  5. Process Street – https://www.process.st/
  6. Productive – https://www.productive.io/
  7. Avaza – https://www.avaza.com/
  8. GetFlow – https://www.getflow.com/
  9. MetaTask – https://metatask.io/
  10. ProWorkflow – https://www.proworkflow.com/
  11. Clarizen  – https://www.clarizen.com/
  12. Comindware Tracker – https://www.comindware.com/
  13. systemHUB – https://www.systemhub.com/ 
  14. WorkflowMAX – https://www.workflowmax.com/
  15. Workgroups DaVinci – https://www.workgroups.com/
  16. Workfront – https://www.workfront.com/
  17. Workamajig – https://www.workamajig.com/
  18. Bonitasoft – https://www.bonitasoft.com/
  19. Tallyfy – https://tallyfy.com/
  20. Filestage – https://filestage.io/  (für Video, Design und PDF Genehmigungs-Workflows)
  21. Magnetic – https://www.magnetichq.com/
  22. Naavia – https://navvia.com/

Möchtest du die Optionen eingrenzen?

Dieses Tool ist ziemlich nützlich. In Zusammenarbeit mit Crozdesk haben wir uns bemüht, dir Zugang zu dem „Software-Finder“ zu geben.

Wenn du einige der Details über dein Projekt und die Funktionen, die du in einem Projektmanagement-Tool suchst, eingibst, wird eine Liste von Tools erstellt, die deinen Präferenzen entsprechen. Du gibst deine E-Mail an das Team weiter und es schickt dir einen nützlichen PDF-Leitfaden mit einer Zusammenfassung deiner besten Übereinstimmungen.

Wie wählt man die beste Workflow-Management-Software aus?

Wofür brauchst du es?

Wenn du dich danach fragst, versuchst du eigentlich zu identifizieren: sind meine Prozesse menschlich oder systemzentriert? Ein menschenorientierter Workflow konzentriert sich mehr darauf, Menschen und ihre Aufgaben, Dokumente und Fortschritte an einen Ort zu bringen. Ein systemzentrierter Workflow konzentriert sich darauf, verschiedene Geschäftsprozesse oder Systeme zusammenzuführen und deren Funktionen zu einem einheitlichen Workflow auf einem zentralen Punkt zu integrieren.

Wer wird es benutzen?

Wie viele Personen sind in deinem Team? Wer wird das Tool einsetzen und benötigst du eine rollenbasierte Zugriffskontrolle? Du solltest dich auch fragen, welche Arten von Personen das Tool verwenden werden, um zu entscheiden, ob du etwas Codebasiertes oder mit Low/No-Code benötigst.

Wenn man an sein Team denkt, ist es leicht anzunehmen, dass ein großes Team zwangsläufig komplexere Workflow-Funktionen benötigt. Dabei sollte man jedoch bedenken, dass selbst große Projekte am besten mit einfachen Workflows funktionieren und dass alles, was wirklich notwendig ist, die Möglichkeit ist, Aufgaben zuzuweisen, Dokumente gemeinsam zu nutzen und Termine zu verfolgen. Auf der anderen Seite können selbst sehr kleine Teams komplexe Workflows haben, die von erweiterten Berichts-, Ressourcenmanagement- und Optimierungsfunktionen profitieren.

Wie würde das in deinen Prozess passen?

Passt dieses Tool zu deinem bestehenden Toolkit und lässt sich mit den richtigen Tools integrieren? Wenn dies eines der ersten Tools ist, die du hinzufügst, kann es dann skaliert und erweitert werden, um deine Bedürfnisse zu erfüllen, wenn dein Unternehmen wächst? Frag dich selbst, ob dein Team es online nutzen wird, oder ob es etwas braucht, das auch offline funktioniert.

Wie lange dauert es, bis es reibungslos läuft?

Ist es einfach zu implementieren? Schau dir außerdem die Einfachheit des Onboardings an: Ist es ein Tool, das dein Team leicht erlernen kann? Viele Tools bieten je nach Preisstufe unterschiedliche Support-Level – bietet es technischen Support, oder wirst du hängen gelassen? Und schließlich, wird die Software gehostet, oder wirst du die Infrastruktur dahinter unterhalten?

Wie viel kostet es?

Die Preise liegen in einem weiten Bereich von $0-$40 pro Benutzer und Monat. Die meisten Workflow-Tools werden pro Benutzer berechnet, was die Wichtigkeit unterstreicht, zu berücksichtigen, wie viele Teammitglieder es verwenden werden. Außerdem ist zu berücksichtigen, wie viele Teammitglieder es in Zukunft verwenden werden. Achte darauf, dass du überprüfst, wie die Kosten mit deiner Skalierung steigen werden. Nicht nur, dass deine Kosten mit jedem Teammitglied steigen werden, du musst auch deinen Plan auf eine kostspieligere Stufe aufstocken, wenn deine geschäftlichen Anforderungen steigen.

Was denkst du dazu?

Was berücksichtigst du bei der Wahl einer Workflow-Management-System? Welche Erfahrungen hast du mit der Auswahl und dem Einsatz von Workflow-Software gemacht? Erzähle unserer Community, was deiner Meinung nach die wichtigsten Aspekte bei der Auswahl eines Workflow-Tools sind.

 

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Ben Aston

About Ben Aston

Ich bin Ben Aston. Ich bin ein digitaler Projektmanager. Seit über 10 Jahren bin ich in der Branche tätig und arbeite in Großbritannien bei den renommiertesten Londoner Medienagenturen wie Dare, Wunderman, Lowe und DDB. Ich habe alles Mögliche realisiert, von viralen Videos über CMS', Flash-Spiele, Bannerwerbung und eCRM bis hin zu E-Commerce-Seiten. Ich hatte das große Glück, für eine Vielzahl von großen Unternehmen zu arbeiten: Automobilmarken wie Land Rover, Volkswagen und Honda, Energieversorger wie BT, British Gas und Exxon, FMCG-Marken wie Unilever und Marken aus der Unterhaltungselektronik wie Sony.

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