Wie man einen tollen Workshop zur Projektfindung durchführt – Die richtigen Fragen stellen

Eine häufige Ursache für ein gescheitertes Projekt oder einen unzufriedenen Kunden am Ende eines Projekts ist, dass der Kunde nicht das bekommen hat, von dem er dachte, dass er es bekommen würde. Es ist niemandes Schuld; Kunden können es schwer haben, ihren Auftrag zu definieren. Als Agenturen sind wir schuld daran, dass wir uns nicht darüber im Klaren sind, was wir tatsächlich liefern. Wie können wir also sicherstellen, dass wir alle auf der gleichen Augenhöhe sind?

Aber bevor du das tust, solltest du diese Seite mit einem Lesezeichen versehen und dir unser Kickoff Meeting – Der komplette Leitfaden für den Projektstart ansehen. Dort findest du unsere besten Tipps und Tricks zum Auftakt von Projekten und Vorlagen, die du verwenden kannst.

Es beginnt im Rahmen des Projekt-Kick-off-Meetings und setzt sich in der Entdeckungs- oder Projektinitiierungsphase eines Projekts fort. Im ersten Workshop zur Projektfindung müssen wir die richtigen Fragen stellen, um unseren Kunden die Möglichkeit zu geben, uns alles zu erzählen, was sie vorhaben, aber vielleicht vergessen haben. Zu Beginn eines jeden Projekts können wir uns leicht in den Details eines bestimmten Bereichs verfangen, anstatt über das Projekt in seiner Gesamtheit nachzudenken. Wir stellen Fragen, die Strategie, Benutzererfahrung, Inhalt, kreative, technische und PM-Anforderungen abdecken.

“Eine vorsichtige Frage ist die Hälfte der Weisheit.” – Francis Bacon

Der Schlüssel liegt darin, dass wir die richtigen Fragen zur richtigen Zeit stellen. Wir müssen wissen, welche Fragen wir wann stellen sollten. Der Zweck dieses Artikels ist es, einige dieser Fragen während einem Workshop zur Projektfindung zu untersuchen – eine Checkliste, um grundlegende Projektinformationen zu erfassen, so dass es auf halbem Weg zu keinen großen Überraschungen kommt. Ziel ist es, die ungeschriebenen Annahmen des anderen zu verstehen.

Simon Ash hat einen nützlichen Ansatz, um zu verstehen, wo wir anfangen sollen, “Die gute Nachricht ist, dass die Kernfragen, die gestellt werden müssen, tatsächlich in die Sprache eingebunden sind. Die sieben grundlegenden fragenden Fragen nach dem was, wo, warum, wann, wer, wie und welche die Faktoren sind, die notwendig sind, um ein Problem zu lösen; es geht dann nur darum, die Anwendung zu verstehen.”

Nachfolgend findest du weder eine vollständige Liste noch eine Struktur für einen Workshop, sondern einen Ausgangspunkt für Gespräche während der ersten Entdeckungsworkshops. Diese Liste ist nicht als Fragebogen für Kunden gedacht, sondern als Grundlage, um die Bedürfnisse der Kunden und deren unternehmerische Anliegen zu verstehen, damit wir eine angemessene Lösung entwickeln können.

Strategie

Ziele – Warum tun wir dies? Was sind die Ziele dieser Website? Was sind die wichtigsten KPI’s? Wie messen und bewerten wir den Erfolg? Wie kann es dir helfen, deinen Gewinn zu steigern? Was muss aus geschäftlicher Sicht erreicht werden? Was soll bewirkt werden? Wie richten sich die Unternehmensziele auf unerfüllte Verbraucherbedürfnisse aus?

Nachrichten – Welche Kernbotschaften sollen kommuniziert werden? Was wollen wir, das die Menschen denken/fühlen/tun? Was kann man sagen, damit sie es tun? Wie passt dies in die umfassendere Marketing- und Kommunikationsstrategie? Wie sieht das im Vergleich zur Wettbewerbsposition aus? Was kommunizieren wir, das sich unterscheidet; was ist unser einzigartiges Verkaufsargument (USP)?

Benutzerfreundlichkeit

Zielgruppe – Mit wem versuchen wir zu kommunizieren? Wer ist dein primäres, sekundäres, tertiäres Publikum? Warum? Unterscheidet sich das von deinem gewünschten Publikum? Wie sieht es mit der Demographie aus? Warum kommen sie zu uns? Wann kommen sie? Warum sollten sie zurückkommen?

Benutzerreisen – Wer sind die Nutzer der Website? Welche unterschiedlichen Bedürfnisse haben sie? Was sollen sie tun? Was sind die aktuellen Hürden? Wie können wir die Kundenzufriedenheit verbessern? Wie können wir Loyalität schaffen? Wie können wir die Umwandlung vorantreiben?

Funktionalität – Welche Arten von Funktionen über statische Inhaltsseiten hinaus sind erforderlich? Browser-Erkennung? Geo-IP-Erkennung? Mehrsprachige Unterstützung? Warenkorb oder eCommerce? Datenerfassung? Formulare? Bildschirm drucken? Cookies? Dynamische Inhalte? Interaktive Karten? Filialsuche? Blogs? Veranstaltungskalender? Stellenangebote? Ein Feed für häufig aktualisierte Inhalte? Eine Fotogalerie? Social Media Integration? Warum wird das benötigt? Wie werden mit dieser Funktionalität unsere Unternehmensziele realisiert?

Benutzerfreundlichkeit – Was sind die Anforderungen an uns, um Benutzertests durchzuführen? Welche Geräte werden von uns unterstützt? Welche Browser werden von uns unterstützt? Für welche Plattformen entwickeln wir? Was ist die minimale Bildschirmgröße, die wir für jeden einzelnen entwickeln müssen? Welche Anforderungen und Normen gibt es für die Einhaltung der Barrierefreiheit?

Inhalt

Kategorien – Welche Inhalte werden wir auf die Website laden? Geht es darum, bestehende Inhalte neu zu nutzen oder neue Inhalte zu erstellen? Wie viele Inhaltsbereiche wird es geben? Welche Seiten werden benötigt? Welche verschiedenen Inhaltsarten müssen wir unterstützen? Warum wird es benötigt? Was wird damit erreicht? Wie werden die Inhalte miteinander vernetzt? Wie verhält sich der Inhalt zu anderen Inhalten?

Management -Wer wird es schreiben? Wann wird es fertig sein? Wer wird Inhalte auf die Website laden? Wer wird sie pflegen? Welche Workflow- und Berechtigungsstufen, sowie Genehmigungen sind erforderlich?

Lokalisierung – Wie viele Märkte müssen unterstützt werden? Wie viele verschiedene Sprachen innerhalb dieser Märkte? Worin bestehen die inhaltlichen Unterschiede zwischen den verschiedenen Märkten? Wann müssen die verschiedenen Märkte eingeführt werden? Welche weiteren marktspezifischen Anforderungen sollten wir beachten?

Kreativität

Erscheinungsbild – Welche Kreationen hast du gesehen, die dir gefallen? Was mögen wir nicht? Warum?

Assets – Welche Branding-Arbeiten wurden bereits durchgeführt? Wie beliebt ist es intern und extern bei den Kunden? Wo finden wir Marken-Assets – Logos, Markenrichtlinien, Fotos?

Markenrichtlinien – Wie gut sind die Markenrichtlinien definiert? Wie rigide ist der bestehende Styleguide?

Ton – Gibt es bestehende Websites, die dir gefallen und die einen kreativen Einblick in ein attraktives Erscheinungsbild bieten würden? Gibt es einen emotionalen Endeffekt, den wir dem Publikum vermitteln möchten?

Technisches

URL – Wie lautet die URL für diese Website? Wer ist der aktuelle Domainservice? Wie werden wir die multilingualen Märkte fördern?

Hosting – Wer hostet die Website? IIS oder Apache Linux oder Windows oder anderweitig? Wie hoch ist die aktuelle Last auf dem Server? Werden Datenbanken verwendet, wenn ja, welcher Typ? Gibt es Datenbank-Einstellungen? Welche Sicherungsmechanismen sind erforderlich? Wird es zu Datenverkehrsspitzen kommen, die ein Content-Bereitstellungsnetz (CDN) wie AWS, Akamai oder Limelight erfordern?

Legacy-Integration – Mit welchen bestehenden Systemen muss sich diese Website verbinden?

Sicherheit – Müssen wir Benutzerkonten erstellen? Wird eine Verschlüsselung erforderlich sein? Wird es passwortgeschützte Bereiche geben? Welche personenbezogenen Daten benötigen wir zur Speicherung und Sicherung?

Entwicklungspräferenzen – Bauen wir auf ein Content Management System (CMS) wie WordPress, Drupal oder Sitecore? Gibt es einen Entwicklungsrahmen, den wir nutzen werden? Welche Geräte, Browser und Plattformen brauchen technische Unterstützung?

Tracking – Was sind die KPI’s? Sollen wir mit Analysetools wie Webtrends, Google Analytics oder anderen Messtechnologien wie ClickTale oder etwas umfassenderem wie Adobe SiteCatalyst arbeiten?

Projektmanagement

Prozess – Wie verhält sich dieses Projekt zu anderen Live-Projekten? Wie sieht der Projektplan aus? Was werden wir tun (SoW)? Was ist die Reihenfolge der Aktivitäten (Methodik)? Wann (Zeitplanung)? Wie viel wird es kosten (Budget)?

Kommunikation – Welche sind die besten Kommunikationskanäle, die man nutzen kann? Wer muss wann einbezogen werden? Welche Tools werden wir für die Kommunikation, Zusammenarbeit und den Austausch einsetzen?

Unternehmensführung – Wie werden wir den Prozess steuern? Wer sind die Interessenvertreter? Wer ist verantwortlich, verantwortbar, verpflichtet und informiert? Wie gehen wir mit veränderten Anforderungen um?

Genehmigungsprozess – Wie werden wir das Projektteam und die Beteiligten während des gesamten Projektlebenszyklus effektiv managen?

Projektmanagement – Wie verfolgen wir den Fortschritt, um sicherzustellen, dass wir die definierten Anforderungen erfüllen, termingerecht und budgetgerecht arbeiten? Wann ist die Frist für das Live-Datum? Warum? Was veranlasst die Anforderung, dieses Datum einzuhalten?

Was denkst du zu dem Thema?

Was denkst du, was uns fehlt? Was gibt es noch, um die Idee zu formulieren, an die PM’s denken sollten, wenn sie die Findungsphase eines Projekts beginnen? Wir würden uns freuen, wenn du noch mehr Tipps hast – teile sie doch einfach mit uns über die Kommentarfunktion.