Wie man Notizen macht, die nicht doof sind – Notizstrategien

Bei so vielen Notizstrategien da draußen, worauf kommt es an, wenn du die richtige für dich auswählen willst?

Manche Leute nennen es eine Kunst, wenn man eine effektive Notiz macht. Obwohl ich nicht anderer Meinung bin, gibt es normalerweise eine erhebliche Strenge und einen bedeutenden Prozess (die “Wissenschaft”) hinter der Praxis der besten Künstler der Welt.

Das Notieren ist nicht anders. Was wie Kunst aussehen mag, ist oft die Manifestation von tief verwurzelten Praktiken, die durch Zeit und Wiederholung verfeinert werden. Vor kurzem wurde ich von einem Auszubildenden gefragt, wie meine Notizen aussehen und welche Strategien ich dabei anwende. Dies führte dazu, dass ich meinen Ansatz systematisch aufgliederte. Jetzt möchte ich das ganze System mit dir teilen!

In diesem Artikel werde ich darüber berichten:

• Das größte Problem, das dich daran hindert, gute Notizen zu machen;
• Welche Punkte aufzuschreiben sind und welche zu vermeiden sind, wenn man sich während der Besprechungen Notizen macht;
• Wie du deine Notiztechniken perfektionierst, um sie effizienter zu gestalten;
• Tipps und Tricks, die du immer im Hinterkopf behalten solltest.

Beginnen wir mit der Lösung des großen Problems der Notizen.

Was erschwert das Notizen machen?

Es ist wichtig, zunächst einmal das häufigste Notizenszenario für einen bestimmten Kontext zu identifizieren. Es ist wichtig, sich als Projektmanager in einem Gruppentreffen Notizen zu machen. Dies gilt sowohl für einen Anruf mit vielen Stakeholdern, als auch für eine Planungssitzung mit dem Basisteam.

Häufig erfordert diese Situation, dass der Projektleiter sowohl die Besprechung leitet als auch Notizen macht. Diese Verantwortlichkeiten erfordern unterschiedliche Fähigkeiten und verschiedene Teile des Gehirns. Eine Aufgabe ist es, die Richtung des Meetings zu präsentieren. Dabei geht es meist um den Austausch von Informationen und Wissen. Die andere Aufgabe ist es, aktiv zuzuhören, zu verarbeiten, zu dokumentieren und zu reagieren.

Der Wechsel zwischen diesen beiden Aufgaben bei gleichzeitiger Verwaltung einer geplanten Agenda (und einem guten Ablauf) kann eine große Herausforderung sein. Das wohl wichtigere der beiden ist die Leitung des Treffens. Daher ist es ein Muss, Notizen zu machen, die mit einem kontinuierlichen Kontextwechsel kompatibel sind.

Ein Framework für die Notizpriorisierung

Die detailliertesten und tiefgründigsten Notizen sind oft fast wertlos, wenn man den Kontext betrachtet, in dem sie gemacht wurden. Du bist kein Justizreporter, dessen Aufgabe es ist, das zu erfassen, was Wort für Wort gesprochen wurde. In der Tat, bitte tu das nicht. Die menschliche Sprache ist oft etwas zusammenhanglos, wenn sie wörtlich aufgeschrieben wird. Sie veranlasst einen dazu, eine übermäßige Menge an Informationen zu konsumieren, um die wertvollen Punkte zu ermitteln.

Wenn es um Besprechungsprotokolle geht, sind sie wirklich nur dann nützlich, wenn sie später schnell recherchiert und überflogen werden können. Die Priorisierung ist entscheidend.

Die häufigsten Gründe, warum man alte Notizen durchsucht::

1. Um herauszufinden, wer was tun soll.
2. Überprüfung und Klärung der getroffenen Entscheidungen
3. Auf der Suche nach einem breiteren Kontext für Anforderungen
4. Lösung von Meinungsverschiedenheiten/Streitigkeiten (und teilweise auch CYA)

Der Schlüssel dazu ist also die Verwendung von Notizstrategien, die deinen Bedürfnissen entsprechen.

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Was solltest du dir notieren?

Muss-Erfassung

• Aktionselemente – Wenn nichts anderes, dann solltest du Aktionselemente erfassen (auch bekannt als To-Dos, Aufgaben, Action Requests oder durch viele andere Begriffe in verschiedenen Unternehmen). Diese dienen als Grundlage, um alle in Einklang zu bringen und voranzubringen. Ich bevorzuge ein einfaches Format: “[Personenname] an [spezifische Aufgabendetails] bis zum [Fälligkeitsdatum].”
• Entscheidungen – Viele Meetings gehen tief in das Zentrum der Debatte über Features und Ansätze. Vieles von diesem Detail wird später nicht mehr wertvoll sein. Eine klare Definition des Ergebnisses und der Entscheidung, der die Gruppe zustimmt, ist jedoch unerlässlich.
• Anforderungen/Spezifikationen – Du musst einen Überblick entwickeln, wenn es darum geht, welche Anforderungen während der Diskussion entstehen. Manchmal tauchen sie unerwartet inmitten von Gesprächen auf. Aber natürlich sind sie wichtig, wenn es darum geht, zu dokumentieren (und zu zentralisieren, anstatt nur Notizen zu machen). So musst du nicht noch einmal nachfragen und später erneut darüber diskutieren.

Erfassen nach eigenem Ermessen

• Sonstige Diskussionspunkte – Nutze dein bestes Wissen, wenn es darum geht, welche Diskussionselemente du erfassen möchtest. Wenn dein Bauchgefühl dir sagt, dass es möglicherweise notwendig ist, später noch einmal nachzusehen, dann mach dir besser die Notizen! Wenn es sich um ein Thema handelt, das bereits gut dokumentiert ist oder nicht wesentlich für das Wissen des Teams ist, ist die Kurzfassung besser.
• Meinungen & Debatten – Gemäß dem oben Gesagten gilt es, wenn eine Entscheidung getroffen wird, diese Entscheidung zu erfassen. Die Diskussion, die zu ihr führt? Möglicherweise nicht so sehr. Aber wenn ein Problem offen bleibt, lohnt es sich auf jeden Fall, die verschiedenen Punkte aufzuschreiben.
• Brainstorming – Auch hier sind Ergebnisse und Entscheidungen die wichtigsten Elemente eines Brainstormings, die erfasst werden müssen. Es kann jedoch einen gewissen Mehrwert bei der Erfassung der Details geben. Wenn du ein Whiteboard benutzt, mach einfach Fotos und füge später alle kontextbezogenen Notizen hinzu!
• Allgemeine Konversation – Die meiste Zeit, in der das Gespräch im Detail festgehalten wird, wird später nicht viel Wert bringen. Stattdessen solltest du deine Ohren offen halten für Aktionspunkte, Entscheidungen und Anforderungen, sobald sie entstehen.

Nicht notieren

• Mehrdeutige Standpunkte – Manchmal enden Stakeholder in Diskussionen über sich selbst und gehen in ihren Standpunkten vorwärts oder rückwärts, während sie über ein Thema nachdenken. Ich würde vorschlagen, dies nicht zu dokumentieren und zu riskieren, das Ergebnis zu verwirren (aber erfasse definitiv das Ergebnis).
• Gefälligkeiten – Es macht immer Spaß zu vergleichen, wer im Moment das bessere Wetter hat, aber für Notizzwecke? Definitiv nicht notwendig!

Verfeinere deine Notiz und verfolge Strategien.

Nachdem wir nun die Details der eigentlichen Notizenerfassung besprochen haben, ist der Prozess der Großbildgestaltung, der zu erfolgreichen Notizen führt, eine Betrachtung wert. Es gibt eine Reihe von wichtigen Dingen, die ich tue (oder oft bereue, wenn ich es überspringe), einschließlich:

• Erstellung einer Agenda – Das ist Projektmanagement 1×1. Aber selbst die erfahrensten Meeting-Leiter kommen manchmal unvorbereitet vorbei. Wenn du dir die Zeit nimmst, eine Agenda zu planen, kannst du das Tempo des Meetings besser kontrollieren und die wahrscheinlich wichtigsten Notizen planen.
• Notizen im Voraus machen – Der große Teil der Tagesordnung besteht darin, dass du schon vor der Sitzung mit dem Notieren anfangen könntest. Verfasse deine wichtigsten Diskussionspunkte, die du im Voraus präsentieren kannst. Es wäre albern, zu versuchen, sich Notizen darüber zu machen, was man beim Reden sagt!
• Vorbereitung von Notiztools – Wenn du dein Notiztool bereit hast, das vor Beginn der Sitzung mit Agenda und Kontextthemen vorformatiert ist, wird die Arbeit während der Sitzung reduziert.
• 10 Minuten vor dem Meeting blocken (besonders Anrufe) – ich könnte einen völlig separaten Blogbeitrag über Sprach- und Videoanrufe schreiben. Es ist jedoch unnötig zu sagen, dass die frühzeitige Einrichtung und das Testen von AV-Geräten Kopfschmerzen reduzieren und sicherstellen, dass du pünktlich loslegst. Die volle Zeit zu haben und alle zu verstehen, wird zu einem weniger übereilten Anruf führen, was zu besseren Notizen führt.
• Blocke 10 Minuten nach dem Meeting – Der Diskussionskontext wird dir nie frischer in Erinnerung bleiben als unmittelbar nach einem Meeting. Benutze diese Zeit, um deine Notizen aufzuräumen, sie bei Bedarf zu reorganisieren, Details hinzuzufügen, wo Lücken entstehen können und Notizen zu löschen, die sich als wenig wertvoll erwiesen haben. Bonus: Leite deine Notizen für Anforderungen weiter. Diese sollten an einem zentral dokumentierten Ort zusammengefasst werden. Du hast doch so etwas, oder?

Der Schlüssel zu unvergesslichen Notizen ist es, Notizen 10 Minuten vor und nach den Meetings zu machen

Tipps & Tricks für dein Notiz-Toolkit

Oben sind meine allgemeinen Notizen über Strategien und Ansätze zur Priorisierung. Es gibt jedoch noch eine Reihe anderer Tricks, die ich zur weiteren Steigerung der Effizienz und Reduzierung von Kopfschmerzen einsetze:

• Mach dir teilweise Notizen – Überspringe Wörter, nutze Schlüsselwörter, schreibe unvollständige Sätze. Dann solltest du sofort weitermachen, solange du noch Kontext hast, um es für den Menschen lesbarer zu machen.
• Notizen im Kontext machen – Verlasse dich nicht zu sehr auf deine standardmäßige Notizstrategie. Wenn es sich bei dem Meeting um eine Designüberprüfung des Kunden mit Invision handelt, fasse Notizen als Kommentare in Invision zusammen. Oder wenn du den Fortschritt von JIRA-Tickets überprüfst, mache dir Notizen als Kommentare zu den entsprechenden JIRA-Tickets. Wenn du ein Anforderungsdokument von Google Docs überprüfst, mache dir Notizen als Anmerkungen zu Google Doc. Du verstehst schon!
• Notiere dir die wirklich wichtigen Dinge – Wenn du einen Workshop oder ein großes Meeting mit zu vielen komplexen Themen leiten musst, dann nimm Audio- (und/oder Video-) Aufnahmen auf. Niemand außer dir wird sich jemals die Zeit nehmen, den Ton abzuhören. Aber zumindest hast du die Möglichkeit, die Details später in eine entsprechende Dokumentation zu rekonstruieren.
• Google ist dein Freund – Es ist unvermeidlich, dass bei der Verwaltung eines Projekts für eine neue Plattform, die du nicht kennst, Begriffe und Akronyme umhergeworfen werden. Nimm deine beste phonetische Interpretation des Gesagten (vorausgesetzt, du hast während des Meetings nicht angehalten und den Begriff geklärt) und wirf ihn mit jedem verfügbaren Kontext in Google. In den meisten Fällen bekommst du deine Antwort. Wenn nicht, vorausgesetzt, dass dein gesamtes Team während des Diskussionsthemas nicht den gleichen verwirrten Gesichtsausdruck hatte, ist es wahrscheinlich, dass einer oder mehrere von ihnen die Details erklären können.

Weniger ist mehr

Wenn du nur eine Sache von diesem Beitrag lernen solltest, ist es, dass weniger mehr ist, wenn es um Meeting-Notizen geht! Je länger ich Notizen mache, desto präziser sind sie im Allgemeinen geworden. Versteh mich nicht falsch – Notizen zu machen ist wichtig. Gute Notizen zu machen ist ein wichtiger Teil eines erfolgreichen Projekts. Aber meine aktuelle Definition von “guten” Noten umschließt die “weniger ist mehr”-Mentalität.

[Tweet “Meine aktuelle Definition von “guten” Notizen umschließt die “weniger ist mehr”-Mentalität.”]

Häufig hat ein einstündiges Meeting zehn oder weniger wichtige Themen und Ereignisse, die in den Notizen unerlässlich sind. Meetings können chaotisch sein (sogar mit einer Agenda). Aber das bedeutet nicht, dass deine Notizen es sein müssen. Finde das Signal im Störgeräusch!

Was denkst du darüber?

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